Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben und internationalen Veranstaltungen.
- Unternehmen: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung, führend in der Teilchenforschung.
- Vorteile: Vielseitige Aufgaben, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein gutes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Unbefristete Stelle mit flexiblen Arbeitszeiten und Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
- Warum dieser Job: Arbeite in einem internationalen Team und trage zur Wissenschaft auf Weltniveau bei.
- Qualifikationen: Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Qualifikation mit guten Englischkenntnissen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (F)acility for (A)ntiproton and (I)on (R)esearch gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Zur Unterstützung des Geschäftsbereichs Beschleunigerbetrieb & -entwicklung (ACC) suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Fremdsprachensekretär*in (d/m/w) als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung sowie aller zugehörigen Organisationseinheiten des Geschäftsbereichs.
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Administrative Unterstützung der Leitung und des gesamten Geschäftsbereichs ACC, z.B. bei Beschaffungen (Auslösen von Bestellvorgängen über Beschaffungssoftware) oder der Integration neuer Mitarbeiter*innen (Einrichtung Büroarbeitsplatz, Telefonzugang, IT-Zugang usw.)
- Vorbereitung von Terminen, Besprechungen, Sitzungen, usw. inklusive Protokollführung
- Terminkoordination, Koordination von Besprechungsräumen
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von nationalen sowie internationalen Veranstaltungen (Workshops, Konferenzen) inklusive der Betreuung und Unterstützung von externen und internen Teilnehmer*innen (Bewirtung, Personenbeförderung, Flugbuchung, Internetzugang, etc.), in deutscher und englischer Sprache
- Betreuung von wissenschaftlichen Gästen / Kollaborationspartnern - in deutscher und englischer Sprache (z.B. Unterstützung bei Visa-Angelegenheiten, Einrichten von Zugängen, usw.)
- Planung und Buchung von Dienstreisen, inkl. Visumbeantragung
- Erstellung und Pflege von Web- und Intranetseiten des Geschäftsbereichs.
Ihr Profil:
- Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in bzw. kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation) mit nachgewiesenen Englischkenntnissen mindestens auf B2‑ bzw. C1‑Niveau
- Berufserfahrung in einer solchen Position oder vergleichbaren Tätigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse der MS Office-Anwendungen, SAP-Kenntnisse (oder vglb.) sind wünschenswert
- Gutes Zeitmanagement, hohe Eigeninitiative sowie sehr gute Teamfähigkeit
- Verantwortungsbewusster, ziel- und lösungsorientierter Arbeitsstil
- Gutes Organisationstalent und Bereitschaft, an externen Veranstaltungen teilzunehmen
- Loyalität, Flexibilität und Belastbarkeit
- Sicheres, freundliches und gepflegtes Auftreten
Wir bieten Ihnen eine vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an einem überdurchschnittlich gut ausgestatteten Arbeitsplatz mit interessanten und vielfältigen Aufgaben. Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich. GSI bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job‑Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit, sowie einen Betriebssportverein „Schnelle Ionen“. Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund). GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen. Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.
Wenn Sie das beschriebene Aufgabenfeld als persönliche Herausforderung ansehen und Interesse haben, in einem außergewöhnlichen internationalen Umfeld zu arbeiten, senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellungen mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins unter Angabe der Kennziffer 26.104-6600 bis spätestens 20.07.2026 an: Über das Onlineportal auf unserer Webseite: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH.
Fremdsprachensekretär*in (d/m/w) als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Ref. No.: 26.104-6600 Arbeitgeber: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem internationalen und innovativen Umfeld zu arbeiten. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit, Weiterbildung und einer ausgewogenen Work-Life-Balance profitieren Sie von umfangreichen Sozialleistungen, einem modernen Arbeitsplatz und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten. Hier haben Sie die Chance, aktiv an bedeutenden Forschungsprojekten mitzuwirken und Ihre Karriere in der Wissenschaft voranzutreiben.
Kontaktdaten:
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Fremdsprachensekretär*in (d/m/w) als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Ref. No.: 26.104-6600 erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Wenn du auf der Website von GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Fremdsprachensekretär*in (d/m/w) als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Ref. No.: 26.104-6600 mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
