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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere internationale Meetings und koordiniere spannende Events im Wissenschaftsbereich.
- Arbeitgeber: GSI Helmholtzzentrum, führend in der Teilchenforschung mit internationalem Team.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, Entwicklungsmöglichkeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte bedeutende wissenschaftliche Events und arbeite mit internationalen Partnern zusammen.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Befristete Stelle mit Möglichkeit zur Entfristung und Karrierechancen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Wir suchen für die Stabsabteilung “GSI & FAIR Gremien und Komitees” zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Fremdsprachensekretär*in im Eventmanagement.
Ihre Aufgaben:
- Verantwortlich für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Geschäftsführung mit einem internationalen Teilnehmendenkreis.
- Erster Kontakt für unsere Partner*innen und Sitzungsteilnehmer*innen in allen organisatorischen Belangen.
- Bestellung von internen und externen Dienstleistungen wie z. B. Reisebuchungen, Bewirtung, Raumausstattung, Hotelzimmerkontingente, inkl. Einholen von Angeboten, Erstellung und Verfolgung von Warenkörben in SAP und abschließende Rechnungsprüfung.
- Korrespondenz mit unseren Partner*innen/Sitzungsteilnehmer*innen in englischer Sprache.
- Durchführung von Recherchen.
- Raumvorbereitung und -nachbereitung in Zusammenhang mit Sitzungen sowie organisatorische Sitzungsbegleitung.
- Reisekostenabrechnungen.
- Pflege und Erstellung von Listen und Übersichten in Zusammenhang mit Sitzungen (Transfer-/Hotel-/Teilnehmenden-/Terminlisten).
Qualifikationen:
- Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in bzw. kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation) mit nachgewiesenen Englischkenntnissen mindestens auf B2‑ bzw. C1‑Niveau.
- Erfahrung im geschäftsführungsnahen Assistenzbereich, idealerweise im Eventmanagement tätig.
- Erfahrung bei der Arbeit mit Microsoft Office-Programmen.
- Affinität zum eigenständigen, methodischen und strukturierten Arbeiten.
- Bereitschaft und Fähigkeit zur Teamarbeit.
- Versiert im Umgang mit Kund*innen und serviceorientiert; höfliche Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit.
Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer international angesehenen Forschungseinrichtung. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund). Eine Entfristung bzw. Weiterbeschäftigung ist bei entsprechender Eignung und Bedarf nicht ausgeschlossen. GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen. Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellung unter Angabe der Kennziffer 26.18-9120 bis 18.03.2026 über das Onlineportal auf unserer Webseite: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH.
Fremdsprachensekretär*in im Eventmanagement Kennziffer: 26.18-9120 Arbeitgeber: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Kontaktperson:
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär*in im Eventmanagement Kennziffer: 26.18-9120
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Team oder den Verantwortlichen zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu der Stelle und dem Unternehmen.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Verbinde dich mit Leuten aus der Branche über LinkedIn oder bei Veranstaltungen. Oft erfährt man so von Stellenangeboten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen übst und deine Antworten klar strukturierst. Denk daran, auch Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung einzubringen, die zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Webseite! Das zeigt, dass du motiviert bist und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Vergiss nicht, deine Gehaltsvorstellung anzugeben!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär*in im Eventmanagement Kennziffer: 26.18-9120
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du dich für die Stelle als Fremdsprachensekretär*in im Eventmanagement interessierst. Das macht deine Bewerbung einzigartig!
Betone deine Erfahrungen: Hebe deine relevanten Erfahrungen im Eventmanagement und in der Assistenz hervor. Erzähl uns von konkreten Projekten oder Aufgaben, die du erfolgreich gemeistert hast. So können wir sehen, dass du die richtige Person für unser Team bist!
Sprich unsere Sprache: Da du mit internationalen Partner*innen kommunizierst, ist es wichtig, dass du deine Englischkenntnisse klar darstellst. Zeig uns, dass du sicher in der Korrespondenz bist und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahrst.
Online bewerben!: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Onlineportal einzureichen. Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das GSI Helmholtzzentrum und die FAIR-Anlage verschaffen. Informiere dich über aktuelle Projekte und deren Bedeutung in der Forschung. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Eventmanagement und zur Korrespondenz in Englisch. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen. So kannst du selbstbewusst antworten.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Stelle viel Organisationstalent erfordert, sei bereit, über deine Methoden zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen zu sprechen. Zeige, wie du mit Herausforderungen umgehst und welche Tools du nutzt, um den Überblick zu behalten.
✨Zeige Teamgeist und Serviceorientierung
In einem internationalen Umfeld ist Teamarbeit entscheidend. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, wo du erfolgreich im Team gearbeitet hast. Betone auch deine serviceorientierte Einstellung, besonders im Umgang mit Partner*innen und Sitzungsteilnehmer*innen.