Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team im Einkauf mit Organisation, Dokumentation und Kommunikation.
- Arbeitgeber: GSI Helmholtzzentrum ist führend in der Teilchenforschung und baut die FAIR-Anlage.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Gesundheitsmanagement und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Erlebe ein internationales Umfeld mit spannenden Aufgaben und einem engagierten Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Assistenzbereich sind erforderlich.
- Andere Informationen: Unbefristete Stelle mit Tarifgehalt und Förderung von Frauen und Menschen mit Behinderung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Wir suchen für die Abteilung Einkauf und Materialwirtschaft zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (d/m/w) in Vollzeit (100%).
- Bearbeitung, Dokumentation und Priorisierung von ein- und ausgehender Post sowie E-Mails
- Beantwortung von Emails und Telefon für Abteilung allg. und Abteilungsleitung
- Betreuung des Archivs
- Prozessbetreuung für die Abteilung (z.B. Bonitätsprüfungen, Rechnungen prüfen, Unterschriften einholen etc.)
- Organisation der Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter*innen (z.B. Beantragung Account und Emailverteiler, Hardware-Bestellung, etc.)
- Reiseorganisation
- Terminkoordination und -Pflege intern/extern
- Besprechungs-/Tagungs- und Schulungsorganisation
- Organisation des Bürobedarfs für Einkauf/Materialwirtschaft
- Koordination von Besprechungen und sonstigen Terminen (inkl. Gästeempfang und -Bewirtung sowie Verwaltung der Räumlichkeiten)
- Fremdfirmen auf Zugangsberechtigung prüfen und freigeben
- Einkaufslaufwerk administrieren und organisieren nach Vorgaben der Abteilungsleitung bzw. auf Nachfrage der einzelnen Gruppenleitungen
- Erstellung von kleineren Bestellungen in SAP MM auf Basis Bedarfsanforderungen und Angeboten aus den Fachabteilungen
- Überwachung von Auftragsbestätigungen / Lieferterminen
- Ergreifen von Maßnahmen bei Termin- und Preisabweichungen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene (idealerweise kaufmännische) Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (v.a. Word, Outlook und PowerPoint)
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Arbeitssorgfalt, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Schnelle Auffassungsgabe, Organisationstalent, Kommunikationsgeschick
- Hohe Leistungsbereitschaft, Gewissenhaftigkeit, Service- und Teamorientierung
GSI bietet Ihnen eine vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an einem überdurchschnittlich gut ausgestatteten Arbeitsplatz mit interessanten und vielfältigen Aufgaben. Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich. GSI bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, mobiles Arbeiten, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job-Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit, sowie einen Betriebssportverein „Schnelle Ionen“. Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund). Homeoffice ist nach Absprache teilweise möglich. GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen. Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.
Teamassistenz (d/m/w) für die Abteilung Einkauf und Materialwirtschaft Kennziffer: 25.42-8200 Arbeitgeber: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Kontaktperson:
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz (d/m/w) für die Abteilung Einkauf und Materialwirtschaft Kennziffer: 25.42-8200
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im Einkauf oder in der Materialwirtschaft arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über GSI und die FAIR-Anlage. Zeige in Gesprächen, dass du die Mission und die Projekte des Unternehmens verstehst und schätzt. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Stelle.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationstalente und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine MS-Office-Kenntnisse aktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, während des Gesprächs oder in einer praktischen Übung deine Fähigkeiten in Word, Outlook oder PowerPoint zu demonstrieren, nutze diese Chance, um zu glänzen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz (d/m/w) für die Abteilung Einkauf und Materialwirtschaft Kennziffer: 25.42-8200
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das GSI Helmholtzzentrum und dessen Projekte, insbesondere die FAIR-Anlage. Verstehe die Mission und Werte des Unternehmens, um diese in deiner Bewerbung zu reflektieren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Gestalte deinen Lebenslauf und dein Anschreiben so, dass sie auf die spezifischen Anforderungen der Teamassistenz-Position zugeschnitten sind. Betone relevante Erfahrungen im Assistenzbereich und deine MS-Office-Kenntnisse.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen ausdrückst. Hebe hervor, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Unterstützung des Teams beitragen können.
Sorgfältige Überprüfung: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Rechtschreibfehler und Vollständigkeit. Achte darauf, dass alle geforderten Unterlagen beigefügt sind und die Informationen korrekt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Teamassistenz im Einkauf und der Materialwirtschaft. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da sehr gute MS-Office-Kenntnisse gefordert sind, solltest du deine Fähigkeiten in Word, Outlook und PowerPoint hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu beschreiben, in denen du diese Programme effektiv genutzt hast.
✨Kommunikationsgeschick zeigen
Die Rolle erfordert viel Kommunikation, sowohl intern als auch extern. Übe, wie du deine Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren kannst, indem du Beispiele für erfolgreiche Interaktionen mit Kollegen oder externen Partnern bereitstellst.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur von GSI, indem du Fragen stellst, die sich auf Teamarbeit, Weiterbildungsmöglichkeiten und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf beziehen. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position, sondern auch an der Organisation interessiert bist.
