Executive Assistant

Sind Sie ein proaktiver und hoch engagierter Fachmann, der einen bedeutenden Einfluss in einer globalen Biopharma-Organisation ausüben möchte? Als Executive Assistant des GSK Oncology Global Product Strategy (GPS) spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung unseres GPS Oncology Senior Vice President sowie deren Führungsteam. Diese Rolle bietet eine spannende Gelegenheit, Ihre Karriere zu fördern und zur Mission von GSK beizutragen, Wissenschaft, Technologie und Talent zu vereinen, um gemeinsam Krankheiten voraus zu sein.

Verantwortlichkeiten

• Proaktive Verwaltung des umfangreichen und komplexen Kalenders des SVP, um sicherzustellen, dass seine Zeit effektiv genutzt wird.
• Koordination des Reiseplans des SVP, um die bestmögliche Nutzung seiner Zeit bei Besuchen in verschiedenen Ländern zu gewährleisten.
• Bearbeitung notwendiger Visumanträge und Sicherstellung, dass die Impfanforderungen für Reisen erfüllt sind.
• Erstellung aller notwendigen Dokumente, einschließlich der Vorbereitung von Materialien im Voraus für wichtige Meetings.
• Organisation, Planung und Teilnahme an allen GPS Oncology-Führungssitzungen.
• Organisation aller Logistik (Besprechungsräume, Technologie, Besucher, Catering usw.) unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und Abstimmung mit internen/externalen Parteien.
• Zusammenarbeit mit dem GPS Oncology Comms-Führungsteam zur Einrichtung von „Let’s Talk“-Sitzungen, Übertragungen und Filmen.
• Proaktive Bearbeitung von Problemen für den SVP und in Abwesenheit des SVP Initiative und Wissen nutzen, um Lösungen zu finden.
• Bearbeitung von Ausgaben, Bestellungen und Rechnungen innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens.
• Unabhängige Überwachung interner und externer Korrespondenz und Anfragen, um eine angemessene Antwort/zeitgerechte Delegation und Nachverfolgung von Maßnahmen/Awareness zu gewährleisten, wann Informationen an den SVP weitergegeben werden müssen.
• Abstimmung mit dem Büro des CEO und Aufbau starker Beziehungen zu den GPS-Executive-Assistenten.
• Koordination der rechtzeitigen Einarbeitung/Ausgliederung von Mitgliedern des GPS Oncology LT, Übernahme der Online-Manager-Verantwortung, falls erforderlich, und als Mentor Unterstützung bei Systemen und Prozessen bieten.
• Pflege des Online-Arbeitsbereichs mit wichtigen Dokumenten und Dateien, um ein zugängliches Datenrepository für den SVP und sein Führungsteam zu schaffen.
• Einhalten aller Richtlinien, Verfahren, gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.

Grundqualifikationen

• Abschluss eines Associate-Studiums und mehr als 5 Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung auf Führungsebene.
• Erfahrung mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfolgreiche Erfahrung in der Unterstützung eines ähnlichen Führungsniveaus (SVP) in einer großen und komplexen Organisation.
• Erfahrung im Umgang mit einem Vorstand und einem CEO-Büro.
• Diskretion und Professionalität im Umgang mit hochsensiblen Informationen.
• Proaktiv und autonom, gewohnt, mit wenig Anleitung vorauszudenken.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, Fähigkeit zum Multitasking ohne Kompromisse bei der Qualität der Arbeit, mit außergewöhnlicher Detailgenauigkeit.
• Fähigkeit, einen komplexen, schnelllebigen Kalender über mehrere Zeitzonen hinweg zu verwalten, Prioritäten zu setzen, mit Proaktivität und Diplomatie.
• Starke Resilienz unter Druck, Fähigkeit, mit Veränderungen umzugehen und dabei eine ruhige und professionelle Haltung zu bewahren.
• Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten, Fähigkeit, effektive Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern auf verschiedenen Ebenen und aus unterschiedlichen Kulturen aufzubauen.
• Fähigkeit, schnell zu denken und selbstständig zu arbeiten sowie ein starker Teamplayer mit guten Zuhörfähigkeiten zu sein.
• Exzellente MS Office-/Technikkenntnisse.
• Kenntnisse in ERP-Systemen (Concur, CERPS, Fiori, Workday, Buchungstool für Reisen usw.) und die Fähigkeit, eigenständig Bestellungen zu bearbeiten und zu genehmigen sowie verwandte Arbeitsabläufe im Namen des SVP zu verwalten.