Assistenz (m/w/d) für die Abteilung Global Market Intelligence und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling
ID 26_10_01
Bereich
Abteilung Global Market Intelligence, Stabsstelle Entwicklung & Controlling
Arbeitsort
Berlin
Arbeitsbeginn
ab sofort, befristet
Arbeitsumfang
Vollzeit
Wir sind Germany Trade & Invest (GTAI) – die Außenwirtschaftsagentur der Bundesrepublik Deutschland. Wir informieren den deutschen Mittelstand über Chancen und Risiken in Auslandsmärkten und beraten ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland. Darüber hinaus werben wir für die Standortvorteile Deutschlands im Ausland und unterstützen die Internationalisierung der Wirtschaft in den neuen Bundesländern sowie vom Strukturwandel betroffenen Regionen.
Für die Abteilung Global Market Intelligence (GMI) und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling (E&C) an unserem Berliner Standort suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) für ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 39 Stunden pro Woche; Teilzeit ist möglich.
Sie halten der Abteilung Global Market Intelligence und der Stabstelle Entwicklung & Controlling organisatorisch den Rücken frei und übernehmen zugleich eigene fachbezogene Aufgaben: Sie recherchieren, bereiten Informationen auf und bringen Vorschläge für bessere Abläufe ein. So verbinden Sie verlässliche Assistenz mit Raum für eigene Ideen - in einem internationalen Umfeld.
Ihre Aufgaben
- Terminkoordination für die Leitungen der Abteilung, der Stabsstelle und der Bereiche, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Gesprächen sowie Festhalten der Ergebnisse in Protokollen.
- Bedarfsgerechte Recherche zu Themen der Abteilungs- und Stabsstellenleitung sowie deren verständliche Aufbereitung der Ergebnisse.
- Abteilungsübergreifende Abstimmung mit anderen Unternehmensbereichen und bedarfsgerechte Erarbeitung von Formulierungsvorschlägen für die Kommunikation.
- Eigenständige Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen für Abläufe, Formulare, Intranetinformationen und Ablagestrukturen unter Beachtung geltender Regelungen.
- Organisatorische Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.
- Eigenständige Vorbereitung und Koordination von Vorstellungsgesprächen.
- Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen der Leitungen.
- Bearbeitung telefonischer und allgemeiner Anfragen – auch auf Englisch – sowie Pflege von Listen, Datenbanken und CRM-Einträgen.
- Bedarfsgerechte Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache.
Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf, im Bereich Bürokommunikation oder in einem angrenzenden Bereich.
- idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich.
- Kenntnisse organisatorischer Abläufe und des Prozessmanagements sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben strukturiert und serviceorientiert zu koordinieren.
- die Fähigkeit, Informationen gezielt zu recherchieren, auf Aktualität zu prüfen und verständlich aufzubereiten.
- Erfahrung mit öffentlichen Arbeitgebern bzw. der deutschen Außenwirtschaft und Wirtschaftsstruktur wünschenswert.
- sicheres Auftreten und interkulturelle Sensibilität.
- ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen, Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau C1 und Englischkenntnisse mindestens auf Niveau B1.
- die Befähigung zur selbstständigen und teamorientierten Arbeit.
- einen sicheren Umgang mit digitalen Werkzeugen für Recherche, sowie die Bereitschaft, sich in GTAI-spezifische Anwendungen wie Customer Relationship Management (CRM) und Travel-Managementsystem (TMS) einzuarbeiten.
- sehr gute Kenntnisse mit allen gängigen MS Office Programmen (idealerweise Erfahrung mit M365), digitalen Kollaborations- und Produktivitätstools sowie Offenheit für den Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag.
Das erwartet Sie
- Eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit.
- Vergütung und Sozialleistungen gemäß dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund); bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund, inklusive regelmäßiger Stufenaufstiege, Weihnachtsgeld und der Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes.
- Bei einer 5-Tage-Woche haben Sie 30 Tage Urlaub und zusätzlich Heiligabend und Silvester frei.
- Die Möglichkeit, im Rahmen der geltenden GTAI-Regelungen bis zu 60 % der vertraglichen Arbeitszeit mobil zu arbeiten, flexible Arbeitszeitgestaltung im Gleitzeitrahmen von 6 bis 21 Uhr, sowie bei entsprechendem Arbeitszeitkonto bis zu 15 Gleittage pro Jahr.
- Sie erhalten einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (optional).
- Wir möchten uns kontinuierlich verbessern. Daher bieten wir Ihnen Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung an.
- Vielseitige, anspruchsvolle Aufgaben in einem internationalen Umfeld an der Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Politik.
- Ein kollegiales Arbeitsumfeld und ein tolerantes, weltoffenes Betriebsklima.
- Sie arbeiten an einem attraktiven sowie sehr zentralen Arbeitsplatz in Berlin Mitte.
- GTAI ist durch das audit berufundfamilie als familienbewusste Arbeitgeberin zertifiziert und bietet diverse Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Germany Trade & Invest GmbH fördert die Gleichstellung aller Geschlechter und begrüßt die Bewerbung schwerbehinderter Menschen.
Für ein erstes Kennenlernen finden die Gespräche in der Regel in Form einer Videokonferenz statt.
Bei Rückfragen steht Ihnen das Recruiting-Team unter recruiting@gtai.de gerne zur Verfügung.
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Assistenz (m/w/d) für die Abteilung Global Market Intelligence und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling in Berlin Arbeitgeber: GTAI International
Germany Trade & Invest (GTAI) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und internationalen Umfeld zu arbeiten. Mit flachen Hierarchien, flexiblen Arbeitszeiten und einem starken Fokus auf Weiterbildung fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Genießen Sie zudem attraktive Sozialleistungen, 30 Tage Urlaub sowie die Option auf mobiles Arbeiten, während Sie aktiv zur Stärkung des Wirtschaftsstandorts Deutschland beitragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz (m/w/d) für die Abteilung Global Market Intelligence und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling in Berlin erhalten könntest
✨Netzwerk über Finanz-Meetups
Schau dir lokale Finance- oder Controlling-Meetups an – dort kannst du nicht nur Wissen austauschen, sondern auch potenzielle Kollegen und Entscheidungsträger aus der Branche treffen. Networking ist hier das A und O!
✨Zertifikate nutzen
Hast du dich schon über relevante Zertifikate in der Controlling-Branche informiert? Viele Unternehmen legen darauf Wert! Wenn du so ein Zertifikat hast, erwähne es unbedingt in Gesprächen oder Netzwerken.
✨Präsenz auf Unternehmens-Events
Zusätzlich solltest du an Unternehmensveranstaltungen teilnehmen. Diese bieten dir die Chance, direkt mit Vertretern von Firmen wie GTAI International ins Gespräch zu kommen. Wir können persönliche Kontakte oft nur schwer ersetzen!
✨Direkte Bewerbung durch unsere Plattform
Wenn dich die Stelle als Assistenz (m/w/d) für die Abteilung Global Market Intelligence und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling bei GTAI International interessiert, warte nicht zu lange! Bewirb dich über unsere Website – so hebst du dich gleich ab und zeigst dein Interesse. Zeig uns, dass du bereit bist, Teil ihres Teams zu werden!
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zahlen, Daten, Fakten – das Herzstück deines CVs!:Im Controlling sind präzise Zahlen und Analysen entscheidend. Achte darauf, deine Erfolge quantifiziert darzustellen – zum Beispiel durch konkrete Einsparungen oder Umsatzsteigerungen. Nutze Zahlen, um deine Fähigkeiten hervorzuheben, damit wir bei GTAI International sofort sehen, was du drauf hast!
Zeig uns deine Software-Skills!:Stellar Software-Kenntnisse sind im Controlling ein absolutes Muss. Vergiss nicht, Programme wie Excel oder spezielle Controlling-Tools in deinem Lebenslauf aufzuführen. Vielleicht hast du auch eine Zertifizierung in einem dieser Programme? Zeig uns, dass du fit bist im Umgang mit den gängigen Werkzeugen!
Motivation und Lernbereitschaft im Anschreiben!:Bei einer Vollzeitstelle im Controlling suchen wir nicht nur nach Erfahrung, sondern auch nach jemandem, der motiviert ist, immer dazuzulernen. Teile im Anschreiben mit, warum du dich für Assistenz (m/w/d) für die Abteilung Global Market Intelligence und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling bei GTAI International interessierst und was du dir von dieser Position versprichst. Zeig uns deine Begeisterung!
Erzähl uns von deinem Projekt!:Falls du Erfahrung mit relevanten Projekten hast, sei es durch Praktika oder Studienarbeiten, zögere nicht, darüber zu berichten! Eine kurze Zusammenfassung deiner wichtigsten Projekte zeigt uns, wie du dein theoretisches Wissen in der Praxis umsetzt. Wir lieben es, spannende Geschichten zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei GTAI International vorbereitet
✨Zeige deine analytischen Fähigkeiten!
Im Controlling dreht sich alles um Zahlen und Analysen. Bereite dich darauf vor, in deinem Interview konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Daten ausgewertet oder Berichte erstellt hast. Das kann dich von anderen Kandidaten abheben!
✨Familiarisiere dich mit den gängigen Tools
Du wirst wahrscheinlich mit Software wie SAP oder Excel arbeiten müssen. Zeige dein Know-how in diesen Tools und vielleicht sogar einige spannende Projekte, die du damit realisiert hast. Das hilft, dein technisches Verständnis zu präsentieren und gibt dem Interviewer Sicherheit in deiner praktischen Umsetzung.
✨Sprich über deine Teamarbeit
Im Controlling ist es oft wichtig, mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten. Bereite dich darauf vor, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit in Teams gearbeitet und kommuniziert hast. Deine sozialen Kompetenzen können den Ausschlag geben, vor allem in einer Vollzeitstelle, wo du eng mit anderen zusammenarbeiten wirst.
✨Sei bereit für Fallstudien!
In einem Vollzeit-Controlling-Interview könnten dir Fallstudien präsentiert werden, um deine Problemlösungsfähigkeiten zu testen. Übe, wie du anhand von Zahlen und Metriken Entscheidungen treffen würdest. Das zeigt, dass du analytisch denkst und auch unter Druck fundierte Entscheidungen treffen kannst.
