Litigation Legal Support Specialist (Legal Secretary)

Greenberg Traurig (GT), eine globale Anwaltskanzlei mit Standorten in 15 Ländern, bietet eine spannende Beschäftigungsmöglichkeit. Wir bieten wettbewerbsfähige Vergütung und ein hervorragendes Leistungspaket sowie die Möglichkeit, in einer innovativen und kollaborativen Umgebung zu arbeiten.

Wir suchen einen hochqualifizierten Fachmann, der organisatorische und praxisbezogene Unterstützung für Anwälte in der Litigation-Abteilung bietet. Der qualifizierte Kandidat zeigt Professionalität, Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu bewältigen und organisiert sowie effizient zu arbeiten. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend für die effektive Zusammenarbeit in Teams und die Bereitstellung eines außergewöhnlichen Kundenservice.

Diese Rolle erfordert Erfahrung mit den spezifischen Gerichten von Delaware, dem Court of Chancery, dem U.S. District Court und dem Delaware Supreme Court. Der Kandidat sollte auch flexibel sein, um bei Bedarf Überstunden zu leisten.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Entwurf und Einreichung von juristischen Dokumenten wie Schriftsätzen, Klagen, Anträgen, Vorladungen und Ladungen unter Verwendung von Kanzleivorlagen und von Anwälten bereitgestellten Informationen.
• Unterstützung des Entdeckungsprozesses durch Vorbereitung auf Zeugenaussagen, Entwurf und Beantwortung schriftlicher Entdeckungsanfragen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung von Expertenentdeckungen.
• Unterstützung bei der Prozessvorbereitung, einschließlich der Erstellung von Prozessnotizbüchern, Organisation von Beweismitteln, Koordination von Zeugenplänen, Pflege von Prozesskalendern und effektive Kommunikation mit gegnerischen Anwälten und Gerichtspersonal.
• Durchführung und Überwachung einfacher Zitationsprüfungen und Korrekturlesen von Schriftsätzen und anderen juristischen Dokumenten.
• Durchführung von Recherchen und Nutzung juristischer Technologie-Tools für E-Discovery und Fallmanagement.
• Koordination von Mehrdokumenteneinreichungen in Bundes-, Kreis- und Staatsgerichten, einschließlich E-Einreichungen.
• Entwurf allgemeiner Korrespondenz, Memoranden und Berichte aus verschiedenen Quellen und Sicherstellung, dass die endgültigen Dokumente genau und klar sind; rechtzeitige Zustellung von Korrespondenz und Dokumentation über geeignete Methoden.
• Verwaltung von Termin- und Reisevorbereitungen, einschließlich Gerichtsterminen, Zeugenaussagen, Schiedsverfahren, Mediationen, Kundengesprächen und Telefonkonferenzen; Koordination von Geschäftsreisen; Bearbeitung von Reisekostenerstattungen und Pflege der Kalender und Fristen der Anwälte.
• Einrichtung und Pflege organisierter Ablagesysteme und Aufzeichnungen in physischer und elektronischer Form.
• Eingabe der abrechnungsfähigen Zeit der Anwälte und Einreichung bei der Buchhaltung bis zu den monatlichen Fristen.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Drucken, Scannen, Zusammenstellen von Beweisordnern und Vorbereiten von Versandetiketten und Einschreiben.
• Sortierung und Überprüfung eingehender Post und Dokumente; Beantwortung von Anrufen und Weiterleitung von Anfragen an das entsprechende Personal.
• Bereitstellung von Unterstützung bei anderen Abteilungsaktivitäten nach Bedarf und Ausführung zusätzlicher Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Qualifikationen:

• Verständnis einer Vielzahl von juristischen Gerichtsunterlagen, einschließlich Klagen, Antworten, Urteile, eidesstattliche Erklärungen, Anträge, Berufungen, Inhaltsverzeichnisse/Behörden, Vorladungen, Gerichtsprotokolle, Berichte, Memos und Korrespondenz.
• Fähigkeit, hohe Standards aufrechtzuerhalten, gutes Urteilsvermögen zu nutzen und Wege zu finden, um beizutragen und Bedürfnisse vorherzusehen.
• Starke Detailgenauigkeit; etablierte organisatorische, analytische und kritische Denkfähigkeiten sowie die Fähigkeit, die Zeit effektiv zu verwalten.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, fortgeschrittene Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) und die Fähigkeit, gut im Team zusammenzuarbeiten.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, um strenge Fristen einzuhalten.
• Hoher Grad an Professionalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Bildung & Berufserfahrung:

• Bevorzugter Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung.
• 5+ Jahre Erfahrung im Bereich Litigation.
• Beherrschung der Gerichtsfilings im Court of Chancery, U.S. District Court und Delaware Supreme Court mit umfangreicher Erfahrung im E-Filing.
• Kenntnisse der Regeln für die Einreichung von Gerichtsunterlagen.

Technologie:

• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office Suite; Fähigkeit, neue Softwareanwendungen schnell zu erlernen.
• Verständnis der KI-Fähigkeiten, -einschränkungen und verantwortungsvollen Nutzung in einem professionellen Umfeld.
• Vertrautheit mit oder Bereitschaft, firmeneigene KI-Tools (z.B. Copilot, ChatGPT oder ähnliche Plattformen) zu erlernen, um den Arbeitsablauf zu unterstützen und/oder die Arbeitsqualität zu verbessern.

Körperliche Anforderungen:

Bei der Ausübung der Aufgaben dieser Stelle muss der Mitarbeiter gelegentlich vom Arbeitsplatz oder Schreibtisch im gesamten Arbeitsbereich wechseln, um unabhängig oder im Team zu arbeiten, sich mit Kollegen oder Vorgesetzten zu treffen und Arbeitsaufträge abzurufen.