AlsExecutive Assistant unterstützt du die Geschäftsleitung, das Senior Managementsowie ausgewählte Gremien in organisatorischen, administrativen undkoordinativen Aufgaben. Du sorgst für effiziente Abläufe, behältst komplexeThemen und Prioritäten im Überblick und stellst eine professionelle Vor- undNachbereitung von Entscheidungen, Sitzungen und Projekten sicher. Indeiner Funktion agierst du als vertrauensvolle Schnittstelle zwischenGeschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Anspruchsgruppen. Du denkstvorausschauend, erkennst Prioritäten und Handlungsbedarf frühzeitig und sorgstdafür, dass relevante Themen, Informationen und Entscheidungen zur richtigenZeit die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Dabei bereitest du Informationenadressatengerecht auf, koordinierst und priorisierst Anliegen mit hoherEigenverantwortung und unterstützt die Geschäftsleitung durch proaktivesHandeln und ein ausgeprägtes Verständnis für geschäftliche Zusammenhänge.Gleichzeitig förderst du eine klare und transparente Kommunikation, stärkst diebereichsübergreifende Zusammenarbeit und trägst aktiv dazu bei, unsereUnternehmenswerte, Strategien und kulturellen Initiativen im Unternehmensichtbar und erlebbar zu machen. Organisation,Koordination und administrative Begleitung von Meetings, Sitzungen und Gremienauf Geschäftsleitungs-, Senior Management- und Verwaltungsratsebene Planungund Verwaltung wiederkehrender Meeting- und Gremienzyklen Erstellungvon Protokollen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Analysen undManagementunterlagen Koordinationund Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Massnahmen aus Meetings,Projekten und Gremien Unterstützungder Geschäftsleitung und des Senior Managements bei organisatorischen,administrativen und bereichsübergreifenden Aufgabenstellungen Unterstützungausgewählter Führungskräfte im Korrespondenz- und E-Mail-Management sowieselbständige Vorbereitung und Bearbeitung anspruchsvoller Kommunikationsthemenin deren Auftrag Unterstützungder Geschäftsleitung und des Senior Managements in der internen und externenKommunikation, einschliesslich Aufbereitung komplexer Themenstellungen,Verfassen von Korrespondenz, Sicherstellung eines effizientenInformationsflusses sowie Kommunikation im Namen von Führungskräften gegenüberMitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Anspruchsgruppen Mitwirkungbei der Entwicklung und Erstellung von Richtlinien, Organisationsunterlagen,Vorlagen, Präsentationen und Dokumentationen Unterstützungbei bereichsübergreifenden Projekten, organisatorischen Initiativen undVeränderungsvorhaben Mitarbeitbei Compliance-, Audit-, Governance- und Dokumentationsthemen Organisation undadministrative Begleitung von Workshops, Managementveranstaltungen und internenAnlässen
Weiterbildungim Bereich Organisation, Assistenz, Office Management, Projektkoordination oderBetriebswirtschaft MehrjährigeBerufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, im OfficeManagement Sehrversierter Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Teams, PowerPointund Word) sowie hohe digitale Affinität; erste Erfahrungen im Einsatz vonKI-gestützten Arbeitsmitteln sind von Vorteil AusgeprägteKommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, Managemententscheide, Strategien undkomplexe Sachverhalte adressatengerecht aufzubereiten und für unterschiedlicheAnspruchsgruppen verständlich zu vermitteln Erfahrungin der Organisation und Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen, Projektenoder Gremien StilsichereDeutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift HoheEigeninitiative sowie eine selbständige, strukturierte und zuverlässigeArbeitsweise AusgeprägtesOrganisationsgeschick kombiniert mit einer hohen Dienstleistungs- undServiceorientierung VernetztesDenken sowie sehr gute Priorisierungs-, Planungs- und Koordinationsfähigkeiten ProfessionellesAuftreten, hohe Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein Flexibilität,Hands-on-Mentalität und Freude daran, in einem dynamischen Umfeldunterschiedlichste Themen parallel zu begleiten
Benefits
Gübelin Pensionskasse Dienstalterszulagen Zusätzliche Brückentage
About Gübelin
Das Haus Gübelin ist ein Schweizer Familienunternehmen, das für seinen erlesenen und hochwertigen Schmuck, seine Edelsteinexpertise und als Anbieter einiger der begehrtesten Luxusuhrenmarken der Welt bekannt ist. Die innere und äussere Schönheit von Edelsteinen und Uhren ist eine wichtige Inspiration für das Unternehmen, das in seinen exklusiven Boutiquen an erstklassigen Standorten in der Schweiz und Hong Kong einen internationalen Kundenkreis betreut.Weitere Informationen über das Haus Gübelin als Arbeitgeberin finden Sie auf unserer Homepage
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Executive Assistant 100% Arbeitgeber: Gubelin Group
Die Gübelin Gruppe ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Luzern ein inspirierendes Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer offenen Unternehmenskultur fördern wir die persönliche und berufliche Entfaltung. Unsere engagierten Teams arbeiten an spannenden Digitalisierungsprojekten, die nicht nur die Finanzprozesse optimieren, sondern auch einen bedeutenden Beitrag zur Zukunft des Unternehmens leisten.
