Mitarbeiter*in (m/w/d) im Verwaltungsbereich

Die GWDG sucht für verschiedene Aufgabenbereiche in der Arbeitsgruppe "Verwaltung und Querschnittsaufgaben" (AG V) Unterstützung. Die Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitkräfte geeignet und zunächst auf zwei Jahre befristet. Allerdings strebt die GWDG eine langfristige Zusammenarbeit an. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund).

Unsere Arbeitsgruppe „Verwaltung und Querschnittsaufgaben“ (AG V) ist ein zentraler Pfeiler des GWDG-Alltags. Um ihre vielfältigen Aufgaben im Bereich Verwaltung, Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Personalverwaltung, Sekretariat und Querschnittsfunktionen nachhaltig zu sichern, suchen wir motivierte und zuverlässige Mitarbeiter*innen, die sich in einem dynamischen Umfeld engagieren und gemeinsam mit uns die administrative Basis unserer Arbeit stärken.

Wir suchen daher Personen, die Freude an strukturierter, sorgfältiger Arbeit haben, sich in einem interdisziplinären Umfeld wohlfühlen und mit uns gemeinsam die Verwaltung weiterentwickeln wollen.

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für den wissenschaftlichen Geschäftsführer, wie z. B. Termin- und Kalenderverwaltung und Überwachung von Wiedervorlagen
• Büromaterialverwaltung und -ausgabe
• Postein- und -ausgang
• Schreib- und Scanarbeiten
• Bewirtung im Rahmen von Besprechungen etc.

Unterstützungsarbeiten für die Verwaltung, wie z. B.

• Überwachung von Workflows
• Vorbereitung von Gremiensitzungen
• Bestellwesen inkl. Personen- und Sachkontenpflege
• Erstellung von Angeboten (bei Bedarf)
• Zuarbeiten für die Verwaltungsleitung

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Selbstständige Arbeitsweise und mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich
• Fundierte MS Office-Kenntnisse
• Freundliches und kompetentes Auftreten
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch

Personalverwaltungsbereich:

• Drittmittelverwaltung
• Selbständige Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Beachtung der steuer-, sozial- und tarifrechtlichen Rahmenbedingungen
• Personalverwaltung (Zeiterfassung, Personalakten, Gesundheitsmanagement)
• Erstellen von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zeugnissen, Bescheinigungen etc. unter Anwendung der tarifrechtlichen und gesetzlichen Bestimmungen
• Eingabe und Pflege aller entgeltabrechnungsrelevanten Daten im Personalwirtschaftssystem
• Freundliche und hilfsbereite Betreuung unserer Beschäftigten und Führungskräfte in arbeitsrechtlichen und personalwirtschaftlichen Fragestellungen
• Kommunikation mit Behörden und Krankenkassen
• Erarbeiten von vielfältigen Auswertungen und Statistiken, beispielsweise für die Personalkostenplanung und -überwachung
• Kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Personalprozesse und Optimierung der Digitalisierung des Personalbereichs

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wünschenswert Büro- oder Industriekauffrau/-mann
• Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise und mindestens drei Jahre Berufserfahrung nach Abschluss der Ausbildung
• Fundierte MS-Office Kenntnisse
• Geübter Umgang mit Datenbanken
• Freundliches und kompetentes Auftreten
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sehr gute und schnelle Auffassungsgabe
• Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch

Buchhaltungsbereich:

• Durchführung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Prüfung, Kontierung und Buchung von Belegen und elektronischen Rechnungen
• Zahlungsverkehr
• Monatsabschlüsse inkl. der Umsatzsteuervoranmeldung
• Unterstützung bei der jährlichen Umsatzsteuererklärung
• Anlagenbuchhaltung
• Mittelabrufe für den Betriebshaushalt
• Abrechnung der Dienstreisen
• Unterstützung bei der Drittmittelverwaltung (Mittelabrufe, Budget-Reports, Verwendungsnachweise u. a.)
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Bereich der Buchhaltung

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Selbstständige Arbeitsweise und mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Finanz- oder Bilanzbuchhalter*in
• Fundierte MS Office-Kenntnisse
• Freundliches und kompetentes Auftreten
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch

Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. Ein modernes, abwechslungsreiches und außergewöhnliches Arbeitsumfeld mit großer Nähe zur Wissenschaft und Forschung an der Schnittstelle mehrerer innovativer Technologiebereiche. Eine interessante, vielseitige Tätigkeit in einem großen, international tätigen IT-Kompetenzzentrum. Mitarbeit in einem kompetenten und engagierten Team. Unterstützung bei der Qualifizierung und Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten. Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.

Wenn Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, praktische Erfahrung im Verwaltungsbereich oder eine hohe Affinität zu administrativen Aufgaben mitbringen und sich für eine langfristige Zusammenarbeit interessieren, freuen wir uns über Ihre Bewerbung – zu jedem Zeitpunkt. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bitten wir um eine Bewerbung über unser Online-Formular unter: https://bewerbermanagement.net/g5fef.

Die GWDG strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt und begrüßt daher Bewerbungen jedes Hintergrunds. Die GWDG strebt an, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Fragen zur ausgeschriebenen Stelle beantwortet Ihnen gerne Herr Dr. Paul Suren (Tel.: 0551 39-30131, E-Mail: paul.suren@gwdg.de).