Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwaltung, Buchhaltung und Personalverwaltung in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Die GWDG ist ein IT-Kompetenzzentrum der Universität Göttingen und der Max-Planck-Gesellschaft.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.
- Weitere Informationen: Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, mit Aussicht auf langfristige Zusammenarbeit.
- Warum dieser Job: Mitarbeit in einem internationalen IT-Kompetenzzentrum mit Nähe zur Wissenschaft.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens drei Jahre Berufserfahrung erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Die GWDG sucht für verschiedene Aufgabenbereiche in der Arbeitsgruppe "Verwaltung und Querschnittsaufgaben" (AG V) Unterstützung. Die Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitkräfte geeignet und zunächst auf zwei Jahre befristet. Allerdings strebt die GWDG eine langfristige Zusammenarbeit an. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund).
Unsere Arbeitsgruppe „Verwaltung und Querschnittsaufgaben“ (AG V) ist ein zentraler Pfeiler des GWDG-Alltags. Um ihre vielfältigen Aufgaben im Bereich Verwaltung, Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Personalverwaltung, Sekretariat und Querschnittsfunktionen nachhaltig zu sichern, suchen wir motivierte und zuverlässige Mitarbeiter*innen, die sich in einem dynamischen Umfeld engagieren und gemeinsam mit uns die administrative Basis unserer Arbeit stärken.
Wir suchen daher Personen, die Freude an strukturierter, sorgfältiger Arbeit haben, sich in einem interdisziplinären Umfeld wohlfühlen und mit uns gemeinsam die Verwaltung weiterentwickeln wollen.
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben für den wissenschaftlichen Geschäftsführer, wie z. B. Termin- und Kalenderverwaltung und Überwachung von Wiedervorlagen
- Büromaterialverwaltung und -ausgabe
- Postein- und -ausgang
- Schreib- und Scanarbeiten
- Bewirtung im Rahmen von Besprechungen etc.
Unterstützungsarbeiten für die Verwaltung, wie z. B.
- Überwachung von Workflows
- Vorbereitung von Gremiensitzungen
- Bestellwesen inkl. Personen- und Sachkontenpflege
- Erstellung von Angeboten (bei Bedarf)
- Zuarbeiten für die Verwaltungsleitung
Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Selbstständige Arbeitsweise und mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich
- Fundierte MS Office-Kenntnisse
- Freundliches und kompetentes Auftreten
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
Personalverwaltungsbereich:
- Drittmittelverwaltung
- Selbständige Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Beachtung der steuer-, sozial- und tarifrechtlichen Rahmenbedingungen
- Personalverwaltung (Zeiterfassung, Personalakten, Gesundheitsmanagement)
- Erstellen von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zeugnissen, Bescheinigungen etc. unter Anwendung der tarifrechtlichen und gesetzlichen Bestimmungen
- Eingabe und Pflege aller entgeltabrechnungsrelevanten Daten im Personalwirtschaftssystem
- Freundliche und hilfsbereite Betreuung unserer Beschäftigten und Führungskräfte in arbeitsrechtlichen und personalwirtschaftlichen Fragestellungen
- Kommunikation mit Behörden und Krankenkassen
- Erarbeiten von vielfältigen Auswertungen und Statistiken, beispielsweise für die Personalkostenplanung und -überwachung
- Kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Personalprozesse und Optimierung der Digitalisierung des Personalbereichs
Allgemeine Verwaltungstätigkeiten:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wünschenswert Büro- oder Industriekauffrau/-mann
- Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise und mindestens drei Jahre Berufserfahrung nach Abschluss der Ausbildung
- Fundierte MS-Office Kenntnisse
- Geübter Umgang mit Datenbanken
- Freundliches und kompetentes Auftreten
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sehr gute und schnelle Auffassungsgabe
- Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
Buchhaltungsbereich:
- Durchführung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Prüfung, Kontierung und Buchung von Belegen und elektronischen Rechnungen
- Zahlungsverkehr
- Monatsabschlüsse inkl. der Umsatzsteuervoranmeldung
- Unterstützung bei der jährlichen Umsatzsteuererklärung
- Anlagenbuchhaltung
- Mittelabrufe für den Betriebshaushalt
- Abrechnung der Dienstreisen
- Unterstützung bei der Drittmittelverwaltung (Mittelabrufe, Budget-Reports, Verwendungsnachweise u. a.)
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Bereich der Buchhaltung
Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Selbstständige Arbeitsweise und mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Finanz- oder Bilanzbuchhalter*in
- Fundierte MS Office-Kenntnisse
- Freundliches und kompetentes Auftreten
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. Ein modernes, abwechslungsreiches und außergewöhnliches Arbeitsumfeld mit großer Nähe zur Wissenschaft und Forschung an der Schnittstelle mehrerer innovativer Technologiebereiche. Eine interessante, vielseitige Tätigkeit in einem großen, international tätigen IT-Kompetenzzentrum. Mitarbeit in einem kompetenten und engagierten Team. Unterstützung bei der Qualifizierung und Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten. Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.
Wenn Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, praktische Erfahrung im Verwaltungsbereich oder eine hohe Affinität zu administrativen Aufgaben mitbringen und sich für eine langfristige Zusammenarbeit interessieren, freuen wir uns über Ihre Bewerbung – zu jedem Zeitpunkt. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bitten wir um eine Bewerbung über unser Online-Formular unter: https://bewerbermanagement.net/g5fef.
Die GWDG strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt und begrüßt daher Bewerbungen jedes Hintergrunds. Die GWDG strebt an, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Fragen zur ausgeschriebenen Stelle beantwortet Ihnen gerne Herr Dr. Paul Suren (Tel.: 0551 39-30131, E-Mail: paul.suren@gwdg.de).
Mitarbeiter*in (m/w/d) im Verwaltungsbereich Arbeitgeber: GWDG
Die GWDG bietet ein modernes Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft und Technologie in Göttingen. Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zur Weiterbildung. Das Team ist engagiert und fördert die Ausbildung von Fachkräften in der Informationstechnologie.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter*in (m/w/d) im Verwaltungsbereich erhalten könnten
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von GWDG und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei GWDG Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter*in (m/w/d) im Verwaltungsbereich mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei GWDG von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei GWDG solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei GWDG ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei GWDG gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei GWDG vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei GWDG sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei GWDG verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
