Office Manager (m/w/d) 4-Tage-Woche

Du liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht und behältst auch im größten Trubel einen kühlen Kopf? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir sind der Händlerbund, ein familiengeführtes Unternehmen mit zentralem Büro in Leipzig. Wir suchen eine Persönlichkeit im Office Management (m/w/d), die mit Herz, Verstand, Hands-on-Mentalität und einer Prise Humor unseren Arbeitsalltag rockt.

Deine Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle: Du heißt unsere Besucher von 09:00-16:00 Uhr herzlich willkommen, behältst den Überblick am Empfang und bist erster Ansprechpartner für interne und externe Anliegen (telefonisch, persönlich oder per E-Mail).
• Du managst unseren Büroalltag: Du buchst Termine, unterstützt bei der Reiseplanung und kümmerst dich um die Post. Außerdem hast du einen Überblick über unsere Ausstattung und unseren Bürobedarf.
• Du koordinierst die Kalender des Leadership-Teams: Auch wenn es mal komplexer wird, behältst du den Überblick.
• Support im Finance: Du unterstützt unser Finance-Team im Bereich Debitorenmanagement (Digitalisierung via Greyhound für die Rechnungsfreigabe, Bearbeitung von Kundentickets, Auswertung von Zahlungseingängen, sorgfältige Kontrolle von Buchungen im Haupt- und Nebenbuch).
• Unser Fuhrpark liegt in deinen Händen: Von Fahrzeugbeschaffung bis Rückgabe, von Versicherung bis Steuer - du koordinierst alles, was vier Räder hat.
• Reparaturen, Renovierungen oder Umbau-Projekte im Büro: Du sorgst dafür, dass es läuft. Pünktlich, sauber und im Budget.
• Du betreust unser Facility-Team: Mit einem offenen Ohr und einem klaren Blick auf die Zahlen.
• Support bei internen Veranstaltungen: Von der Vorbereitung bis zum letzten Handgriff beim Abbau können wir auf dich zählen.

Dein Profil

• Du bringst mindestens 3–5 Jahre Erfahrung im Office Management mit, idealerweise aus einem mittelständischen Unternehmen, in dem du schon mal viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten musstest.
• Du kannst zuhören, klar kommunizieren und sorgst mit deinem Wesen für gute Stimmung im Office.
• Du kannst Prioritäten setzen, auch wenn’s mal laut, schnell oder chaotisch wird und behältst dabei stets den Überblick.
• Du bringst Kenntnisse im Bereich Debitorenmanagement mit und hast ein gutes Verständnis für buchhalterische Zusammenhänge.
• Du bist offen für Veränderungen, lernst gern neue Tools & Prozesse kennen und hast keine Angst davor, dich in Systeme einzuarbeiten.
• Du kennst dich im Fuhrparkmanagement aus und hast idealerweise auch ein paar Basics in Sachen Versicherung & Zulassung parat.
• Du erkennst, wo gespart werden kann, ohne dass es jemand merkt und du hast die Budgetkontrolle im Blut.
• Du arbeitest effizient, packst an und denkst immer einen Schritt voraus.
• Wirtschaftliches Denken ist für dich selbstverständlich. Du verstehst, wie Abläufe zusammenhängen und denkst bei allem mit.

Warum wir?

• 4 Tage arbeiten & 3 Tage für dich: Bei uns ist die 4-Tage-Woche kein Extra, sondern Standard. Mehr Zeit fürs Leben, jede Woche.
• Flexible Arbeitszeiten gibt's obendrauf.
• Wir setzen auf Vertrauen, geben dir Verantwortung und bieten dir von Anfang an einen unbefristeten Vertrag.
• Du willst mitdenken, dich einbringen und wirklich was bewegen? Genau das macht den Händlerbund aus.
• Hier zählt die Initiative und natürlich auch das Miteinander: Bei gemeinsamen Events, Sommerfesten oder entspannten Mittagspausen am Grill kommt der Spaß nicht zu kurz.
• Ob Kaffee, Wasser, Müsli oder Obst - bei uns bist du versorgt. Kleiderordnung? Fehlanzeige. Sei einfach du selbst. Und wenn dein Hund dein liebster Begleiter ist, bring ihn mit!
• Kita-Zuschuss, Unterstützung bei der Altersvorsorge, Leipziger Jobticket oder sportliche Angebote für deinen Ausgleich – vom Homegym bis zum Fitnessstudio für Kopf und Körper.

Dein Weg zu uns