Assistenz des COO (m/w/d)

Operative Unterstützung, Projekte & Automatisierung

Über uns

Die Haiberg GmbH ist ein führender Full-Service-Dienstleister für modernes Publishing und Softwarelösungen im Medienumfeld. Wir entwickeln Systeme, die journalistische, technische und organisatorische Prozesse miteinander verbinden – von der Redaktion bis zur Auslieferung. Unser COO verantwortet den gesamten operativen Betrieb: Prozesse, Projekte, Ressourcen und Schnittstellen zwischen den Bereichen. Dafür suchen wir eine rechte Hand.

Der Kern der Rolle: enge tägliche Abstimmung mit dem COO – und die Durchsetzung dessen, was besprochen ist, auf Teamleiter-Ebene. Du übernimmst Themen vollständig, statt sie zurückzuspielen. Du sitzt in den Runden, in denen Entscheidungen fallen und sorgst dafür, dass danach auch etwas passiert. Wir wollen als Unternehmen KI-Native werden – nicht als Projekt, sondern als Arbeitsweise. Du bist dabei kein Techniker, sondern jemand, der es im eigenen Alltag einfach vormacht. Die Rolle ist bewusst breit angelegt und wächst mit dir. Kurze Wege, echter Gestaltungsspielraum, Verantwortung ab Tag eins.

Was wir bieten

• Strukturierte Einarbeitung und klare Prozesse
• Kollegiales Team mit offener und respektvoller Kommunikation
• Verantwortung ab dem ersten Tag und Raum zur Weiterentwicklung
• Ein Arbeitsumfeld, in dem Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Selbstorganisation geschätzt werden
• Echte Flexibilität: Kernzeit 10-15:00, Homeoffice nach Absprache
• regelmäßiges Teamfrühstück (am Standort Leipzig)
• Firmenkantine (am Standort Leipzig und Braunschweig)
• Obstkorb
• kostenfreie Getränke (Wasser, Tee, Kaffee, Softdrinks)

Deine Aufgaben

Enge Abstimmung mit dem COO

• Du arbeitest im täglichen Austausch direkt mit dem COO – kurze Zurufe, gemeinsame Priorisierung, klare Aufteilung
• Du weißt jederzeit, was gerade wichtig ist, was liegen bleiben darf und wo es brennt
• Du bereitest Themen so auf, dass Entscheidungen schnell fallen können: verdichtet, belastbar, entscheidungsreif
• Du denkst mit und sprichst aus, wenn du etwas anders siehst

Steuern und Durchsetzen auf Teamleiter-Ebene

• Du bist die Schnittstelle zu unseren Teamleitern und stimmst dich laufend mit ihnen ab
• Du holst Zusagen ein, verfolgst sie nach und hakst nach, wenn Termine kippen
• Du sorgst dafür, dass Entschiedenes auch umgesetzt wird – auch wenn es unbequem ist
• Du erkennst früh, wo es zwischen Bereichen klemmt, und bringst die richtigen Leute zusammen

Organisation und Projekte

• Du koordinierst bereichsübergreifende Projekte und behältst Stände, Termine und offene Punkte im Blick
• Du erstellst Präsentationen, Übersichten und Dokumente, die direkt verwendbar sind
• Du kommunizierst mit internen und externen Ansprechpartnern – auf Deutsch und Englisch
• Du organisierst Termine, Kalender und Dienstreisen inklusive Vorbereitung

Unser Weg zu KI-Native

• Du nutzt KI-Tools ganz selbstverständlich in deiner täglichen Arbeit – und zeigst damit im Alltag, was möglich ist
• Du unterstützt uns dabei, diesen Weg als Unternehmen weiterzugehen: Wo lohnt sich der Einsatz, was funktioniert, was nicht?

Was du mitbringst

• Du kommunizierst klar und verbindlich – schriftlich wie mündlich, intern wie nach außen. Du triffst den richtigen Ton, ohne um den heißen Brei zu reden.
• Du hast ein Gespür für Menschen und Situationen – und kannst trotzdem klar Position beziehen. Du wirst erfahrenen Teamleitern regelmäßig Zusagen abverlangen und nachhaken müssen, ohne selbst Vorgesetzte zu sein. Das braucht Standing, kein Durchboxen.
• Du denkst unternehmerisch mit. Du siehst nicht nur die Aufgabe, sondern was sie fürs Geschäft bedeutet.
• Du arbeitest eigenständig und vorausschauend. Du wartest nicht auf Zuruf und bringst Struktur in unsortierte Themen.
• Du arbeitest gern mit KI-Tools – ChatGPT, Claude, Copilot oder vergleichbar. Du musst nichts programmieren, aber Lust haben, Neues auszuprobieren und dich einzuarbeiten.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.

Formale Abschlüsse sind uns weniger wichtig als das, was du tatsächlich kannst. Ausbildung, Studium oder Quereinstieg – zeig uns, was du gebaut, organisiert oder verbessert hast.

Du erfüllst nicht alles auf der Liste? Bewirb dich trotzdem. Wir stellen Menschen ein, keine Checklisten.

Sende uns noch heute deine Bewerbungsunterlagen!

Wie freuen wir uns auf deine aussagefähigen Bewerbungsunterlagen, unter der Referenzangabe ASH082026, bitte ausschließlich per E-Mail an bewerbung@hup.de.

Übrigens: eine diskrete Behandlung deiner Bewerbungsunterlagen ist für uns natürlich selbstverständlich! Bis bald! Dein Haiberg-Team