Organisationstalent für Büro & Betrieb (m/w/d)

Deine Mission – Organisation, Überblick und starke Unterstützung im Tagesgeschäft. Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, und hast Freude daran, Menschen, Abläufe und Aufgaben zuverlässig zusammenzubringen? Dann komm zu Hainmüller Gartengestaltung. Wir suchen eine selbstbewusste, freundliche und strukturierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung, Betriebsleitung und unser Team im Büroalltag unterstützt.

Bei uns geht es nicht um eine reine Verwaltungskraft, die still im Hintergrund sitzt. Wir suchen jemanden, der mitdenkt, Aufgaben eigenständig anpackt, klar kommuniziert und im Tagesgeschäft dafür sorgt, dass Dinge zuverlässig vorbereitet, abgestimmt und erledigt werden. In dieser Position bist Du eine wichtige Schnittstelle zwischen Büro, Geschäftsleitung, Betriebsleitung, Bauleitung, Team und Kunden. Du unterstützt dort, wo im laufenden Betrieb Organisation gefragt ist – von Verwaltungsaufgaben über interne Abläufe bis hin zu Telefonvertretung, Firmenveranstaltungen und organisatorischer Unterstützung.

Unser Angebot – Mehr als nur ein Bürojob. Bei Hainmüller erwartet Dich ein Arbeitsplatz, an dem Du wirklich gebraucht wirst. Du bist nicht irgendeine Nummer im Büro, sondern ein wichtiger Teil unseres Teams. Das bieten wir Dir:

• ein sicherer Arbeitsplatz in einem erfolgreichen, inhabergeführten Unternehmen
• ein modernes Arbeitsumfeld in Steißlingen
• ein starkes Team mit kurzen Wegen und direkter Kommunikation
• abwechslungsreiche Aufgaben statt eintöniger Büroarbeit
• moderne Software wie Notion, Office 365 und digitale Organisationswerkzeuge
• klare Abläufe und gleichzeitig Raum zum Mitdenken
• langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
• Hainmüller-Rente zur Unterstützung Deiner Altersvorsorge
• JobRad
• Hansefit-Mitgliedschaft
• regelmäßige Firmenevents und ein starkes Miteinander

Bei uns bekommst Du einen Job, bei dem Organisation, Kommunikation und Teamarbeit wirklich zählen.

Das erwartet Dich bei uns:

Du unterstützt uns bei verschiedenen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben im Tagesgeschäft. Dazu gehören unter anderem unterstützende Tätigkeiten im Personalbereich, organisatorische Aufgaben rund um Gebäude und interne Abläufe sowie die Vorbereitung und Nachverfolgung von Unterlagen, Terminen und einfachen Abstimmungen. Dabei arbeitest Du mit modernen digitalen Werkzeugen wie Notion, Office 365 und weiteren Softwarelösungen, die uns helfen, Informationen, Aufgaben und Abläufe übersichtlich zu organisieren. Wichtig ist uns: Du arbeitest zuverlässig, strukturiert und denkst mit. Du musst nicht alles von Anfang an wissen, aber Du solltest Lust haben, Abläufe zu verstehen und Verantwortung für Deine Aufgaben zu übernehmen.

Du unterstützt die Geschäftsleitung und Betriebsleitung im operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass organisatorische Aufgaben zuverlässig vorbereitet, abgestimmt und umgesetzt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

• kleinere Recherchen und Informationsaufbereitungen
• Vorbereitung von Terminen und Unterlagen
• Buchung und Organisation von Reisen
• einfache Bestellungen und Erledigungen nach klarer Abstimmung
• organisatorische Unterstützung bei kurzfristigen Themen
• Nachhalten von Aufgaben, die im Alltag sonst liegen bleiben würden

Du bist dabei keine persönliche Assistenz im klassischen Sinne, sondern eine praktische und verlässliche Unterstützung im laufenden Betrieb.

Die Hauptverantwortung für unsere Kundenthemen liegt weiterhin bei einer festen Ansprechpartnerin. Du übernimmst daher keine klassische Vollzeit-Kundenbetreuung. Trotzdem gehört der freundliche und verbindliche Kontakt am Telefon zu Deinem Aufgabenbereich. Du nimmst Kundenanliegen entgegen, erfasst wichtige Informationen, leitest Themen intern weiter und unterstützt bei einfachen Rückfragen. Bei Urlaub, Krankheit oder Engpässen kannst Du den Kundenbereich sinnvoll vertreten und sorgst dafür, dass Anliegen zuverlässig aufgenommen und weitergegeben werden. Wichtig ist uns dabei ein freundliches, klares und professionelles Auftreten. Du musst nicht jedes Thema sofort selbst lösen, solltest aber sicher einordnen können, wer zuständig ist und was als nächstes passieren muss.

Du bist für die Organisation unserer Firmenveranstaltungen verantwortlich und sorgst dafür, dass interne Events, Teamveranstaltungen und besondere Anlässe zuverlässig geplant, vorbereitet und umgesetzt werden. Dazu gehören die Abstimmung mit der Geschäftsleitung und Betriebsleitung, die Planung von Abläufen, die Koordination von Terminen, die Kommunikation mit internen und externen Beteiligten sowie die praktische Vorbereitung und Nachbereitung der Veranstaltungen. Hier ist jemand gefragt, der gerne organisiert, mitdenkt und Verantwortung übernimmt, damit Veranstaltungen nicht nur stattfinden, sondern gut vorbereitet und professionell umgesetzt werden.

Du passt zu uns, wenn Du gerne Verantwortung übernimmst, strukturiert arbeitest und auch in lebhaften Situationen freundlich und klar bleibst. Wichtig sind uns vor allem:

• selbstbewusstes und sicheres Auftreten
• Freude am Kontakt mit Menschen
• freundliche, klare und verbindliche Kommunikation
• Sicherheit im Telefon- und Kundenkontakt
• eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Belastbarkeit im Tagesgeschäft
• Organisationstalent und ein gutes Gefühl für Prioritäten
• strukturierte Arbeitsweise und Genauigkeit
• sicherer Umgang mit digitalen Tools oder die Bereitschaft, Dich schnell in Systeme wie Notion und Office 365 einzuarbeiten
• Teamfähigkeit und ein respektvoller Umgang mit Kolleginnen, Kollegen und Kunden
• Bereitschaft, Abläufe kennenzulernen und aktiv mitzudenken

Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Büro-/Assistenzbereich ist hilfreich, aber nicht allein entscheidend. Wichtiger ist uns, dass Du menschlich passt, belastbar bist und Lust hast, Dich in unsere Abläufe einzuarbeiten.

Das solltest Du nicht suchen: Damit es von Anfang an ehrlich und klar ist: Diese Stelle ist keine reine Hintergrund-Verwaltung ohne Kontakt zu Menschen. Auch Homeoffice steht bei dieser Position nicht im Mittelpunkt, weil viele Aufgaben direkt vor Ort im Büro, im Betrieb und in der Abstimmung mit dem Team entstehen. Wenn Du gerne ruhig für Dich alleine arbeitest und Kundenkontakt oder Telefonate eher vermeiden möchtest, passt diese Stelle vermutlich nicht optimal zu Dir. Wenn Du aber gerne organisierst, kommunizierst, mitdenkst und im Tagesgeschäft den Überblick behältst, dann bist Du bei uns genau richtig.