Assistenz der Bereichsleitung Administration (all genders)

Assistenz der Bereichsleitung Administration (all genders)

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Wir sind Hamburg Marketing – und wir machen Hamburg sichtbar. Hamburg ist nicht nur eine Stadt, sondern eine Marke. Und genau diese Marke entwickeln, kommunizieren und steuern wir. Wir sind das Bindeglied zwischen den vielen Akteur:innen, die Hamburg nach außen repräsentieren. Wir koordinieren, vernetzen und bringen frische Ideen ein: Ob große Kampagnen, smarte Social‑Media‑Strategien oder strategische Weichenstellungen im Stadtmarketing – wir denken groß, arbeiten kreativ und packen die Zukunft mit an. Unser Anspruch: Nicht nur Hamburgs Bekanntheit bei Unternehmer:innen, Talenten und Besucher:innen steigern, sondern ein echtes Gefühl für die Stadt vermitteln.

Klingt nach einer Mission, auf die du Lust hast? Dann werde Teil unseres Teams und gestalte mit uns, wie die Welt Hamburg sieht!

Suchen Wir Zum 01.01.2026: Eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent mit professioneller Kommunikation verbindet, für die Position der Assistenz der Bereichsleitung Administration (zunächst befristet für zwei Jahre, in Voll- oder Teilzeit).

Aufgaben

• Sie planen, betreuen und dokumentieren Sitzungen – inklusive präziser Protokollführung und Nachverfolgung der daraus resultierenden Aufgaben.
• Sie gestalten eine effiziente und moderne Büroorganisation und behalten Termine, Fristen und Prioritäten jederzeit im Blick.
• Sie übernehmen die interne und externe Korrespondenz sowie die Kommunikation mit Geschäftspartner:innen, Behörden und Rechtsanwält:innen.
• Sie erstellen und koordinieren Berichte im Rahmen des Berichtswesens (z. B. Lage‑ und Quartalsberichte) sowie die Organisation von Risikoberichten.
• Sie erfassen und bearbeiten Vorgänge im Auftrags- und Vertragswesen (u. a. in Forcontract) und sorgen für eine strukturierte Dokumentation.
• Sie organisieren Personalgespräche, Parkplatzbuchungen und die Abläufe rund um den Fuhrpark.
• Sie führen Recherchen zu behördlichen Themen sowie zu Produkten, Dienstleistungen und Unternehmen durch und bereiten Informationen übersichtlich auf.
• Sie unterstützen die Leitung Administration in enger Zusammenarbeit mit allen Bereichen des Unternehmens.

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise in einem Notariat, einer Rechtsanwalts- oder Steuerkanzlei – oder über eine gleichwertige Qualifikation.
• Sie bringen Berufserfahrung im Assistenzbereich mit und sind sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word) sowie modernen Kommunikations- und Organisationstools.
• Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und selbstständig – und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
• Sie treten souverän, verbindlich und serviceorientiert auf und repräsentieren Ihren Aufgabenbereich professionell nach innen und außen.
• Sie gehen vertraulich mit sensiblen Informationen um und handeln stets verantwortungsbewusst.

Wir bieten

Wir bieten nicht nur Jobs mit abwechslungsreichen Aufgaben, sondern auch attraktive Rahmenbedingungen im Geltungsbereich des Tarifvertrages AVH, eine hohe Flexibilität hinsichtlich Arbeitszeit und Arbeitsort, einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs mit tollen Lokalitäten und hervorragenden Verkehrsanbindungen sowie weitere Benefits.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

Seniority level

• Entry level

Employment type

• Full‑time

Job function

• Administrative

Industries

• Retail