Sachbearbeiter*in / Koordinator*in Projekte & Geschäftsstelle

Hamburg Music Business e.V. sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sachbearbeiter*in / Koordinator*in Projekte & Geschäftsstelle (m/w/d) (28-36 Stunden/Woche). Zur Verstärkung unserer Geschäftsstelle suchen wir eine strukturierte, organisationsstarke Persönlichkeit, die administrative, koordinierende und projektunterstützende Aufgaben zuverlässig übernimmt und damit die operative Arbeit unseres Teams, unserer Projekte und des Netzwerks/Verbands maßgeblich unterstützt. Die Stelle ist zunächst bis befristet – eine Verlängerung wird jedoch angestrebt.

Aufgaben

• Administration & Organisation Geschäftsstelle: Projektbezogene Buchhaltungsvorbereitung (z.B. Belegerfassung, Ablage, Zuarbeit), Reiseorganisation und -abrechnung, Termin- und Kalenderkoordination, allgemeine Büroorganisation (Ausstattung, Technik, kleinere Anschaffungen), Unterstützung bei Umfragen, Serienmails und Datenaufbereitungen.
• Mitgliederverwaltung & formale Verbandsprozesse: Erstellung und Versand der jährlichen Mitgliedsrechnungen, Bearbeitung von Mitgliedsaufnahmen und -kündigungen, Pflege von Mitgliedsdaten (inkl. Website, Logos, Jobbörse).
• Projektkoordination & Teilnehmendenmanagement: Pflege projektbezogener E-Mail-Postfächer und Aufgabenverteilung, Verwaltung von Anmeldungen, Listen und erforderlichen Unterlagen, Kommunikation mit Teilnehmenden (Anleitungen, Rückfragen, Nachfassungen), Erstellung und Versand von Rechnungen, Organisation von Workshop- und Veranstaltungsorten, Unterstützung bei Delegationsreisen (Hotelbuchungen, Unterlagen, Broschüren), Kommunikationsplanung in Absprache mit der Kommunikationsabteilung, Einlass- und Einladungsmanagement bei Veranstaltungen (z. B. Lunches, Networkingformate).

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung, ein einschlägiges Studium (z. B. BWL, Kultur- oder Medienmanagement) oder relevante Berufserfahrung in Administration, Projektkoordination oder Geschäftsstellenarbeit.
• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und strukturiertem Dokumentenmanagement.
• Sehr gutes Organisations- und Zeitmanagement, hohe Sorgfalt und Verlässlichkeit.
• Strukturierte, selbständige Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Tools.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Interesse an der Musik- und Kreativwirtschaft sowie an Verbands- und Projektarbeit.
• Wünschenswert: Erfahrung mit Projekt- und Teammanagement-Tools (Asana), Grundkenntnisse in Web- oder Datenpflege (CMS), Erfahrung in Förder- oder Projektkontexten, Interesse an kommunaler, regionaler, nationaler und internationaler Kulturwirtschaftspolitik.

Eine vielseitige Position an der Schnittstelle von Verband, Projekten und Musikbranche. Mitarbeit in einem engagierten Team (8–10 Personen) mit flachen Hierarchien. Einblicke in regionale, nationale und internationale Projekte der Musikwirtschaft. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu anteiligem mobilem Arbeiten. Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit Gestaltungsspielraum im eigenen Aufgabenbereich.

Vollständige Bewerbungsunterlagen richte bitte per Email z.Hd. Timo Wiesmann an: Hamburg Music ist Deutschlands erster regionaler Musikwirtschafts-Zusammenschluss und einer der größten Europas mit derzeit rund 150 Mitgliedsunternehmen. Hamburg Music wurde im März 2004 als “Interessengemeinschaft Hamburger Musikwirtschaft” mit dem Zweck gegründet, den Musik- und Musikwirtschaftsstandort Hamburg zu fördern und mitzugestalten. Wir sind das Netzwerk der Musikwirtschaft in Hamburg. Grundziel ist die Schaffung struktureller Rahmenbedingungen für erfolgreiches und unabhängiges Wirtschaften im Bereich der Musik mittels Vernetzung, Öffentlichkeits- und Lobbyarbeit.