Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte unser Dokumentenmanagementsystem und unterstütze akademische Gremien bei ihrer Arbeit.
- Unternehmen: TU Hamburg – eine innovative und familienfreundliche Universität.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Werde Teil einer wertschätzenden Gemeinschaft mit kurzen Entscheidungswegen.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Zukunft der Hochschule und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Hochschulabschluss oder gleichwertige Kenntnisse in Verwaltung oder Wirtschaft.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38700 - 47300 € pro Jahr.
- Einrichtung Gremien, Dokumentenmanagementsystem und Registratur
- Wertigkeit EG 9b TV-L
- Arbeitsbeginn schnellstmöglich
- Bewerbungsschluss 09.10.2026
- Arbeitsumfang Vollzeit /Teilzeit, unbefristet
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine universitätsinterne Plattform an der TU Hamburg, die derzeit eingeführt und durch das Referat zukünftig betrieben und weiterentwickelt wird.
Die Gremienbetreuung stellt eine wichtige Stütze für die effektive Selbstverwaltung der Hochschule dar.
Für beide Bereiche zeichnet sich die ausgeschriebene Stelle durch ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabenspektrum mit umfangreichen Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen einer zentralen Schnittstellenfunktion aus.
- IHRE AUFGABEN
- Gewährleistung des verwaltungsseitigen Betriebs des Dokumentenmanagementsystems
- Erstellung und Pflege einer Wissensdatenbank sowie Erbringung vielseitiger Beratungsleistungen für die Nutzenden des DMS
- Mitarbeit im universitären Records Management
- umfassende Betreuung der akademischen Gremien und ihrer Ausschüsse
- Verantwortung für die Sitzungsvorbereitung, -durchführung, -dokumentation und -nachbereitung
- IHR PROFIL
- Erforderlich
- Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) in einem verwaltend, rechtlich oder wirtschaftlich geprägten Studiengang oder
- dem Hochschulabschluss gleichwertige Fachkenntnisse
- abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder gleichwertige Fachkenntnisse und jeweils zusätzlich Berufserfahrung in verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Tätigkeiten auf Bachelorniveau (z.
B. im öffentlichen Dienst ab EG 9b) oder mit 3 Jahren Berufserfahrung in Fachgebieten der ausgeschriebenen Stelle
- Vorteilhaft
- fundierte Verwaltungskenntnisse und Erfahrungen in administrativen Tätigkeiten, bevorzugt in zentraler Schnittstellenfunktion
- Kenntnisse über Struktur und Organisation einer Hochschule und hochschulinterner Verwaltungsabläufe, sowie der einschlägigen Rechtsgrundlagen
- strukturierte Arbeitsorganisation, gute Problemlösungsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung
- hohes Interesse an Digitalisierungsthemen und IT-Affinität
- sichere Sprachkenntnisse in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
- UNSER ANGEBOT
- ein Arbeitsplatz in einem interessanten, freundlichen und wertschätzenden Arbeitsumfeld
- flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
- gute Anbindung an den Individual- und öffentlichen Verkehr
- Zugang zu umfassenden Fort- und Weiterbildungsangebote
Im Mittelpunkt der Forschung, der Lehre und des Technologietransfers der TU Hamburg steht das Leitmotiv, Technik für die Menschen zu entwickeln.
Hierbei versteht sich die TU Hamburg als familiengerechte und nachhaltig handelnde Universität mit hohem Leistungs- und Qualitätsanspruch, die in allen ihren Forschungsfeldern Exzellenz anstrebt.
Interdisziplinarität, Innovation, Regionalität sowie Internationalität sind verpflichtende Grundlagen für unser Handeln.
Mit derzeit rund 8.000 Studierenden, 110 Professorinnen und Professoren sowie 1.650 Mitarbeitenden zeichnet sich die TU Hamburg durch kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Präsidium, den Instituten, Studiendekanaten, Forschungsschwerpunkten und der Verwaltung aus.
Wir identifizieren uns mit einer modernen Führungskultur und pflegen ein wertschätzendes Miteinander.
- Hinweis zur Regelanfrage nach
- 34a Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz: Die Dienststelle stellt für die im Auswahlverfahren ausgewählte Person eine Anfrage beim Landesamt für Verfassungsschutz über dort vorliegende Erkenntnisse, wenn dafür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen
- Informationen zur Regelanfrage und Datenschutzhinweise
- Die TU Hamburg steht für
- Chancengleichheit sowie ein wertschätzendes Miteinander
- Wir schätzen Vielfalt und begrüßen deshalb Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer Herkunft und Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität oder sozialer Herkunft.
- #J-18808-Ljbffr
Sachbearbeitung Dokumentenmanagementsystem und Gremien in Hamburg Arbeitgeber: Hamburg University of Technology
Die Technische Universität Hamburg bietet als Arbeitgeber ein inspirierendes und wertschätzendes Arbeitsumfeld, das auf Flexibilität und Familienfreundlichkeit setzt. Mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr und einer hervorragenden Anbindung an den öffentlichen Verkehr fördert die TU Hamburg nicht nur die berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeitenden, sondern auch deren Gesundheit durch Angebote wie Firmenfitness und Gesundheitsmanagement. Hier arbeiten Sie in einem interdisziplinären Team, das Innovation und Exzellenz in der Forschung und Lehre anstrebt.
Kontaktdaten:
Hamburg University of Technology Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sachbearbeitung Dokumentenmanagementsystem und Gremien in Hamburg erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Hamburg University of Technology
Wenn du auf der Website von Hamburg University of Technology stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeitung Dokumentenmanagementsystem und Gremien in Hamburg mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Hamburg University of Technology erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hamburg University of Technology vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
