Office manager / mitarbeiter in der verwaltung (m/w/d) - hamburger pensionsverwaltung eg

Über uns

Für die gute Sache heißt bei uns: Wir für Andere. Unsere genossenschaftliche Idee macht uns zu einem modernen Social-Profit-Dienstleister. Mit 200 Beschäftigten arbeiten wir für unsere rund 4.000 Mitgliedsunternehmen (u.a. Coca-Cola, EDEKA, Deichmann, REWE, Ferrero) sowie weit über eine Million Arbeitnehmer und kümmern uns um ihre betriebliche Altersvorsorge. Zu uns gehören etwa 30 Versorgungseinrichtungen, darunter die größte Firmenpensionskasse auf Gegenseitigkeit in Deutschland mit rund 800.000 Mitgliedern. Wir suchen engagierte und tatkräftige Unterstützung im Bereich Verwaltung.

Für die gute Sache brauchen wir deine Hands-on-Mentalität. Mit deinem Allroundtalent koordinierst du Termine mit externen Dienstleistern, begleitest diese bei den Projekten und behältst mit deinem gewissenhaften Auge den Überblick über unsere Materialien sowie Räumlichkeiten. Du hältst alles am Laufen, damit sich im Haus alle wohlfühlen und konzentriert arbeiten können. Zudem macht es dir Freude, mit vielen verschiedenen Menschen zusammenzuarbeiten und als verlässliche Schnittstelle zu agieren.

Deine Aufgaben:

• Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Dienstleister (z. B. Handwerker, Facility Management, Fuhrpark) und Lieferanten.
• Verantwortung für die Koordination von Terminen (z. B. Werkstatttermine), Abstimmung und Betreuung von Einsätzen sowie die Kommunikation per Telefon, E-Mail und persönlich vor Ort.
• Sicherstellung der Arbeitsplatz-Ausstattung durch Bestellung und Verwaltung von Mobiliar.
• Übernahme administrativer Aufgaben, z. B. Verwaltung von Zutrittskarten, Betreuung von Abonnements sowie Durchführung der Rechnungskontrolle.
• Hands-on-Mentalität im Alltag - du packst auch bei kleineren praktischen Aufgaben selbstverständlich mit an.
• Unterstützung und Koordination im Bereich Arbeitssicherheit.
• Vertretungsweise Übernahme bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben, z. B. Einkauf von Verbrauchsmaterialien, Botengängen, Warenannahme und Postbearbeitung sowie ganzheitliche Betreuung des Fuhrparkmanagements.

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Organisationsstärke, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion.
• Sicheres, freundliches Auftreten und ausgeprägtes Kommunikationsgeschick.
• Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, auch praktisch mit anzupacken.
• Gute Kenntnisse in den gängigen PC-Anwendungen.
• Führerschein Klasse B und Bereitschaft täglich im Büro zu sein.

Das bieten wir:

• Langfristig angelegte Beschäftigung in einem sehr sicheren und wirtschaftlich starken Unternehmen.
• Top-Onboarding mit persönlicher Begleitung und strukturierter Einarbeitung.
• Attraktives Vergütungspaket einschließlich herausragender Altersvorsorge, zahlreicher Vergünstigungen wie Zuschuss zum Deutschlandticket, Corporate Benefits (Mitarbeiter-Shopping-Portal), Bikeleasing, Kooperation mit EGYM Wellpass sowie weitere Sport- und Gesundheitsangebote (PME Familienservice).
• Motivierendes Umfeld und selbstständige Teamorganisation.
• Viel Raum für Entwicklung und Weiterbildung.
• Kurze Entscheidungswege.
• Flexibles Arbeitszeitmodell sowie Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Topmoderne Arbeitsumgebung in der Hamburger Hafen City.

Jetzt bewerben! Weitere Informationen erhältst du von Julia Kahl unter (Inhalt entfernt). Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen. Bitte bewirb dich online über unser Bewerbungsformular und gib deine Gehaltsvorstellung, Stundenzahl sowie Verfügbarkeit an. Mehr über unser Unternehmen findest du auf der Karriereseite.