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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office organization, improve workflows, and support team operations.
- Arbeitgeber: Join BSV Hamburg, representing 35,000 sports enthusiasts in the Hamburg region.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a dynamic work environment with access to various sports facilities.
- Warum dieser Job: Be a key player in enhancing efficiency and supporting community sports events.
- Gewünschte Qualifikationen: 2+ years in office management, strong multitasking, and proficiency in Office applications required.
- Andere Informationen: Flexible working hours and opportunities for personal growth in a vibrant sports community.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Mitarbeiter*in (m/w/d) für Büroorganisation
Der Betriebssportverband Hamburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in (m/w/d) für die Büroorganisation.
Der Betriebssportverband Hamburg (BSV Hamburg) vertritt die sportlichen und gesundheitsorientierten Interessen der Betriebssportgemeinschaften von rund 350 Unternehmen, Behörden und Institutionen in der Metropolregion Hamburg. Damit repräsentiert er rund 35 000 Betriebssportler*innen in und um Hamburg. Die Organisation von betriebssportlichen Wettkämpfen steht dabei im Vordergrund, genau wie die Beratung und Unterstützung der Betriebssportgemeinschaften bei sportlichen Events, u.a. mit der jährlich stattfindenden Hamburgiade. In unserem BSV-Sportpark am Berliner Tor in Hammerbrook befinden sich verschiedene Sportanlagen, auf denen Tennis (Halle und außen), Indoor-Golf, Darts, Beachvolleyball, Fußball, sowie weitere Sportarten ausgeübt werden können.
Zu den Aufgaben gehören:
- Sie kümmern sich eigenverantwortlich um die gesamte Büroorganisation, legen interne Büroabläufe fest und gewährleisten, dass diese effizient und den Sicherheitsstandards entsprechend im Unternehmen umgesetzt werden.
- Sie steigern die Effizienz unserer Betriebsabläufe.
- Sie empfangen und betreuen unsere Besucher*innen und BSGen, nehmen Anfragen entgegen und haben stets ein offenes Ohr für deren Anliegen.
- Sie gewährleisten optimale Betriebsabläufe, identifizieren mögliche Schwachstellen in unseren Geschäftsprozessen und treffen Präventionsmaßnahmen, um den Geschäftsablauf nicht zu gefährden.
- Sie implementieren Richtlinien und Verfahren, vergleichen den Ist- und Sollzustand und optimieren interne Abläufe.
- Sie koordinieren interne und externe Ressourcen und pflegen Beziehungen zu unseren BSGen, Lieferanten und Dienstleistern.
- Sie erteilen Auskünfte und beantworten Fragen zu Büroabläufen.
- Sie sorgen für Ordnung und Struktur in den Gemeinschaftsbereichen, strukturieren Büroabläufe, kümmern sich um Schriftverkehr und Ablagesysteme.
- Als zentrale Anlaufstelle im Empfangsbereich überblicken Sie tägliche Aufgaben und Abläufe, erstellen Performance-Reports und berichten an die Geschäftsleitung.
- Sie unterstützen das Team bei organisatorischen Aufgaben, z.B. bei der Terminkoordination von Meetings und Veranstaltungen, der Verwaltung der Ablagesysteme, der Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs und der Aktualisierung der Kontaktdatenbanken und Mitarbeiterlisten.
- Für reibungslose Abläufe verwalten und bestellen Sie bei Bedarf Büro- und Verbrauchsmaterialien.
- Sie sind verantwortlich für die interne Büroorganisation und das Layout einschließlich Anordnung, Hinzufügung und Umstellung von Arbeitsplätzen und Sie liefern auf Anfrage Ressourcen und Lösungsvorschläge.
Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Büromanagement
Ausgezeichnetes Zeit- und Aufgabenmanagement, soziale Kompetenz, ein hohes Maß an Flexibilität und hervorragende Multitaskingfähigkeit
Sicherer Umgang in Office-Anwendungen und Bereitschaft, sich in neue Software und Systeme einzuarbeiten
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter*in (m/w/d) für Büroorganisation Arbeitgeber: Hamburger Sportbund e.V.
Kontaktperson:
Hamburger Sportbund e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in (m/w/d) für Büroorganisation
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im Bereich Büroorganisation oder im Sportumfeld tätig sind. Sie könnten wertvolle Einblicke oder sogar Empfehlungen für die Stelle beim Betriebssportverband Hamburg haben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über den Betriebssportverband Hamburg und seine Aktivitäten. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du die Organisation und ihre Ziele verstehst. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerber*innen abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen im Büromanagement zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Prozesse optimiert oder Probleme gelöst hast, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige deine Flexibilität! In einem dynamischen Umfeld wie dem Betriebssportverband ist es wichtig, dass du bereit bist, dich schnell an neue Herausforderungen anzupassen und Lösungen zu finden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in (m/w/d) für Büroorganisation
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über den Betriebssportverband Hamburg. Besuche die offizielle Website, um mehr über deren Mission, Werte und aktuelle Projekte zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Büromanagement und deine Fähigkeiten im Zeit- und Aufgabenmanagement.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Büroorganisation geeignet bist. Gehe auf deine Flexibilität, Multitaskingfähigkeiten und deinen Umgang mit Office-Anwendungen ein.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständigen Bewerbungsunterlagen über unsere Website ein. Achte darauf, dass alle Dokumente gut formatiert und fehlerfrei sind, bevor du sie hochlädst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hamburger Sportbund e.V. vorbereitest
✨Zeige deine Organisationstalente
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Zeitmanagement verdeutlichen. Erkläre, wie du Abläufe optimiert und die Effizienz gesteigert hast.
✨Sei bereit für Fragen zu Multitasking
Erwarte Fragen, die deine Multitasking-Fähigkeiten testen. Teile konkrete Situationen mit, in denen du mehrere Aufgaben gleichzeitig erfolgreich gemeistert hast.
✨Demonstriere soziale Kompetenz
Da der Kontakt zu Besuchern und Betriebssportgemeinschaften wichtig ist, solltest du Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten und deinen Umgang mit verschiedenen Personengruppen parat haben.
✨Kenntnisse in Office-Anwendungen
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Office-Anwendungen hervorhebst. Sei bereit, über spezifische Software zu sprechen, die du verwendet hast, und wie du dich in neue Systeme eingearbeitet hast.
