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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte tägliche administrative Aufgaben und Dokumentenkontrolle für spannende Projekte.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines dynamischen Unternehmens, das innovative Lösungen in der Pharmaindustrie bietet.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und tolle Teamevents.
- Warum dieser Job: Perfekte Gelegenheit, deine Organisationstalente zu zeigen und in einem unterstützenden Team zu wachsen.
- Gewünschte Qualifikationen: Erforderlich sind starke Erfahrungen in der Administration und Dokumentenkontrolle sowie gute Excel-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Bonuspunkte, wenn du Erfahrung in der Pharma- oder CAPEX-Branche hast!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgaben:
- Tagtägliche administrative und sekretarielle Unterstützung (Meetings, Ausgaben, Korrespondenz)
- Führung der Dokumentenkontrolle zwischen internen Teams und externen Partnern
- Aktualisierung und Organisation von Projektdokumenten, Zeichnungen und Mängellisten
- Verwaltung der Schulungsüberwachung und Reporting-Dashboards
- Unterstützung der Teamkommunikation und Sicherstellung, dass nichts übersehen wird
- Protokollführung, Nachverfolgung von Maßnahmen und Unterstützung, um den Überblick zu behalten
Erforderliche Erfahrung:
- Starke Erfahrung in der Administration oder Dokumentenkontrolle (insbesondere bei großen Projekten)
- Sicher im Umgang mit Excel, Word, PowerPoint, Visio
- Vertraut mit Dokumentenmanagement-Tools (wie Aconex, Documentum usw.)
- Großartige Kommunikationsfähigkeiten, super organisiert und selbstmotiviert
- Komfortabel im selbstständigen Arbeiten und im Umgang mit sensiblen Informationen
- Bonus, wenn Sie bereits in der Pharmaindustrie oder an CAPEX-Projekten gearbeitet haben
Project Admin & Document Controller Arbeitgeber: Hamlyn Williams
Kontaktperson:
Hamlyn Williams HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Project Admin & Document Controller
✨Tip Nummer 1
Netzwerke in der Branche sind entscheidend. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit Fachleuten aus dem Bereich Projektadministration und Dokumentenkontrolle zu verbinden. So kannst du wertvolle Einblicke gewinnen und möglicherweise Empfehlungen erhalten.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Dokumentenmanagement-Tools, die wir bei StudySmarter verwenden. Wenn du bereits Erfahrung mit Aconex oder Documentum hast, hebe das in Gesprächen hervor. Wenn nicht, schau dir Tutorials oder Online-Kurse an, um dein Wissen zu erweitern.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. In einem Vorstellungsgespräch könntest du gebeten werden, Beispiele für Situationen zu geben, in denen du erfolgreich Informationen zwischen verschiedenen Teams koordiniert hast. Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten, indem du ein System zur Verwaltung von Aufgaben und Fristen entwickelst. Du könntest beispielsweise eine einfache Excel-Tabelle erstellen, um deine eigenen Projekte zu verfolgen. Dies zeigt, dass du proaktiv bist und die Anforderungen der Rolle verstehst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Project Admin & Document Controller
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Stelle sicher, dass du alle geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen in deinem Lebenslauf und Anschreiben hervorhebst.
Betone relevante Erfahrungen: Wenn du Erfahrung im administrativen Bereich oder im Dokumentenmanagement hast, stelle diese klar dar. Verwende konkrete Beispiele aus früheren Projekten, um deine Fähigkeiten zu untermauern.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die wichtigsten Fähigkeiten für die Position als Project Admin & Document Controller betont. Achte darauf, dass du Programme wie Excel, Word und PowerPoint sowie deine Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Tools erwähnst.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Rolle bist. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, sowie deine Organisationstalente.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hamlyn Williams vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement und Projektadministration. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsstrategien zu erläutern. Du könntest auch ein Beispiel geben, wie du erfolgreich mit verschiedenen Teams oder externen Partnern zusammengearbeitet hast.
✨Kenntnisse über Dokumentenmanagement-Tools
Informiere dich über gängige Dokumentenmanagement-Tools wie Aconex oder Documentum. Wenn du bereits Erfahrung mit solchen Tools hast, teile dies im Interview mit und erkläre, wie du sie effektiv genutzt hast.
✨Organisationsfähigkeiten demonstrieren
Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du deine Aufgaben priorisierst und organisiert hältst. Du könntest Methoden oder Tools erwähnen, die dir helfen, den Überblick über Projekte und Fristen zu behalten.
