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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte tägliche administrative Aufgaben und Dokumentenkontrolle für spannende Projekte.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines dynamischen Unternehmens, das innovative Lösungen in der Branche bietet.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Remote-Optionen und tolle Unternehmensvorteile.
- Warum dieser Job: Perfekte Gelegenheit, deine Organisationstalente zu zeigen und in einem unterstützenden Team zu wachsen.
- Gewünschte Qualifikationen: Erforderlich sind starke Erfahrungen in der Administration und Dokumentenkontrolle sowie gute Excel-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Bonuspunkte, wenn du Erfahrung in der Pharmaindustrie oder mit CAPEX-Projekten hast.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgaben:
- Tagtägliche administrative und sekretarielle Unterstützung (Meetings, Ausgaben, Korrespondenz)
- Führung der Dokumentenkontrolle zwischen internen Teams und externen Partnern
- Aktualisierung und Organisation von Projektdokumenten, Zeichnungen und Mängellisten
- Verwaltung der Schulungsüberwachung und Reporting-Dashboards
- Unterstützung der Teamkommunikation und Sicherstellung, dass nichts übersehen wird
- Protokollführung, Nachverfolgung von Maßnahmen und Unterstützung, um den Fortschritt auf Kurs zu halten
Erforderliche Erfahrung:
- Starke Erfahrung in der Administration oder Dokumentenkontrolle (insbesondere bei großen Projekten)
- Sicher im Umgang mit Excel, Word, PowerPoint, Visio
- Vertraut mit Dokumentenmanagement-Tools (wie Aconex, Documentum usw.)
- Großartige Kommunikationsfähigkeiten, super organisiert und selbstmotiviert
- Komfortabel im selbstständigen Arbeiten und im Umgang mit sensiblen Informationen
- Bonus, wenn Sie bereits in der Pharmaindustrie oder an CAPEX-Projekten gearbeitet haben
Kontaktperson:
Hamlyn Williams HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Project Admin & Document Controller
✨Tip Nummer 1
Netzwerke mit Fachleuten aus der Branche, insbesondere im Bereich Projektmanagement und Dokumentenkontrolle. Besuche relevante Veranstaltungen oder Webinare, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Anforderungen in diesem Bereich zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Zeige deine Fähigkeiten in Excel, Word und PowerPoint durch praktische Beispiele in Gesprächen oder bei Networking-Events. Bereite dich darauf vor, spezifische Situationen zu erläutern, in denen du diese Tools effektiv eingesetzt hast.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über gängige Dokumentenmanagement-Tools wie Aconex oder Documentum. Wenn möglich, mache dich mit diesen Programmen vertraut, um im Gespräch zu zeigen, dass du bereit bist, dich schnell einzuarbeiten.
✨Tip Nummer 4
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klare und prägnante Informationen zu vermitteln, und sei bereit, Beispiele für erfolgreiche Teamkommunikation zu geben, um deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Project Admin & Document Controller
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Stelle sicher, dass du alle geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen in deiner Bewerbung hervorhebst.
Betone deine Erfahrung: Fokussiere dich in deinem Lebenslauf und Anschreiben auf deine Erfahrungen im administrativen Bereich und im Dokumentenmanagement. Nenne konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Rolle starke Kommunikationsfähigkeiten erfordert, solltest du in deinem Anschreiben betonen, wie du effektiv mit verschiedenen Teams und externen Partnern kommunizierst. Erwähne auch, wie du Meetings leitest und Protokolle führst.
Verwende relevante Softwarekenntnisse: Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Excel, Word, PowerPoint und Visio klar darstellst. Wenn du Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Tools wie Aconex oder Documentum hast, erwähne dies ebenfalls, um deine Eignung zu unterstreichen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hamlyn Williams vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement und administrativer Unterstützung zu beantworten. Überlege dir konkrete Beispiele aus früheren Projekten, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen.
✨Kenntnisse über Tools demonstrieren
Stelle sicher, dass du mit den gängigen Dokumentenmanagement-Tools vertraut bist. Wenn du Erfahrung mit Aconex oder Documentum hast, erwähne dies und erkläre, wie du diese Tools effektiv genutzt hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten hervorheben
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit und effektive Kommunikation anführen. Zeige, wie du Informationen klar und präzise weitergegeben hast.
✨Organisationstalent unter Beweis stellen
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Erkläre, wie du Projekte und Dokumente strukturiert hast, um sicherzustellen, dass alles aktuell und zugänglich bleibt.
