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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite spannende Projekte zur Einführung der e-Akte und unterstütze die Digitalisierung.
- Arbeitgeber: Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock bietet ein modernes Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein attraktives Gehalt.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Zukunft in einer lebendigen Stadt direkt an der Ostsee.
- Gewünschte Qualifikationen: Abschluss in öffentlicher Verwaltung oder Wirtschaft, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke.
- Andere Informationen: Familienfreundliche Umgebung mit tollen Karrierechancen und Unterstützung für Umzüge.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist die o.g. Planstelle im Amt für Digitalisierung und IT befristet für die Dauer des Mutterschutzes und der Elternzeit der Stelleninhaberin, voraussichtlich bis in Vollzeitbeschäftigung (39 Wochenstunden) zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitfähig bis maximal 35 Wochenstunden.
Wir suchen eine/ einen Mitarbeiter/-in (m/w/d) für folgende Aufgaben:
- Planen, Durchführen und Nachbereiten einzelner Teilprojekte zur Einführung der e-Akte
- Leiten einzelner Teilprojekte
- Aufbauen geeigneter Teilprojektstrukturen
- Erstellen von realistischen Zeit- und Ressourcenplanungen für die Teilprojekte
- Analysieren vorhandener bzw. notwendiger Schnittstellen
- Identifizieren und Einbinden von Fachverfahrensanbindungen
- Erstellen und Bearbeiten der begleitenden Unterlagen wie z. B. Fachkonzepte, Aktenpläne u. Ä.
- Betätigen des Personalrates bzw. Gesamtpersonalrates
- Erstellen von Umsetzungskonzepten bzw. Maßnahmenplänen
- Beraten, Schulen und Unterstützen der Nutzer/-innen (m/w/d), Erarbeiten von Hilfsmitteln
- Unterstützen der Projektleitung beim Projektmanagement
Voraussetzungen, die Sie mitbringen:
- (Fach)Hochschulabschluss auf dem Gebiet der öffentlichen Verwaltung oder der Wirtschaftswissenschaften oder der Verwaltungs- oder Wirtschaftsinformatik oder der Rechtswissenschaften oder eine abgeschlossene Fortbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt/-in (m/w/d)
- Kenntnisse der Sicherheits- und Unfallverhütungsvorschriften (GUV) und DIN (Sportgeräte) sind wünschenswert
- Einschlägige Berufserfahrung oder Erfahrungen in ähnlich gelagerten Aufgabengebieten wünschenswert
- Einschlägige Erfahrungen und Kenntnisse des Projektmanagements und Prozessmanagements von Vorteil
- Kenntnisse bei der Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen (vorzugsweise d.3), Erfahrungen in der Nutzung von Vorteil
- Fachübergreifendes Wissen, d. h. sowohl technologische, betriebswirtschaftliche als auch projektgestaltende Kompetenzen
- Umfassende PC‑Kenntnisse (erforderlich: Word, Excel, Windows, Power Point)
- Kenntnisse des Personalvertretungsgesetzes M‑V wünschenswert
- Kenntnisse von Normen und Standards in der Schriftgutverwaltung wünschenswert
- Gutes Verständnis für IT‑Services und Digitalisierung, Erfahrungen auf diesem Gebiet von Vorteil
- Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
- Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Organisationsfähigkeit mit hoher Kunden- und Serviceorientierung
- Belastbarkeit, sicheres und freundliches Auftreten
Entgelt: Die Planstelle ist nach TVöD mit der Entgeltgruppe E11 bewertet.
Zudem bieten wir:
- Sehr gute Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD‑VKA)
- Jahresurlaub 30 Arbeitstage (bei unterjährigem Beginn/Ende anteilig)
- Betreibliche Altersvorsorge (ATV‑K)
- DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30 %)
- Standortsicherheit Rostock
Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage über das Online‑Formular. Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden. Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden.
Bewerbungsfrist: 16. März 2026
Tätigkeitsaufnahme: zum 09. Juni 2026
Vertragsart: Vollzeit, befristet
Ansprechpartner: Ihre Fragen beantworten wir Ihnen gerne! Bärbel Seemann Tel. 0381 381‑1319
Bewerbungsunterlagen, die bis zum Ende der Bewerbungsfrist unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben. Kosten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren werden nicht erstattet.
Sachbearbeiter/-in E-Akte (m/w/d) Arbeitgeber: Hanse- und Universitätsstadt Rostock
Kontaktperson:
Hanse- und Universitätsstadt Rostock HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter/-in E-Akte (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Mach dir eine Liste von Fragen, die du im Vorstellungsgespräch stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, mehr über die Stelle und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf typische Interviewfragen vor, aber sei auch bereit, deine eigenen Erfahrungen und Erfolge zu teilen. Wir wollen sehen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast!
✨Tipp Nummer 3
Kleide dich angemessen für das Gespräch. Ein professionelles Auftreten kann einen großen Unterschied machen und zeigt, dass du die Gelegenheit ernst nimmst.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter/-in E-Akte (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du dich für die Stelle als Sachbearbeiter/-in E-Akte interessierst. Das macht deine Bewerbung einzigartig!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben in klare Abschnitte und verwende Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. So finden wir schnell die Infos, die wir brauchen!
Beweise deine Skills!: Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um deine Fähigkeiten im Projektmanagement und in der Digitalisierung zu belegen. Zeig uns, dass du die Anforderungen der Stelle erfüllst und wie du zum Team beitragen kannst!
Online bewerben!: Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hanse- und Universitätsstadt Rostock vorbereitest
✨Informiere dich über die E-Akte
Mach dich mit dem Konzept der E-Akte vertraut. Verstehe, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie für die Verwaltung bringt. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, dich in das Thema einzuarbeiten.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Projektmanagement und in der Teamarbeit verdeutlichen. So kannst du während des Interviews anschaulich zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Interaktion mit Nutzern und Kollegen erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu stellen und aktiv zuzuhören.
✨Frage nach Weiterbildungsmöglichkeiten
Zeige dein Interesse an persönlicher und beruflicher Entwicklung, indem du nach den Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten fragst, die die Hanse- und Universitätsstadt Rostock bietet. Das zeigt, dass du langfristig an der Stelle interessiert bist.