Wir suchen für unseren Bereich Familienhilfen/Jugendamt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Sachbearbeiter:in im Internen Service/Geschäftsstelle. Der Bereich Familienhilfen/Jugendamt unterstützt und berät junge Menschen, Eltern und Erziehungsberechtigte mit dem Ziel, positive Lebensbedingungen für ein gesundes Aufwachsen zu schaffen. Die Aufgaben des Jugendamtes werden durch pädagogische Teams (z.B. Allgemeiner Sozialer Dienst, Pflegekinder- und Adoptionsstelle, Eingliederungshilfe) sowie Verwaltungsdienste (z.B. Unterhaltsvorschuss/Beistandschaften, Wirtschaftliche Jugendhilfe) wahrgenommen. Die Abteilung „Personal, Finanzen und Allgemeines“ ist hierbei als Serviceeinheit für alle zentralen und übergeordneten Angelegenheiten des Bereiches zuständig.
Das Aufgabengebiet im Geschäftszimmer umfasst:
- Assistenz der Bereichsleitung (u.a. Terminkoordination, Bearbeitung von Posteingängen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Telefonservice und wegweisende Beratung für Bürger:innen, Korrespondenz mit Kooperationspartner:innen und Mitarbeiter:innen)
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Koordination bei Fortbildungen, Dienstreisen, Bereitschaftsplänen etc.)
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten für den Bereich (u.a. themenbezogene Sachbearbeitung, Rechnungsbuchung, Logistik, Aktenverwaltung, Pflege von Verzeichnissen, Materialbestellung)
- Zeitwirtschaftsbeauftragte:r im Bereich (elektronische Zeiterfassung, Krank- und Gesundmeldungen, Urlaubsanträge etc.)
Das Aufgabengebiet im Internen Service umfasst:
- Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen des Bereiches in der Finanzsoftware MACH
- Mitwirkung bei der Bewirtschaftung des investiven und konsumtiven Haushalts des Bereiches
- Datenerhebung aus der Finanzsoftware für das Berichtswesen
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten für den Bereich (u.a. themenbezogene Sachbearbeitung, wie z.B. Logistik, Aktenverwaltung, Pflege von Verzeichnissen)
- Arbeitsschutz
- Vertretung des Geschäftszimmers
Erwartet werden:
- Eine abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung
- Alternativ: eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. zur/zum Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Bankkauffrau/-mann, Handelsfachwirt:in) oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r
- Berufserfahrung im Bürobereich
- Ein guter Umgang mit Familien und jungen Menschen
- Gute EDV-Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen
- Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Selbstsicheres Auftreten und lösungsorientiertes Handeln
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität
- Hohe Leistungsbereitschaft, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung
Geboten werden:
- Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
- Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
- Flexibilität und Work-Lübeck-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle im Rahmen der bedarfsorientierten Servicezeiten, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und Telearbeit, vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
- Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
- Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing
- Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie einen Arbeitsplatz nahe der Lübecker Altstadt
Die durchschnittliche regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt 39 Stunden; die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG 6 TVöD. Darüber hinaus wird Tarifbeschäftigten eine betriebliche Altersversorgung angeboten. Teilzeit ist nach Absprache möglich. Bitte geben Sie bei einem Teilzeitwunsch die Wunscharbeitszeit in Ihrer Bewerbung mit an.
Die Hansestadt Lübeck verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern auf der Grundlage des Frauenförderplans. Da die Hansestadt Lübeck eine Erhöhung des Frauenanteils anstrebt, werden qualifizierte Frauen ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt. Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellenbesetzung berücksichtigt. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 14. Januar 2025 statt. Bitte bewerben Sie sich bis zum 11. Dezember 2024 über das Karriereportal der Hansestadt Lübeck (unter der Kennziffer K 275 / 2024). Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.
Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Mutz, Telefon 0451 / 122 ‑ 4665, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Neuser, Telefon 0451 / 122 ‑ 1910 zur Verfügung.
Sachbearbeiter:in im Internen Service/Geschäftsstelle Arbeitgeber: Hansestadt Lübeck
Die Hansestadt Lübeck bietet als Arbeitgeberin ein sicheres und tarifgebundenes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen und einem kollegialen Umfeld. Die flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, während umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten und Gesundheitsangebote die persönliche und berufliche Entwicklung unterstützen. Zudem profitieren Mitarbeitende von der kulturellen Vielfalt und der Lebensqualität in einer lebendigen Stadt an der Ostsee.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter:in im Internen Service/Geschäftsstelle erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Hansestadt Lübeck
Wenn du auf der Website von Hansestadt Lübeck stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Hansestadt Lübeck erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hansestadt Lübeck vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
