Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Unternehmensleitung bei Terminen, Reisen und Meetings.
- Unternehmen: Etabliertes Unternehmen mit professionellen Strukturen und kurzen Entscheidungswegen.
- Vorteile: Verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit hoher Sichtbarkeit und langfristiger Perspektive.
- Weitere Informationen: Spannende Aufgaben in einem dynamischen Umfeld mit Gestaltungsspielraum.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse aktiv und arbeite eng mit der Unternehmensführung zusammen.
- Qualifikationen: Erfahrung in Assistenzfunktionen und starke Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Im Auftrag unseres Mandanten sucht HAPEKO, die Personalberatung für Spezialisten und Führungskräfte, einen Executive Assistant (m/w/d) in Festanstellung. Unser Mandant ist ein etabliertes Unternehmen mit professionellen Strukturen und kurzen Entscheidungswegen am Standort. Die Position ist im unmittelbaren Umfeld der Unternehmensleitung angesiedelt und verbindet klassische Assistenzaufgaben mit einer hohen Koordinations- und Steuerungsfunktion im Tagesgeschäft. In dieser Rolle sind Sie zentrale Anlaufstelle für interne Schnittstellen sowie externe Ansprechpartner und sorgen dafür, dass Informationen, Termine und Prioritäten zuverlässig zusammenlaufen. Sie arbeiten eng mit relevanten Stakeholdern zusammen, halten Fristen nach und schaffen Ordnung in parallelen Themensträngen.
Wenn Sie als Executive Assistant (m/w/d) gerne vorausschauend organisieren, souverän kommunizieren und im Management-Umfeld echten Mehrwert stiften möchten, finden Sie hier eine Aufgabe mit Verantwortung, Nähe zu Entscheidungen und hohem Vertrauensgrad.
Aufgaben- Proaktive Unterstützung der Unternehmensleitung im Tagesgeschäft inklusive Terminsteuerung, Reiseplanung und Meetingmanagement
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen mit Agendaerstellung, Unterlagenkoordination und strukturiertem Nachhalten von Beschlüssen
- Steuerung der internen und externen Kommunikation als zentrale Schnittstelle inklusive Priorisierung eingehender Anliegen
- Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung von Dokumenten, Präsentationen sowie professionelles Dokumenten- und Ablagemanagement
- Monitoring von Fristen, To-dos und Abhängigkeiten über mehrere Themen hinweg mit dem Ziel reibungsloser Entscheidungs- und Informationsprozesse
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungs- oder Managementebene in einem strukturierten Umfeld
- Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungskompetenz mit Ruhe und Verlässlichkeit bei hohem Tempo und wechselnden Anforderungen
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie souveränes Stakeholder-Management über Hierarchieebenen hinweg
- Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und professionellem Umgang mit sensiblen Informationen und vertraulichen Inhalten
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie eine pragmatische, serviceorientierte Arbeitsweise mit Blick für Details
- Verantwortungsvolle Schlüsselrolle in direkter Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung und hoher Sichtbarkeit im Unternehmen
- Festanstellung mit geplantem Start zum 27.05.2026 und klar definiertem Aufgabenbereich in einem professionellen Umfeld
- Abwechslungsreiche Tätigkeit mit breiten Schnittstellen, kurzen Abstimmungswegen und spürbarem Einfluss auf effiziente Abläufe
- Strukturiertes Arbeiten mit Gestaltungsspielraum bei der Optimierung von Prozessen, Standards und Kommunikationswegen
- Langfristige Perspektive in einer vertrauensvollen Position, in der Qualität, Verlässlichkeit und Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen
Als mehrfach ausgezeichnete Personalberatung ist HAPEKO die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland und Österreich. Wir schaffen Verbindungen zwischen qualifizierten Kandidaten und spannenden Unternehmen. Mit insgesamt mehr als 20 Standorten begleiten wir Sie auf Ihrem Weg zum nächsten Karriereschritt.
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: HAPEKO Hanseat. Personalkontor Deutschland
Unser Mandant bietet eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle als Executive Assistant (m/w/d) in einem etablierten Unternehmen mit professionellen Strukturen und kurzen Entscheidungswegen. Die Arbeitskultur fördert eine enge Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung, was Ihnen die Möglichkeit gibt, aktiv an wichtigen Entscheidungen teilzuhaben und Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einzubringen. Zudem profitieren Sie von einer langfristigen Perspektive und einem klar definierten Aufgabenbereich, der Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung bietet.
Kontaktdaten:
HAPEKO Hanseat. Personalkontor Deutschland Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Executive Assistant bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufnimmst. Frag nach, ob es Möglichkeiten gibt, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen Mitarbeitern oder ehemaligen Angestellten des Unternehmens zu verbinden. So kannst du wertvolle Einblicke gewinnen und vielleicht sogar eine persönliche Empfehlung erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmensleitung und deren Arbeitsweise. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Unterstützung für das Team bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das erhöht deine Chancen, gesehen zu werden, und zeigt, dass du wirklich an der Position interessiert bist. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung in den richtigen Händen landet.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Wir suchen nach authentischen Persönlichkeiten, die sich mit unserer Unternehmenskultur identifizieren können. Lass deine Leidenschaft für die Assistenzfunktion durchscheinen!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. Das zeigt uns, dass du auch im Job organisiert bist!
Sprich unsere Sprache!:Nutze die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. So zeigst du, dass du die Anforderungen verstehst und dich mit der Position identifizierst. Das macht einen guten Eindruck!
Bewirb dich direkt bei uns!:Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. Dort findest du alle Informationen und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt. Mach den ersten Schritt zu deiner neuen Herausforderung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei HAPEKO Hanseat. Personalkontor Deutschland vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über das Unternehmen und seine Kultur zu erfahren. Schau dir die Website an, lies aktuelle Nachrichten und verstehe die Branche, in der das Unternehmen tätig ist. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Da die Rolle des Executive Assistant viel Organisation und Kommunikation erfordert, bereite spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung vor, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen demonstrieren. Überlege dir, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Stelle Fragen zur Position
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen, die dir helfen, die Erwartungen an die Rolle besser zu verstehen. Frage nach den größten Herausforderungen, die der neue Executive Assistant bewältigen muss, oder wie der Erfolg in dieser Position gemessen wird. Das zeigt, dass du proaktiv denkst.
✨Präsentiere dich professionell
Achte darauf, dass dein Outfit dem professionellen Umfeld entspricht. Ein gepflegtes Erscheinungsbild hinterlässt einen positiven ersten Eindruck. Zudem solltest du während des Interviews selbstbewusst auftreten, Augenkontakt halten und aktiv zuhören, um eine gute Verbindung zu deinem Gesprächspartner aufzubauen.
