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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und sorge für einen reibungslosen Büroalltag.
- Arbeitgeber: Renommiertes internationales Schifffahrtsunternehmen mit flachen Hierarchien.
- Mitarbeitervorteile: 30 Urlaubstage, modernes Equipment, Job-Bike und Firmenevents.
- Andere Informationen: Charmante Büroräume in Toplage direkt an der Alster.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag aktiv mit und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Unternehmen: Unser Mandant ist ein renommiertes international agierendes Schifffahrtsunternehmen mit zentral gelegenem Sitz in Hamburg. Seit vielen Jahrzehnten erfolgreich am Markt etabliert, betreibt das Unternehmen eine moderne Flotte im internationalen Seehandel und bietet seinen Kunden einen exzellenten Service mit maßgeschneiderten Supply-Chain-Lösungen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir exklusiv eine Assistenz der Geschäftsleitung / Office Managerin (m/w/d) in Vollzeit und unbefristeter Festanstellung. In dieser abwechslungsreichen Rolle übernehmen Sie eine zentrale Funktion im Tagesgeschäft: Sie entlasten die Geschäftsführung organisatorisch, sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und sind eine verlässliche Schnittstelle zwischen internen Teams, Gästen und externen Partnern.
Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich und möchten Ihre organisatorischen Stärken in einem vielseitigen Umfeld mit flachen Hierarchien einbringen? Sie arbeiten strukturiert, kommunizieren souverän – auf Deutsch wie auf Englisch – und behalten auch bei parallelen Aufgaben stets den Überblick? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der Referenznummer AMA!
Aufgaben:- Erste Anlaufstelle am Empfang und Telefon – mit einem freundlichen Auftreten sorgen Sie für einen professionellen Kontakt nach außen sowie für eine angenehme Betreuung von Gästen und Shareholdern
- Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, insbesondere durch zuverlässige Kalenderpflege, Terminorganisation und Übernahme administrativer Aufgaben
- Planung und Organisation von Geschäftsreisen und Firmenveranstaltungen
- Koordination und Betreuung von externen Dienstleistern wie Handwerkern, Reinigungs- oder Sicherheitsfirmen
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags durch die Organisation von Büromaterial sowie die Verwaltung vertragsbezogener Themen (z.B. Telefonie, Firmenwagen, Versicherungen)
- Sorgfältige Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungsräumen für interne und externe Termine
- Übernahme weiterer Verwaltungs- und Assistenzaufgaben im laufenden Tagesgeschäft
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Assistenzfunktion und/oder im Office Management, idealerweise in einem mittelständischen Unternehmensumfeld mit internationaler Ausrichtung
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigeninitiative sowie ein sicheres Gespür für Prioritäten und effiziente Abläufe
- Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Informationen und ausgeprägte Diskretion
- Hohes Maß an Serviceorientierung, Professionalität im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift – in Deutsch und Englisch gleichermaßen sicher
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook und Word
- Eine spannende und vielseitige Position in einem international tätigen Unternehmen mit flachen Hierarchien
- 30 Urlaubstage
- Moderne technische Ausstattung und ergonomische Arbeitsplätze in hochwertig ausgestatteten Büroräumen
- Arbeiten in einem charmanten Altbau in Toplage in direkter Alsternähe
- Ein strukturiertes Onboarding und persönliche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen
- Job-Bike, Getränke und Obst, Firmenevents und weitere Zusatzangebote
Assistenz der Geschäftsleitung / Office Managerin (m/w/d) Arbeitgeber: Hapeko Hanseatisches Personalkontor GmbH
Kontaktperson:
Hapeko Hanseatisches Personalkontor GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsleitung / Office Managerin (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, das Unternehmen oder die Branche besser kennenzulernen, nutze sie. Besuche Messen oder Networking-Events, um Kontakte zu knüpfen und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Stelle passen. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Serviceorientierung unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Begeisterung für die Position! Während des Gesprächs kannst du durch Fragen und Anmerkungen dein Interesse an der Rolle und dem Unternehmen deutlich machen. Das zeigt, dass du wirklich motiviert bist, Teil des Teams zu werden.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir bei StudySmarter sind hier, um dir zu helfen, den besten Job zu finden. Ein einfacher Bewerbungsprozess kann dir helfen, schneller in die engere Auswahl zu kommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsleitung / Office Managerin (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben, damit wir einen Eindruck von dir bekommen.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen sorgfältig zu überprüfen, denn das zeigt uns, dass du Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hapeko Hanseatisches Personalkontor GmbH vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir unbedingt Informationen über das Schifffahrtsunternehmen und seine Dienstleistungen aneignen. Schau dir die Website an, lies aktuelle Nachrichten und verstehe die Branche. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Aufgaben der Assistenz der Geschäftsleitung zu erläutern.
✨Präsentiere deine Soft Skills
In dieser Rolle sind Eigenschaften wie Serviceorientierung, Diskretion und Teamfähigkeit entscheidend. Bereite dich darauf vor, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt hast und wie sie dir helfen können, im neuen Job erfolgreich zu sein.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.