Strategic Program Coordinator 80 - 100% (f/m/d)

Der Strategic Program Coordinator ist das operative "Muskel" des Corporate Strategy-Programms. In enger Zusammenarbeit mit dem Head of Business Development und dem CEO stellen Sie die strategische Ausrichtung sicher und bieten dem SteerCo und dem Vorstand die Sichtbarkeit und Kontrolle, die erforderlich sind, um das Programm durch rigorose Projektkoordination und -management zum Erfolg zu steuern.

Was Sie erwarten können:

• Strategische Unterstützung & SteerCo-Zusammenarbeit
  • SteerCo-Ausrichtung: Durchführung wöchentlicher Update-Meetings und Vorbereitung hochwertiger Vorabinformationen/Entscheidungspapiere.
  • Berichterstattung an den Vorstand: Unterstützung des SteerCo durch die Vorbereitung von vorstandsfähigen Materialien basierend auf den Inhalten der verschiedenen Workstream-Leiter und externen Beratern.
  • Entscheidungsprotokollierung: Führen eines formalen Protokolls aller strategischen Entscheidungen (und Abwägungen, die auf SteerCo- und Vorstandsebene getroffen wurden).
• Betriebliche & administrative Verwaltung
  • Programmorganisation: Vollständige Verantwortung für den Programmrhythmus, einschließlich der vollständigen Organisation von SteerCo-, Vorstand-Strategie-Updates und Workstream-Check-ins.
  • Vorbereitung von Präsentationen für Führungskräfte: Entwurf und Verfeinerung von Präsentationen für das SteerCo, um komplexe strategische Daten in klare, visuelle Zusammenfassungen zu übersetzen.
  • Integrierte Planung: Konsolidierung aller internen und externen Aufgaben in einen einzigen Master-Zeitplan, einschließlich rechtlicher/steuerlicher Unteraufgaben nach Land.
  • Standardisierung: Verantwortung für den „Hapimag-Standard“ für Dokumentation, um ein konsistentes, vorstandsfähiges Format über alle Workstreams hinweg sicherzustellen.
  • Informationsfluss: Als „Fluglotse“ agieren, um sicherzustellen, dass Daten nahtlos von den Arbeitsteams zum SteerCo fließen.
  • Kostenmodell (CTC): Durchsetzung der Regel „Quote-to-Commit“, wonach keine Aufgabe ohne ein formales Festpreisangebot beginnt.
  • Budgetkontrolle: Durchführung monatlicher Abweichungsanalysen im Vergleich zu tatsächlichen Ausgaben, verpflichteten Ausgaben und Budgetschätzungen; proaktive Steuerung des Budgets zur Identifizierung von Überlauf-Risiken im Voraus und effiziente Minderung dieser zusammen mit den Workstream-Leitern.
  • Rechnungsprüfung: Etablierung eines Prozesses zur Überprüfung von Rechnungen Dritter gegen genehmigte Leistungsbeschreibungen (SOW) vor der Zahlung.
• Qualitätssicherung & Risikomanagement
  • Risikomanagement: Führen eines aktuellen Risiko-Registers (z.B. rechtliche Nichteinhaltung, Blockierung durch Aktionäre) mit zugewiesenen Verantwortlichen und Minderungsplänen.
  • Qualitätssicherungs-Gates: Implementierung obligatorischer „Qualitätssicherungs-Gates“ für wichtige Übergaben, wie z.B. den Demerger-Blueprint oder das Finanzmodell.
  • Abnahme von Lieferungen: Definition formaler Abnahmekriterien für alle Lieferungen Dritter, um qualitativ hochwertige Ergebnisse sicherzustellen.

Was Sie mitbringen:

• Erfahrung: 3+ Jahre in Projekt-/Programmmanagement (PMO).
• Sprachen: Beherrschung der englischen und deutschen Sprache.
• Ausbildung & Zertifizierung: Idealerweise eine anerkannte Projekt- oder Programmmanagement-Zertifizierung (z.B. PMP, Prince2 oder MSP), um sicherzustellen, dass branchenübliche Methoden angewendet werden.
• Technische Exzellenz: Beherrschung von Programmmanagement-Tools und fortgeschrittene Kenntnisse in PowerPoint/Grafikdesign zur Erstellung professioneller Präsentationen auf Vorstandsniveau; versiert im Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Optimierung von Projekt-/Programmmanagement-Workflows und Automatisierung des Designs von hochwirksamen Präsentationen.
• Organisationstalent: Außergewöhnliche administrative und organisatorische Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, komplexe Kalender, Besprechungsrhythmen und Workstreams zu verwalten.
• Proaktivität: Eine „Keine Überraschungen“-Mentalität – die Bedürfnisse des CEO und des Head of Business Development antizipieren, bevor sie gefragt werden.

Was wir bieten:

• Herausfordernde Aufgaben und eine vielfältige Rolle mit der Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu wachsen und zu gedeihen.
• Ein modernes Open-Office-Arbeitsumfeld in der Hapimag-Zentrale in Steinhausen (ZG) mit hervorragenden Verkehrsanbindungen, einer freundlichen Atmosphäre und einem engagierten, agilen Team mit einem großartigen Sinn für Humor.
• Ein hybrides Arbeitsmodell (bis zu 40% Remote-Arbeit) sowie die Möglichkeit, gelegentlich von einem unserer Resorts aus zu arbeiten.
• Attraktive Mitarbeitervergünstigungen für Urlaube in Hapimag-Resorts.
• Förderung der Eigenverantwortung und der beruflichen Entwicklung unserer Mitarbeiter.

Fragen? Wenn etwas unklar ist oder Sie mehr über die Rolle erfahren möchten, können Sie uns jederzeit unter career@hapimag.com kontaktieren.

Haben wir Sie überzeugt, Teil unserer Hapimag-Familie und Erfolgsgeschichte zu werden? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen! Füllen Sie einfach das untenstehende Formular aus – wir werden uns kurzfristig bei Ihnen melden.

Bitte beachten Sie, dass wir für diese Position derzeit nur direkte Bewerbungen mit einer bestehenden, gültigen Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für die Schweiz berücksichtigen und prüfen. Wir bitten Sie auch, Ihre Gehaltsvorstellungen und Ihr frühestmögliches Startdatum anzugeben.

Über Hapimag: Als Pioniere der Sharing Economy sind wir ein Team von über 1.800 Menschen und etwa 120.000 Mitgliedern. Unser gemeinsames Ziel: ein hochwertiges und nachhaltiges Urlaubserlebnis. Gemeinsam nutzen wir 56 verschiedene Urlaubsresorts in beliebten Zielen in ganz Europa – am Meer, in den Bergen oder in Städten. Warum? Weil wir entspannt und verantwortungsbewusst Urlaub machen wollen.