Assistenz der Fachgebietsleitung "Digital Health - Non-Communicable Diseases" (m/w/d)

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute. Unser Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken. Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten.

In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health", "Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen beitragen. Das Fachgebiet "Digital Health - Non-Communicable Diseases" unter der Leitung von Prof. Dr. med. Katarina Braune entwickelt digitale Technologien zur Prävention und Versorgung chronischer, nicht übertragbarer Erkrankungen, insbesondere Diabetes. Unser interdisziplinärer Ansatz verbindet Medizin, Informatik und gesellschaftliche Perspektiven.

Aufgaben:

• Du übernimmst die Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten am Fachgebiet, insbesondere:
• Aktive Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitung/Professor:in, inklusive vorausschauender Planung, Priorisierung und frühzeitiger Identifikation von Terminengpässen.
• Unterstützung bei der Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen am Lehrstuhl, inklusive Agenda-Management, Protokollführung und Nachverfolgung von To-dos.
• Überblick über parallele Themen, offene Aufgaben und Fristen im Fachgebiet.
• Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitung, Beantragung und Abrechnung der Dienstreisen der Fachgebietsleitung in SAP Concur.
• Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagementprogramm DocuWare.
• Unterstützung bei der Anstellung und im Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitung in der akademischen Verwaltung, z.B. Prüfungsausschuss.
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs.
• Mitwirkung bei der Finanz- und Budgetplanung der Fachgebietsleitung und Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen wie Finanzen, Drittmittel und Personal.
• Unterstützung bei Sonderaufgaben wie z.B. Organisation eines jährlichen Fachgebiet-Retreats.
• Pflege eines professionellen Netzwerkes mit den Assistenzen der anderen Fachgebiete sowie mit relevanten internen und externen Kontakten.

Profil:

• Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein Studium erfolgreich abgeschlossen oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Erfahrungen in vergleichbaren Positionen mit.
• Strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick.
• Du hast Freude an Assistenztätigkeiten und bist im Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.) versiert und bist offen für moderne Kollaborationstools (z.B. Slack, Notion).
• Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen wünschenswert.
• Eine eigenverantwortliche, planvolle und lösungsorientierte Arbeitsweise ist für Dich selbstverständlich.
• Souveränes und freundliches Auftreten.
• Aufgrund der internationalen Ausrichtung an den Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift wichtig.

Wir bieten:

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld.
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst.
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits) sowie vergünstigtes Mittagessen.
• Bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket.
• Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser) sowie frisches Obst.
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen.
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) kannst Du kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen.
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche).
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester.
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin.

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