Koordinator für Berufungsverfahren (m/w/d)

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute, (www.hpi.de). Unser Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken. Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten.

In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health", "Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen beitragen. Die Digital-Engineering-Fakultät der Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an.

Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet und in Voll-/Teilzeit (min. 30 Stunden/Woche) zu besetzen. In dieser Position koordinieren und begleiten Sie die Verfahren zur Besetzung von Professuren. Sie sorgen dafür, dass diese Verfahren gut organisiert, transparent und rechtssicher ablaufen - von der Stellenausschreibung bis zur Annahme des Rufs durch die ausgewählte Person. Dabei arbeiten Sie eng mit Berufungskommissionen, der Fakultät und der Universitätsverwaltung zusammen.

• Ganzheitliche Organisation und Steuerung von Berufungsverfahren für Professuren von der Ausschreibung bis zur Rufannahme
• Zeit- und Ablaufplanung unter Einhaltung von Fristen und Prozessabläufen sowie kontinuierliches Monitoren der gleichzeitig laufenden Verfahren
• Betreuung mehrerer parallellaufender Verfahren in unterschiedlichen Phasen
• Vorbereitung, Organisation und Begleitung der Sitzungen der Berufungskommissionen
• Sicherstellung, dass alle Verfahren transparent, effizient und rechtlich korrekt durchgeführt werden
• Zentrale Ansprechpartner:in für die Kommissionsmitglieder und das Berufungsmanagement der Universität Potsdam
• Erstellung und Pflege der Berufungsunterlagen (Berufungsakte) als Grundlage für die Ruferteilung
• Mitwirkung bei der Einführung und Nutzung eines digitalen Bewerbermanagementsystems
• Beteiligung an der Weiterentwicklung und Optimierung organisatorischer Abläufe in der Fakultät

Ein abgeschlossenes Studium (z. B. Verwaltungswissenschaften) oder einschlägige Berufserfahrung in Verwaltung, Organisation oder Hochschulmanagement. Interesse an rechtlichen und organisatorischen Fragestellungen (Kenntnisse im Hochschul- oder Beamtenrecht sind von Vorteil). Freude an Koordination, Kommunikation und Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Personengruppen. Sehr gute organisatorische Fähigkeiten. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (min. B1, ideal B2). Versierter Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen. Kommunikationsstärke und sehr gutes Stakeholder-Management. Hohes Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Sorgfalt. Konfliktsensibilität und Durchsetzungsfähigkeit. Selbständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.

Wir bieten:

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Sie viel bewegen können
• Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung
• Regelmäßige Team-Events und Workshops
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) können Sie kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
• Attraktive Mitarbeiterangebote (Corporate Benefits)
• Ein bezuschusstes Firmenticket/ Deutschlandticket
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche)
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin