Operativen Einkäufer (m/w/d) - Schwerpunkt Forschung & Digitalisierung

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute. Unser Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken. Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten.

In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health", "Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen beitragen. Die Digital-Engineering-Fakultät der Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an.

Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit zu besetzen.

Aufgaben

• Als Einkäufer:in unterstützt du das HPI dabei, die passende Technik und Weiteres rechtzeitig, wirtschaftlich und compliance-konform auf den Tisch zu bekommen.
• Du analysierst den Bedarf der Fachgruppen, der Verwaltung und des Rechenzentrums, verhandelst Rahmenverträge und Lizenzen, baust ein digitales Vertrags- und Lizenzmanagement auf und sorgst mit digitalen Tools dafür, dass Bestell- und Rechnungsprozesse von der ersten Anfrage bis zur Ausgabe nahtlos laufen.
• Unterstützung beim Aufbau eines institutsweiten Informationssystems zur Ablage von Verträgen.
• Bedarfsanalyse, Markt- und Lieferantenrecherche für Hard- und Software sowie weitere im Institut benötigte Themen.
• Unterstützung bei Verhandlung und Management von Rahmen- und Dienstleistungsverträgen (u. a. Hardware, Büromittel, Cloud-, SaaS-, Campus-Lizenzen).
• Lizenzmanagement: Bestandsaufnahme, Optimierung, Compliance-Prüfung.
• Digitale Bestell- und Freigabeprozesse (PR/PO), Stammdatenpflege, Reporting (Spend- & Vendor-Analysen).
• Aufbau und Pflege eines Lieferantenportfolios (Diversitäts- und Nachhaltigkeitskriterien).
• Mitwirkung bei Projekten zur Prozessdigitalisierung (E-Procurement, elektronische Rechnungsprüfung).
• Übernahme und eigenständige Durchführung grundlegender Einkaufsaufgaben (z. B. Bedarfsentgegennahme, Angebotseinholung, Bestellabwicklung).

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung (z. B. IT-Systemkaufmann, Bachelor Wirtschaftsinformatik, IHK-Fachwirt Einkauf).
• Mindestens 3-5 Jahre einschlägige Berufserfahrung im IT-Beschaffungs- und Vertragsumfeld, idealerweise Forschung/Hochschule.
• Erfahrung in Erstellung und Durchführung nationaler und EU-weiter Ausschreibungen (UVgO/VOL) sind von Vorteil.
• Erste praktische Erfahrung mit S/4HANA (oder vergleichbares E-Procurement-System Bestellwesen, Stammdaten, Reporting) sind von Vorteil.
• Erfahrungen im Lizenzmanagement (Microsoft-EA, Adobe ETLA).
• Verhandlungssicheres Deutsch (mind. C1) und gutes Englisch in Wort und Schrift.
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie hohes Maß an Integrität und Vertraulichkeit.
• Zusammenarbeit und Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen sowie internen Stakeholdern zur bedarfsgerechten Umsetzung von Beschaffungsprozessen.

Wir bieten

• Eine anspruchsvolle, verantwortungsvolle Position in einem renommierten universitären Forschungsinstitut.
• Die Möglichkeit, maßgeblich zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität und Informationssicherheit beizutragen.
• Fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten, Workshops und Team-Events.
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits).
• Ein bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket.
• Flexible Gleitzeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche).
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen.
• Vergünstigtes Mittagessen sowie kostenfreies frisches Obst und Getränke (Wasser, Tee, Kaffeespezialitäten).
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin.