Stepstone geprüft - Teamleiter Personalmanagement (m/w/d)

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute, (www.hpi.de). Unser Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken. Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten. In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health", "Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen beitragen. Die Digital-Engineering-Fakultät der Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an.

Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit zu besetzen.

Aufgaben

• In Deiner Rolle als Teamleiter:in Personalmanagement führst Du ein engagiertes Team von 10 Mitarbeiter:innen und gestaltest die administrativen Personalprozesse für eine moderne, wachsende Fakultät: zuverlässig im Tagesgeschäft, klar in der Führung und konsequent digital.
• Du führst Dein Team mit Weitblick und Verantwortung und entwickelst die administrativen HR-Prozesse so weiter, dass sie skalierbar, effizient und rechtskonform funktionieren - im Takt des Hochschulbetriebs und mit Blick auf die Zukunft.
• Du verbindest operative Exzellenz mit einem hohen Qualitätsanspruch und verstehst HR als Service- und Enabling-Funktion für Wissenschaft, Lehre und Verwaltung.

Führung & Organisation

• Du führst ein Team aus HR-Sachbearbeiter:innen und Entgeltabrechner:innen fachlich und disziplinarisch und schaffst ein Umfeld, das Eigenverantwortung, Klarheit und kontinuierliche Weiterentwicklung fördert.
• Du steuerst Aufgaben, Kapazitäten und Prioritäten transparent und kompetenzorientiert - auch in arbeitsintensiven Phasen des Hochschuljahres.

Operative Verantwortung & Compliance

• Du verantwortest den reibungslosen und rechtskonformen Betrieb der administrativen Personalarbeit, insbesondere in den Bereichen Vertragserstellung, Stammdatenpflege, Entgeltabrechnung und Bescheinigungswesen.
• Du stellst die Einhaltung aller arbeits-, tarif-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben sicher und behältst Änderungen im hochschulspezifischen Regelwerk stets im Blick.
• Du begleitest externe Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer, Finanzamt und Sozialversicherungsträger souverän und strukturiert.

Digitalisierung & skalierbare Prozesse

• Gemeinsam mit Deinem Team entwickelst Du standardisierte, skalierbare und möglichst automatisierte HR-Prozesse, die den Anforderungen einer wachsenden Fakultät gerecht werden.
• Du treibst die konsequente Nutzung und Weiterentwicklung bestehender HR-IT-Landschaften voran, insbesondere DATEV, SuccessFactors, ein internes Ticketing-System, digitale Vertragssignaturen sowie das Intranet.
• Du erkennst Automatisierungspotenziale, setzt diese pragmatisch um und sorgst für nachhaltige Prozessqualität.

Schnittstellen & Serviceorientierung

• Du optimierst die Zusammenarbeit mit Professor:innen, Führungskräften, Assistenzen sowie zentralen Fakultätsstellen und sorgst für klare Rollen, transparente Prozesse und verlässliche Kommunikation.
• Eure internen Kund:innen - von studentischen Hilfskräften über wissenschaftliche Mitarbeitende bis hin zu Professor:innen und Verwaltung - erleben HR als professionell, lösungsorientiert und verlässlich.
• Du steuerst maßgeblich wichtige Schnittstellenprozesse sowohl intern als auch extern (u.a. mit dem Bereich Finance und Legal).

Profil

Du bist eine führungsstarke Persönlichkeit mit einem ausgeprägten Verständnis für operative HR-Prozesse, Digitalisierung und rechtliche Rahmenbedingungen im öffentlichen bzw. hochschulnahen Umfeld. Du arbeitest strukturiert, denkst vorausschauend und hast Freude daran, Teams und Prozesse nachhaltig weiterzuentwickeln.

Was Du mitbringen solltest

• Ein abgeschlossenes Studium mit HR-, Wirtschafts- oder Rechtsbezug oder eine kaufmännische Ausbildung mit langjähriger einschlägiger Berufserfahrung.
• Mehrjährige Erfahrung im operativen Personalmanagement mit klarer Ergebnisverantwortung, insbesondere in Vertragserstellung und Entgeltabrechnung, sowie fundierte Führungserfahrung.
• Sehr gute, praxiserprobte Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht; Erfahrung mit Tarifverträgen (z. B. TV-L) ist von Vorteil.
• Ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung sowie ein hohes Verständnis für die Bedürfnisse von Wissenschaft, Führungskräften und Verwaltung.
• Eine strukturierte, entscheidungsfreudige Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch komplexe Sachverhalte klar, pragmatisch und adressatengerecht zu steuern.
• Erfahrung bei der strukturierten Entwicklung neuer Prozesse und deren erfolgreicher Integration.
• Sehr gute Sozialkompetenz sowie Freude an Teamführung und der kooperativen Zusammenarbeit mit internen Kund:innen.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher Sprache sowie sehr gute Englischkenntnisse (C1).
• Sicherer Umgang mit HR-IT-Systemen (z. B. DATEV, SuccessFactors) und Interesse an digitalen, effizienten HR-Lösungen.

Wir bieten

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld.
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst.
• Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung.
• Regelmäßige Team-Events und Workshops.
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) kannst Du kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen.
• Attraktive Mitarbeiterangebote (Corporate Benefits).
• Ein bezuschusstes Firmenticket/ Deutschlandticket.
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche).
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester.
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Calisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen.
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin.