Teamlead Procurement (m/w/d)

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute. Unser Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken. Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten. In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health", "Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen beitragen.

Kernauftrag der Position:

• Aufbau einer fakultätsweiten Beschaffungsfunktion ausgehend von bestehenden Beschaffungsstrukturen
• Entwicklung eines differenzierten Zentralisierungsansatzes, der zwischen standardisierbaren Bedarfen und forschungs- bzw. lehrspezifischen Sonderanforderungen unterscheidet
• Sicherstellung, dass zentrale Beschaffungsstrukturen unterstützend und serviceorientiert wirken
• Weiterentwicklung der bestehenden Struktur zu einer integrierten ganzheitlichen und leistungsfähigen Beschaffungsorganisation
• Erarbeitung einer Beschaffungsstrategie, die dezentrale Bedarfsverantwortung und zentrale Bündelungsvorteile kombiniert
• Definition klarer Kriterien, welche Warengruppen zentral, teilzentral oder dezentral beschafft werden

Governance:

• Gestaltung von Beschaffungsprozessen, die Planungs- und Entscheidungsspielräume der Lehrstühle und Abteilungen des Instituts respektieren
• Enge Abstimmung mit wissenschaftlichen Leitungen zur Berücksichtigung fachlicher Besonderheiten
• Entwicklung von Governance-Modellen in Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen (bspw. Finance), die Transparenz und Compliance bei maximaler Effizienz sicherstellen, ohne unnötige Bürokratie aufzubauen

Operative Verantwortung:

• Verantwortung für rechtskonforme Beschaffungsprozesse gemäß deutscher und europäischer Vergabeordnungen
• Ausbau und Verhandlung von Rahmenverträgen und Kataloglösungen für standardisierte Bedarfe (z. B. IT, Verbrauchsgüter, Dienstleistungen)
• Einführung und Weiterentwicklung digitaler Beschaffungs- sowie Vertragsmanagement-Lösungen mit hoher Nutzerfreundlichkeit

Führung und Change-Management:

• Aufbau, Führung und Weiterentwicklung der zentralen Beschaffungseinheit mit derzeit 2 und perspektivisch 4 Mitarbeitenden
• Change-Management zur Akzeptanz neuer Beschaffungsmodelle in einer traditionell autonomen Organisationskultur
• Vermittlung des Mehrwerts zentraler Beschaffung als Service für Wissenschaft und Verwaltung

Qualifikationen:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium der Wirtschafts-, Verwaltungs-, Rechts- oder Ingenieurwissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Aufbau von Einkaufsorganisationen, idealerweise in wissensintensiven Organisationen
• Sehr gute Kenntnisse im öffentlichen Vergabe-, Haushalts- oder Zuwendungsrecht sowie deren praxisgerechter Anwendung
• Verständnis für die besonderen Rahmenbedingungen von Forschung und Lehre
• Hohe Kommunikations- und Moderationskompetenz im Umgang mit Führungskräften
• Strategisches Denkvermögen gepaart mit pragmatischer Umsetzungsstärke
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mündlich wie schriftlich