XRM Experte:in/ CRM Experte:in (m/w/d)

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute. Unser Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken. Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten.

Die Digital-Engineering-Fakultät der Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an. Das Hasso-Plattner-Institut sucht im Zuge seines starken Wachstums zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Potsdam eine:n XRM Experte:in/ CRM Experte:in (m/w/d). Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet und in Vollzeit zu besetzen.

Für diese Position suchen wir eine Person mit umfangreicher Erfahrung in (Extended) Customer Relationship Management Systemen. Nach Einführung von Microsoft Dynamics durch unser Projektmanagement-Team wird der oder die XRM/CRM Experte:in die Nutzer des XRM/CRM, die internen Stakeholder und den Business Owner darin unterstützen, das System kompetent zu nutzen und langfristig weiterzuentwickeln. Die Rolle erfordert daher eine hohe Serviceorientierung, Kreativität und Freude an der engen Zusammenarbeit mit allen HPI Teams, die externe Kooperationen pflegen.

Diese Position ist eine außergewöhnliche Chance für eine kreative, analytische teamorientierte Person, die eine hohe Affinität zu XRM/CRM Systemen hat und Freude in der Beratung und Unterstützung von Endnutzern des Systems.

Ihre Aufgaben:

• First- und Second-Level-Support: Zentrale Ansprechperson für alle User-Anfragen rund um das XRM
• Schulung und Support der XRM-Keyuser in der Phase nach dem Launch von Microsoft Dynamics als neues, institutsweites XRM-System gemeinsam mit dem Projektmanagement Office
• Proaktive Begleitung und Beratung der User bei allen Funktionalitäten des XRM, z. B. Erstellen von Dashboards, Auswertungen, Segmenten und Journeys, Änderung von Vorlagen, Umgang mit Newslettern, Erstellung von Websiteformularen
• Proaktives Einholen und Auswerten von Nutzerfeedback zur Verbesserung von Benutzerfreundlichkeit
• Umsetzung einfacher Konfigurationsanpassungen im System (z. B. Workflows, Formulare, Vorlagen)
• Initiierung und Umsetzung von Optimierungen und neuen Anforderungen in enger Abstimmung mit Stakeholdern, Abstimmung und Dokumentation von Prozessen
• Durchführung fachlicher Tests und Abnahme neuer Funktionen
• Leitung von Teilprojekten zur Weiterentwicklung des XRM (z. B. Einführung neuer Module oder Schnittstellen)
• Eigenständige Steuerung und Priorisierung des Product Backlogs inkl. Zeitplanung und Ressourcenabgleich
• Durchführung administrativer Aufgaben wie Nutzerverwaltung, Pflege von Datenbankstrukturen
• Berechtigungs- & Lizenzmanagement in Abstimmung mit dem IT-Administrator
• Aufnahme, Abstimmung und Dokumentation von Anforderungen und Prozessen und deren Priorisierung als Entscheidungsvorlage für den Business Owner und Institutsmanagement
• Entwicklung von Standards (z. B. Design, Vorlagen, Prozesse, Datenschutz) und Sicherstellung ihrer Einhaltung

Ihr Profil:

• Mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung im CRM-Management oder im Bereich Marketing Automation
• CRM- und Marketing-Tools: Tiefgehende Expertise vorzugsweise in Microsoft Dynamics (oder vergleichbaren Systemen wie Salesforce, HubSpot)
• Lead-Management-Prozesse: tiefgehendes Verständnis für Lead-Management-Prozesse und Sales-Prozesse, vorzugsweise im Hochschulkontext und Professional Education
• Erfahrung im First- und Second Level Support, Kommunikationsstärke und Teamorientierung
• Erfahrung in der Entwicklung und Umsetzung von Customer-Lifecycle-Programmen
• Strukturierte Arbeitsweise mit einem sehr hohen Qualitätsanspruch und hoher Selbstorganisation
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe soziale Kompetenz und Fähigkeit, unterschiedliche Interessen zusammenzuführen
• Starke analytische Fähigkeiten und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zielorientiert zu arbeiten, Themen und Anforderungen zu priorisieren und strategische Entscheidungen abzuleiten

Wir bieten:

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Sie viel bewegen können
• Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung
• Regelmäßige Team-Events und Workshops
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) können Sie kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
• Attraktive Mitarbeiterangebote (Corporate Benefits)
• Ein bezuschusstes Firmenticket/ Deutschlandticket
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche)
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin