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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Meetings, manage Kalender und unterstütze die Fachgebietsleitung im digitalen Gesundheitsbereich.
- Arbeitgeber: Internationales und dynamisches Arbeitsumfeld am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg.
- Mitarbeitervorteile: 30 Urlaubstage, mobiles Arbeiten, kostenlose Getränke und zahlreiche Sportmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Interkulturelle Kompetenz und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind wichtig.
- Warum dieser Job: Gestalte einen facettenreichen Job mit viel Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, Organisationstalent und Erfahrung in Assistenzpositionen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Du übernimmst die Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten am Fachgebiet, insbesondere:
- Aktive Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitung/Professor:in, inklusive vorausschauender Planung, Priorisierung und frühzeitiger Identifikation von Terminengpässen.
- Unterstützung bei der Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen am Lehrstuhl, inklusive Agenda-Management, Protokollführung und Nachverfolgung von To-dos.
- Überblick über parallele Themen, offene Aufgaben und Fristen im Fachgebiet.
- Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitung, Beantragung und Abrechnung der Dienstreisen der Fachgebietsleitung in SAP Concur.
- Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagementprogramm DocuWare.
- Unterstützung bei der Anstellung und im Onboarding neuer Mitarbeitender.
- Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitung in der akademischen Verwaltung, z.B. Prüfungsausschuss.
- Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs.
- Mitwirkung bei der Finanz- und Budgetplanung der Fachgebietsleitung und Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen wie Finanzen, Drittmittel und Personal.
- Unterstützung bei Sonderaufgaben wie z.B. Organisation eines jährlichen Fachgebiet-Retreats.
- Pflege eines professionellen Netzwerkes mit den Assistenzen der anderen Fachgebiete sowie mit relevanten internen und externen Kontakten.
Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein Studium erfolgreich abgeschlossen oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Erfahrungen in vergleichbaren Positionen mit:
- Strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick.
- Du hast Freude an Assistenztätigkeiten und bist im Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.) versiert und bist offen für moderne Kollaborationstools (z.B. Slack, Notion).
- Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen wünschenswert.
- Eine eigenverantwortliche, planvolle und lösungsorientierte Arbeitsweise ist für Dich selbstverständlich.
- Souveränes und freundliches Auftreten.
- Aufgrund der internationalen Ausrichtung an den Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift wichtig.
Benefits:
- Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld.
- Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst.
- Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits) sowie vergünstigtes Mittagessen.
- Bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket.
- Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser) sowie frisches Obst.
- Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen.
- Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) kannst Du kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen.
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche).
- 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester.
- Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin.
Assistenz der Fachgebietsleitung „Digital Health - Non-Communicable Diseases" (m/w/d) Arbeitgeber: Hasso Plattner Institute
Kontaktperson:
Hasso Plattner Institute HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Fachgebietsleitung „Digital Health - Non-Communicable Diseases" (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Nutze Veranstaltungen, Messen oder Online-Webinare, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Oft erfährt man so von Stellenangeboten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen, seine Kultur und aktuelle Projekte. Überlege dir auch, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Position passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben viele spannende Stellenangebote, die darauf warten, von dir entdeckt zu werden. Zeig uns, was du kannst, und mach den ersten Schritt in eine neue berufliche Zukunft!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Fachgebietsleitung „Digital Health - Non-Communicable Diseases" (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, einen positiven ersten Eindruck zu gewinnen.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig. Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen. Ein paar kleine Fehler können den Eindruck schmälern, also lass sie nicht zu!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hasso Plattner Institute vorbereitest
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Stellenbeschreibung genau durchlesen. Verstehe die spezifischen Anforderungen und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und dich vorbereitet hast.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir einige konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools zeigen. Wenn du über deine Erfolge sprichst, wird das einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamdynamik, zu den Herausforderungen der Position oder zu den Erwartungen an die Rolle sein. Das zeigt dein Interesse und deine proaktive Haltung.
✨Sei du selbst und bleib positiv
Versuche, während des Interviews authentisch zu bleiben. Zeige deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen. Ein freundliches und souveränes Auftreten kann viel bewirken und hilft dir, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.