In enger Zusammenarbeit mit der wissenschaftlichen Leitung des Promotionsausschusses und der Dekanatsverwaltung sind Aufgaben im Bereich der akademischen Angelegenheiten zu bearbeiten; der Schwerpunkt liegt dabei auf der Betreuung und Begleitung von Promotionsverfahren. Alle Beratungs- und Schreibtätigkeiten müssen auch auf Englisch durchgeführt werden können.
Die Geschäftsstelle des Promotionsausschusses ist, entsprechend der geltenden Promotions- und Habilitationsordnungen der Digital Engineering Fakultät, für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten zuständig. Im Umfang der ausgeschriebenen Tätigkeit umfasst dies insbesondere folgende Rollen:
- Zentrale:r Ansprechpartner:in für alle organisatorischen Anliegen rund um das Promotionsstudium (persönlich, telefonisch und per E-Mail)
- Organisation, Koordination sowie Nachbereitung der Sitzungen des Promotionsausschusses inkl. Protokollführung
- Annahme und Prüfung von Dokumenten zur Promotionsabsicht und zur Eröffnung eines Promotionsverfahrens inkl. Erfassen in Datenbanken sowie digitaler und physischer Akte
- Dokumentenerstellung und -aktualisierung, wie Briefe, Formulare, Anträge, Disputationsakten und Urkunden
- Kommunikation mit den Gutachtern in Promotionsverfahren
- Überwachung und Einhaltung von Fristen
- Stetige Aktualisierung von Datenbanken und Statistiken
- Archivierung der Unterlagen zu abgeschlossenen Verfahren
- Unterstützung bei der Verwaltung der Promotions- und Habilitationsordnung
Profilbeschreibung:
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung (Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbar) oder eine vergleichbare Qualifikation und Erfahrungen in vergleichbaren Positionen
- Gutes Verständnis universitärer Verwaltungsprozesse; Kenntnisse von Promotions- und Habilitationsverfahren sind von Vorteil
- Freude an Assistenztätigkeiten; Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.)
- Sehr zuverlässige, selbständige, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Souveränes und freundliches Auftreten
- Aufgrund der internationalen Ausrichtung an den Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten für die Vielzahl internationaler Promovierender in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift wichtig
- Hohe Flexibilität und Belastbarkeit, sehr gute Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Kundenorientierung
- Erfahrungen im universitären/akademischen Bereich sind vorteilhaft
- Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
- Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Sie viel bewegen können
- Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung
- Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits) und vergünstigtes Mittagessen
- Bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
- Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser) sowie frisches Obst
- Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) können Sie kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
- Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Calisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
- 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
- Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin
Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter:in der Geschäftsstelle des Promotionsausschusses (m/w/d) in Berlin Arbeitgeber: Hasso Plattner Institute
Die HPI d—school ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und internationale Arbeitsumgebung bietet, in der Kreativität und Innovation gefördert werden. Mit einem klaren Fokus auf die Entwicklung von Formaten, die das Lernen durch Handeln und Reflexion unterstützen, haben Mitarbeiter die Möglichkeit, bedeutende Beiträge zu leisten und ihre Fähigkeiten in einem interdisziplinären Team weiterzuentwickeln. Zudem profitieren die Angestellten von attraktiven Angeboten wie flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Freizeitmöglichkeiten und einem unterstützenden Teamgeist.
