Teamlead Procurement (m/w/d)

Die privatrechtlich organisierte Fakultät für Digital Engineering, die als gemeinnützige Organisation als Hasso-Plattner-Institut gGmbH geführt wird, befindet sich derzeit in einer Phase deutlichen organisatorischen Wachstums. Die Beschaffungsprozesse sind historisch gewachsen und bislang überwiegend dezentral ausgestaltet; eine zentrale Struktur besteht im Wesentlichen für den IT-Einkauf. Ziel der neu geschaffenen Position ist der schrittweise, bedarfsgerechte Ausbau einer zentralen Beschaffungsfunktion, die über den IT-Einkauf hinausgeht, ohne die fachliche und inhaltliche Autonomie der wissenschaftlichen Einrichtungen in Forschung und Lehre einzuschränken.

Als Teamlead Procurement entwickeln Sie ein Beschaffungsmodell, das Wirtschaftlichkeit, Rechtssicherheit und Transparenz mit der notwendigen Flexibilität für wissenschaftliche Exzellenz verbindet, und setzen dieses langfristig im eigenen Team um.

• Kernauftrag der Position: Aufbau einer fakultätsweiten Beschaffungsfunktion ausgehend von bestehenden Beschaffungsstrukturen.
• Entwicklung eines differenzierten Zentralisierungsansatzes, der zwischen standardisierbaren Bedarfen und forschungs- bzw. lehrspezifischen Sonderanforderungen unterscheidet.
• Sicherstellung, dass zentrale Beschaffungsstrukturen unterstützend und service-orientiert wirken.
• Weiterentwicklung der bestehenden Struktur zu einer integrierten ganzheitlichen und leistungsfähigen Beschaffungsorganisation.
• Erarbeitung einer Beschaffungsstrategie, die dezentrale Bedarfsverantwortung und zentrale Bündelungsvorteile kombiniert.
• Definition klarer Kriterien, welche Warengruppen zentral, teilzentral oder dezentral beschafft werden.
• Gestaltung von Beschaffungsprozessen, die Planungs- und Entscheidungsspielräume der Lehrstühle und Abteilungen des Instituts respektieren.
• Enge Abstimmung mit wissenschaftlichen Leitungen zur Berücksichtigung fachlicher Besonderheiten.
• Entwicklung von Governance-Modellen in Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen (bspw. Finance), die Transparenz und Compliance bei maximaler Effizienz sicherstellen, ohne unnötige Bürokratie aufzubauen.

Operative Verantwortung:

• Verantwortung für rechtskonforme Beschaffungsprozesse gemäß deutscher und europäischer Vergabeordnungen.
• Ausbau und Verhandlung von Rahmenverträgen und Kataloglösungen für standardisierte Bedarfe (z. B. IT, Verbrauchsgüter, Dienstleistungen).
• Einführung und Weiterentwicklung digitaler Beschaffungs- sowie Vertragsmanagement-Lösungen mit hoher Nutzerfreundlichkeit.

Führung und Change-Management:

• Aufbau, Führung und Weiterentwicklung der zentralen Beschaffungseinheit mit derzeit 2 und perspektivisch 4 Mitarbeitenden.
• Change-Management zur Akzeptanz neuer Beschaffungsmodelle in einer traditionell autonomen Organisationskultur.
• Vermittlung des Mehrwerts zentraler Beschaffung als Service für Wissenschaft und Verwaltung.

Anforderungsprofil:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium der Wirtschafts-, Verwaltungs-, Rechts- oder Ingenieurwissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Aufbau von Einkaufsorganisationen, idealerweise in wissensintensiven Organisationen.
• Sehr gute Kenntnisse im öffentlichen Vergabe-, Haushalts- oder Zuwendungsrecht sowie deren praxisgerechter Anwendung.
• Verständnis für die besonderen Rahmenbedingungen von Forschung und Lehre.
• Hohe Kommunikations- und Moderationskompetenz im Umgang mit Führungskräften.
• Strategisches Denkvermögen gepaart mit pragmatischer Umsetzungsstärke.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mündlich wie schriftlich.

Was wir Ihnen bieten:

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld.
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Sie viel bewegen können.
• Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung.
• Regelmäßige Team-Events und Workshops.
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits).
• Ein bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket.
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche).
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen.
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin.

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