Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung bei der Organisation und Planung von Terminen und Reisen.
- Unternehmen: Dynamisches Team, das sich für gesellschaftliche Debatten und Netzpolitik engagiert.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub, Weiterbildungsmöglichkeiten und betriebliche Altersvorsorge.
- Weitere Informationen: Vielfältige und inklusive Arbeitsumgebung mit Raum für persönliches Wachstum.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Alltag der Geschäftsführung und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Assistenz, Organisationstalent und fließende Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Unsere beiden Geschäftsführerinnen Anna-Lena und Josephine haben immer und ohne Ausnahme volle Terminkalender und eine tatkräftige Referentin der Geschäftsführung an ihrer Seite, die sie erfolgreich durch den trubeligen Alltag navigiert und die Schnittstelle in die verschiedenen Teams gewährleistet. Wir suchen zur weiteren Unterstützung eine Person, die tatkräftig mit anpackt, wenn es darum geht, den organisatorischen Alltag zu bewältigen: bei der Kalenderpflege und Reiseplanung zu unterstützen, Buchungen und Kostenerstattungen vorzunehmen und die Office-Managerin sowie die Referentin zu vertreten.
Deine zukünftigen Rollen:
- Du hast den Überblick und denkst mit: in enger Rücksprache mit der Referentin der Geschäftsführung liegt die Planung von Reisen der Geschäftsführerinnen zu Veranstaltungen und Vorträgen in deiner Hand.
- Selbst wenn es mal stressig und unübersichtlich wird, lässt du dich nicht aus der Ruhe bringen.
- Puzzeln ist dein liebstes Hobby: tagesaktuelle Änderungen im Kalender der Geschäftsführung sind keine Ausnahme und in enger Zusammenarbeit mit der Referentin der Geschäftsführung trägst du mit dazu bei, unterschiedliche Termine über verschiedene Kanäle für zwei Personen zu koordinieren, die Tagesabläufe kurzfristig anzupassen, Buchungen und Umbuchungen vorzunehmen.
- Auch administrative Aufgaben wollen mit Sorgfalt und dem entscheidenden Blick fürs Detail übernommen werden: (Reise-)Kostenerstattungen und Angebote, Datenbank, Kontaktlisten, Verteiler und Dokumentationen für die Geschäftsführung sowie Dokumentenablage gehören mit zu deinem Verantwortungsbereich.
- Weil uns Post auch weiterhin auf dem Papierweg erreicht, kümmerst du dich in enger Abstimmung mit dem Officemanagement auch um die Post an die Geschäftsführung.
- Bei Abwesenheit und Bedarf vertrittst du unser Officemanagement bei akuten organisatorischen und logistischen Anfragen und der Postbearbeitung.
- Und wenn die Referentin der Geschäftsführung mal im Urlaub ist, übernimmst du die Vertretung zumindest so weit, dass das Alltagsgeschäft weiterläuft.
Wir wünschen uns:
- Du hast bereits einige Jahre Erfahrung als Assistenz (der Geschäftsführung) und diese Arbeit geht dir, ungeachtet stressiger Alltagssituationen, leicht von der Hand.
- Eine kaufmännische Ausbildung (Büromanagement, Bürokommunikation, Office Management o. Ä.) ist hilfreich, aber uns sind Persönlichkeit und Expertise wichtiger als Abschlüsse.
- Dein Wohnsitz und gewöhnlicher Aufenthaltsort befinden sich in Berlin.
- Du sprichst und schreibst fließend Deutsch.
- Du bist ein außerordentliches Organisationstalent und behältst den Überblick.
- Du hast eine eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, du planst alles haargenau und dich zeichnet die Liebe zum Detail aus.
- Du lässt dich nicht aus der Ruhe bringen, denkst pragmatisch und kannst flexibel auf verschiedene Anforderungen reagieren.
- Die Nutzung verschiedener digitaler Tools zur Organisation und Kommunikation sind dir vertraut und in der Anwendung des MS Office-Pakets fühlst du dich sicher.
- Du bist ein politisch denkender Mensch und willst dich gegen digitale Gewalt engagieren.
- Du schätzt unsere vielseitige Gesellschaft und hast den Willen, dich dahingehend weiterzuentwickeln, deinen Blickwinkel zu wechseln und dazuzulernen.
Wir bieten:
- Eine auf zunächst ein Jahr befristete Stelle mit 20 Stunden an 5 Tagen / Woche.
- Einen spannenden und relevanten Job für Kopf & Herz an der Schnittstelle gesellschaftlicher Debatten, Netzpolitik und Recht.
- Teilnahme an Workshops und Fortbildungen (z.B. zu fachlichen Themen – allein und auch im Team).
- Verschiedene Benefits zur Auswahl inkl. Urban Sports Mitgliedschaft sowie eine Plattform für Mitarbeiter*innen-Angebote.
- Betriebliche Altersvorsorge mit einem erhöhten Zuschuss von 30%.
- Individuelle Supervision/Präventionspsychologie.
- Freizeitausgleich für jede Überstunde.
- 30 Tage Urlaub im Jahr bei einer 5-Tage-Woche.
- Bezahlte Freistellung am 24.12. und 31.12.
- Mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands nach Absprache.
- Arbeiten aus dem Ausland (EU, EWR, Schweiz) nach Absprache.
Haben wir dein Interesse geweckt? Wir benötigen einen aussagekräftigen Lebenslauf ohne Foto und relevante Zeugnisse. Damit wir vorab schon einmal einen persönlichen Eindruck von dir erhalten: Nenne uns deine drei wichtigsten Learnings aus deiner bisherigen Erfahrung als Assistent*in (der Geschäftsführung) und teile mit uns dein größtes Missgeschick und wie du damit umgegangen bist (wir verraten es auch niemandem, versprochen!).
Vielfalt ist uns wichtig und unsere Organisation befindet sich im stetigen Prozess, ein möglichst sicherer Ort für alle Menschen zu werden – hierfür dürfen wir noch viel lernen und umdenken. Sollte dir das ebenso wichtig sein wie uns, freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung. Solltest du dich aus Gründen, die weder fachlicher noch inhaltlicher Natur sind, gegen eine Bewerbung bei uns entschieden haben, fühl dich eingeladen uns via jobs@hateaid.org mitzuteilen, was wir anders/besser machen können. Weitere Infos zu HateAid findest du auf unserer Website.
Assistent*in der Geschäftsführung Arbeitgeber: HateAid gGmbH
HateAid ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur eine spannende und sinnstiftende Tätigkeit an der Schnittstelle gesellschaftlicher Debatten bietet, sondern auch ein unterstützendes Arbeitsumfeld in Berlin. Mit flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem starken Fokus auf Vielfalt und persönliche Entwicklung schaffen wir eine Kultur, in der sich jeder Mitarbeiter wertgeschätzt und gefördert fühlt. Zudem profitieren unsere Angestellten von attraktiven Benefits wie einer betrieblichen Altersvorsorge und der Möglichkeit, mobil zu arbeiten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent*in der Geschäftsführung erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit den Geschäftsführerinnen oder der Referentin zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Herausforderungen und Bedürfnisse des Teams zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist das A und O! Verbinde dich mit anderen in der Branche, sei es über LinkedIn oder lokale Events. Oft erfährt man so von ungeschriebenen Stellen oder kann Empfehlungen bekommen, die dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten konkret auf die Anforderungen der Stelle beziehen kannst. Denk an Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die zeigen, dass du ein Organisationstalent bist.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Dort findest du nicht nur die Stellenangebote, sondern auch viele Informationen über uns und unsere Werte. Das zeigt, dass du dich mit unserer Mission identifizierst und bereit bist, Teil unseres Teams zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent*in der Geschäftsführung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!:Wenn du dich bewirbst, sei einfach du selbst. Zeig uns deine Persönlichkeit und was dich einzigartig macht. Wir suchen nach Menschen, die zu uns passen und nicht nur nach perfekten Lebensläufen.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Ein klarer Lebenslauf und ein übersichtliches Anschreiben helfen uns, schnell einen Eindruck von dir zu bekommen. Denk daran: Ordnung ist das A und O in unserem Job!
Erzähl uns von deinen Erfahrungen!:In deiner Bewerbung solltest du unbedingt auf deine bisherigen Erfahrungen eingehen. Was hast du gelernt? Welche Herausforderungen hast du gemeistert? Das gibt uns einen tollen Einblick in deine Fähigkeiten und wie du mit Stress umgehst.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an der richtigen Stelle landet und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei HateAid gGmbH vorbereitet
✨Vorbereitung ist alles
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die Aufgaben, die du übernehmen würdest. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du in stressigen Situationen den Überblick behältst und organisatorische Herausforderungen meisterst.
✨Zeige deine Flexibilität
In der Rolle als Assistenz der Geschäftsführung ist es wichtig, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, wie du mit unerwarteten Änderungen umgehst und welche Strategien du anwendest, um auch in hektischen Zeiten ruhig zu bleiben.
✨Technik im Griff
Da digitale Tools und MS Office für die Position entscheidend sind, solltest du sicherstellen, dass du deine Kenntnisse in diesen Bereichen präsentierst. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wo du ein digitales Tool erfolgreich eingesetzt hast, um einen Prozess zu optimieren.
✨Persönlichkeit zeigen
Die Geschäftsführerinnen suchen jemanden, der nicht nur die nötigen Fähigkeiten hat, sondern auch gut ins Team passt. Sei authentisch und teile deine Werte und Überzeugungen, besonders in Bezug auf gesellschaftliche Themen, die dir wichtig sind. Das zeigt, dass du nicht nur eine Assistenz bist, sondern auch ein engagierter Teil des Teams werden möchtest.
