Personal Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Du willst nicht eine von vielen sein, sondern die rechte Hand von zwei Gründern, die etwas aufbauen? Dann lies weiter.

Wir sind die HAUBNER GROUP – ein inhabergeführtes Immobilienunternehmen aus Bremen mit einem klaren

Ziel: das erfolgreichste inhabergeführte Immobilienunternehmen von Bremen bis zur Nordseeküste zu werden.

Wir wachsen – und schaffen diese Rolle zum ersten Mal.

Wir suchen die Person, die uns operativ den Rücken freihält, damit wir an Wachstum, Recruiting und Strategie arbeiten können.

Das ist keine klassische Sekretariatsstelle.

Das ist eine Schlüsselrolle mit echter Verantwortung ab Tag 1 – und der Perspektive, ab Jahr 2 dein eigenes Office-Team aufzubauen und zu führen.

• Deine Aufgaben
• Du managst unsere Kalender, Termine, Fristen und Reisen auf Profiniveau – und weißt, was wichtig ist, bevor wir es sagen.
• Du bist unser

Gatekeeper: am Telefon, im Posteingang, bei Terminanfragen.

Du entscheidest, wer wirklich durchmuss – und sagst freundlich, aber bestimmt Nein, wenn nötig.

Auch mal zu uns.

• Du übernimmst Korrespondenz auf Markenniveau: fehlerfrei, professionell, in unserem Ton. Du repräsentierst HAUBNER am Telefon und im Schriftverkehr.
• Du bereitest Rechnungen und Belege vor und erstellst einfache Auswertungen – kein Buchhaltungsjob, aber du bist zahlenfest.
• Du arbeitest mit modernen Tools und nutzt KI (z. B. Chat GPT, Claude) aktiv für Korrespondenz, Recherche und Zusammenfassungen.
• Deine Qualifikation
• 2+ Jahre Erfahrung (idealerweise 4+) als Personal Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Team- oder Office-Assistenz – gern aus Immobilien, Kanzlei, Agentur oder Steuerberatung.
• Proaktivität: Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst „Das kann ich übernehmen“, bevor es jemand ausspricht.
• Absolute Diskretion im Umgang mit Zahlen, Gehältern, Personal- und Privatthemen.
• Struktur unter Druck: 20 offene Themen gleichzeitig? Du behältst den Überblick und priorisierst selbstständig.
• Fehlerfreies, professionelles Deutsch in Wort und Schrift.
• Wer feste Routinen und Planbarkeit braucht, wird hier nicht glücklich – wer Tempo und Abwechslung liebt, schon.

Immobilienwissen brauchst du nicht. Unsere Prozesse lernst du in vier Wochen. Persönlichkeit kann man nicht lernen.

• Was wir bieten
• 42.000–52.000 € Jahresgehalt, je nach Erfahrung
• Eine echte Schlüsselrolle direkt an der Geschäftsführung, mit Einblick in alle Bereiche eines wachsenden Unternehmens
• Klare Entwicklungsperspektive: ab Jahr 2 baust du dein eigenes Office-Team auf und führst es
• Modernes Büro in Top-Lage direkt an der Weser
• Deutschlandticket, Firmenfitness und Firmenhandy
• Moderne Ausstattung und digitale Arbeitsweise inklusive KI-Tools
• Kurze Wege, schnelle Entscheidungen – keine Konzernpolitik, sondern direkter Draht zu den Gründern

Schick uns deinen Lebenslauf und drei Sätze dazu, warum genau du diese Rolle ausfüllst. Ein Anschreiben nach Schema F brauchen wir nicht. Wir melden uns innerhalb von 3 Tagen.

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