Executive Assistant - Investor Relations Team

Executive Assistant to Investor Relations Team – Global Private Equity Firm - Frankfurt (m/w/d)

Eine fantastische Gelegenheit hat sich für einen Executive Assistant ergeben, um dem Investor Relations-Team einer führenden globalen Investmentfirma in Frankfurt beizutreten, im Herzen des Bankenviertels. Das Team verwaltet Beziehungen zu institutionellen Investoren, Family Offices und anderen wichtigen Interessengruppen in der DACH-Region und weltweit. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Mittelbeschaffung, Kapitalbereitstellungsupdates und der laufenden Kommunikation mit den Limited Partners.

Als Executive Assistant werden Sie ein sichtbares, vertrauenswürdiges Mitglied dieser dynamischen, kundenorientierten Funktion.

• Bereitstellung von hochrangiger Unterstützung für einen Managing Director, einen Principal und zwei Analysten.
• Verwaltung komplexer Kalender, Reisevorbereitungen und Logistik (ca. 30% der Rolle).
• Organisation und Koordination einer hohen Anzahl von Roadshows, Konferenzen und Kundenveranstaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
• Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen, um eine nahtlose Ausführung und starke Kundenbindung sicherzustellen.
• Zusammenarbeit mit Kundenbeziehungsmanagern und Portfoliomanagern zu Aktivitäten im Bereich Private Equity.
• Pflege und Aktualisierung des CRM-Systems (Salesforce), um eine genaue Verfolgung von Meetings, Veranstaltungen und Nachverfolgungen sicherzustellen.
• Verwaltung von Ausgaben (Concur) und Kalenderabläufen (Outlook).
• Unterstützung großer globaler Projekte, einschließlich zweier jährlicher Konferenzen und eines Flagship-Infrastrukturgipfels in Berlin.
• Vertretung des Teams mit Professionalität und Aufbau starker interner und externer Beziehungen.

• Fließendes Deutsch und gutes Englisch, mit hervorragenden schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten in beiden Sprachen.
• Mindestens 2-3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant in einer globalen Private Equity-Firma / Investmentbank / führenden globalen Beratungsfirma.
• Ein abgeschlossenes Studium wird gewünscht oder gleichwertige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, eine hohe Anzahl von Terminen in mehreren Städten zu verwalten.
• Starke emotionale Intelligenz und die Fähigkeit, Bedürfnisse in einem schnelllebigen, strategischen Umfeld vorherzusehen.
• Selbstbewusste, gepflegte Präsenz in kundenorientierten Situationen.
• Fähigkeit, Veranstaltungskoordination, Kundenprioritäten und administrative Aufgaben in Einklang zu bringen.
• Flexibilität, über die regulären Arbeitszeiten hinaus während Veranstaltungen zu arbeiten.
• Bereitschaft, neue Systeme zu erlernen und fortgeschrittene Kenntnisse in Salesforce, Concur und Outlook zu erwerben.

• Positiv, selbstbewusst und angenehm im Umgang mit Führungskräften.
• Sehr organisiert, proaktiv und immer mehrere Schritte voraus.
• Positive, lösungsorientierte Einstellung mit starkem Servicegedanken.
• Teamorientiert, genießt enge Zusammenarbeit und aktive Teilnahme an Teamevents.
• Motiviert zu lernen und zu wachsen, mit echtem Interesse an Investor Relations und Fundraising-Strategie.
• Sichtbar, engagiert und in der Lage, das Team professionell zu vertreten.

Sie werden Teil eines eng verbundenen, kollaborativen Teams, das Exzellenz, Vertrauen und Freude an der Arbeit schätzt. Sie feiern gemeinsam Erfolge, veranstalten regelmäßige Teamevents und betrachten den Executive Assistant als einen zentralen Beitrag zu ihrem Erfolg. Der Managing Director ist bekannt für einen unterstützenden, entspannten Führungsstil, der auf starken Beziehungen und professioneller Vertretung statt Mikromanagement fokussiert ist.

Diese Rolle bietet bedeutende Einblicke in globale Anlagestrategien, einschließlich Private Equity, Real Assets und Portfoliounternehmen. Es ist eine ideale Gelegenheit für einen motivierten EA, der in einem internationalen, kundenorientierten Umfeld gedeiht und bereit ist, im Bereich Investor Relations zu wachsen.

• 40-Stunden-Vertrag, basierend in modernen Büros von Montag bis Freitag (erwachsene Herangehensweise an Homeoffice, wenn nötig)
• Wettbewerbsfähiges Gehalt & außergewöhnliche leistungsbezogene Boni
• Mittags- & Wellnessbeiträge
• Arbeitgeberbeitrag zur Altersvorsorge
• Team- & Unternehmensveranstaltungen
• Unterstützung bei Lernen & Entwicklung