Auf einen Blick
- Aufgaben: Begrüße Besucher, organisiere das Büro und unterstütze das Team bei Meetings.
- Unternehmen: Teil des globalen Havas-Agenturnetzwerks mit einem kreativen und unterstützenden Team.
- Vorteile: Zentrale Rolle, flache Hierarchien, modernes Büro und Raum für eigene Ideen.
- Weitere Informationen: Vielfältiges Team, das Chancengleichheit schätzt und Spaß an der Arbeit hat.
- Warum dieser Job: Werde die freundliche Stimme des Unternehmens und gestalte eine positive Arbeitsatmosphäre.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, erste Erfahrung im Empfang oder Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die HRZN GmbH ist Teil des weltweiten Havas-Agenturnetzwerks mit Niederlassungen in 120 Ländern. Wir betreuen nationale und internationale Kunden in allen Belangen der Kommunikationsberatung – von der Entwicklung und Realisation von Kommunikationskonzepten in der klassischen und nicht klassischen Werbung bis hin zu Public Relations. Für unser Büro in Mannheim suchen wir eine engagierte und zuverlässige Verstärkung in Vollzeit.
Du bist die freundliche Stimme am Telefon und der erste Eindruck, den unsere Gäste von uns bekommen, der Kopf hinter der Bürokulisse und die Person, bei der alle Fäden zusammenlaufen. Ohne dich läuft hier wenig – und mit dir umso mehr.
Deine Aufgaben:
- Empfang & Front Office: Du begrüßt Besucher:innen, Kunden und Gäste, nimmst Anrufe an und leitest sie weiter, verwaltest unsere Konferenzräume und sorgst für einen einladenden Empfangsbereich. Post- und Kuriermanagement gehören ebenso dazu wie die Vorbereitung und Bewirtung von Meetings.
- Office Management: Du organisierst den täglichen Büroablauf, bestellst und verwaltest Materialien und bist Ansprechpartner:in für Dienstleister und die Hausverwaltung.
- Teamassistenz: Du unterstützt die Teams im Tagesgeschäft: Termin- und Kalenderkoordination, Vorbereitung von Meetings und Workshops, einfache Präsentationen sowie Reisebuchungen.
- Eventmanagement: Bei internen und externen Veranstaltungen packst du mit an – von der Logistikplanung bis zur Betreuung vor Ort.
Das bringst du mit:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im Empfang, Office Management oder Assistenzbereich
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ein freundliches, professionelles Auftreten und Organisationstalent
- Hands-on-Mentalität, Diskretion und eine strukturierte, proaktive Arbeitsweise
- Du trägst mit deiner Arbeitsweise maßgeblich zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und einer effizienten Büroorganisation bei
Das bieten wir dir:
- Eine zentrale Rolle bei HRZN mit kurzen Wegen und flachen Hierarchien
- Ein Team, das zusammenhält – mit einer Kultur, die wir wirklich leben: Be silly. Be brave. Be kind.
- Modernes Büro in Mannheim mit guter Anbindung
- Abwechslungsreicher Arbeitsalltag, in dem kein Tag wie der andere ist
- Raum für eigene Ideen und Weiterentwicklung
Klingt gut? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen. Bitte sende Deine Bewerbungsunterlagen per E-Mail, inklusive Deiner Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Startdatum.
Bei Havas sind wir eine bunte Gruppe mit verschiedensten Nationalitäten, Hintergründen, Talenten und Frisuren – denn wir schätzen Vielfalt und glauben an Chancengleichheit. Wir begrüßen jede Art von Ethnie, Religion, Herkunft, Alter, sexueller Orientierung, Geschlecht und Geschlechtsidentität, Familienstand oder Behinderungsstatus. Wir suchen ganz einfach nach den besten Talenten, um gemeinsam Spaß zu haben und erfolgreich zu sein.
Nix dabei? Auch kein Problem: Schicke uns eine Initiativbewerbung. Mache uns darin klar, warum es ein Riesenfehler wäre, Dich nicht einzustellen. Gelingt das, kommen wir bei der ersten sich bietenden Gelegenheit auf Dich zu.
Front Office & Team Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Havas Holding Deutschland GmbH
Havas ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Freiburg nicht nur einen unbefristeten Arbeitsvertrag und eine attraktive Vergütung bietet, sondern auch ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit einem starken Fokus auf Vielfalt und Chancengleichheit. Unsere Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Weiterbildungsangeboten, regelmäßigen Teamevents und einer offenen Unternehmenskultur, die Kreativität und Eigenverantwortung fördert – ideal für alle, die in der dynamischen Pharma- und Gesundheitsbranche tätig sein möchten.
Kontaktdaten:
Havas Holding Deutschland GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Front Office & Team Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Sei präsent in der richtigen Community
Im Kundenservice gibt's viele lokale Netzwerke und Gruppen, die genau auf den Austausch und gemeinsame Veranstaltungen ausgerichtet sind. Besuche Meetups oder Veranstaltungen in deiner Nähe, um direkte Kontakte zu knüpfen und vielleicht sogar das ein oder andere Jobangebot zu hören.
✨Nutze Social Media gezielt
Plattformen wie Facebook oder Instagram sind im Kundenservice super für Jobangebote. Viele Unternehmen posten offene Stellen dort. Tritt Gruppen bei, die sich auf Jobangebote im Kundenservice konzentrieren und bleib aktiv dran!
✨Zeige deine Skills direkt
Wenn du die Möglichkeit hast, in einem Kundenservice-Chat oder bei einer telefonischen Anfrage deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen, dann nutze die Chance! Oft können solche direkten Interaktionen zu einem Vorstellungsgespräch führen, weil die Arbeitgeber sehen, wie du mit Kunden umgehst.
✨Bewirb dich direkt bei uns!
Bei Havas Holding Deutschland GmbH suchen wir immer nach motivierten Talenten im Kundenservice. Schau auf unserer Website vorbei, um dich direkt auf unsere offenen Stellen zu bewerben – wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Front Office & Team Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Betonung deiner Kommunikationsfähigkeit:Im Kundenservice ist Kommunikation das A und O! Hebe in deinem Lebenslauf hervor, wie du erfolgreich mit Kunden kommuniziert hast, sei es durch frühere Jobs oder relevante Praktika. Denk daran, deine Fähigkeit zur Problemlösung und Empathie ebenfalls zu erwähnen – das sind Skills, die bei uns besonders wichtig sind!
Zeige deine Erfahrung im Kundenkontakt:Vollzeitstellen im Kundenservice verlangen oft nach grundlegenden Erfahrungen. Wenn du bereits in ähnlichen Positionen gearbeitet hast, beschreibe konkret deine täglichen Aufgaben und Erfolge. Hast du Kundenfeedback gesammelt oder Prozesse verbessert? Das zeigt, dass du wirklich Ahnung von der Materie hast!
Motivation und Einsatzbereitschaft betonen:In deinem Anschreiben solltest du klar darstellen, warum du unbedingt bei Havas Holding Deutschland GmbH im Kundenservice arbeiten möchtest. Zeige deine Begeisterung für den direkten Kundenkontakt und wie du zur positiven Stimmung im Team beitragen kannst. Das motiviert uns, dein Engagement ernst zu nehmen!
Verwendung von Softskills und zertifikatsbezogenen Inhalten:Hebe spezifische Softskills hervor, die im Kundenservice unerlässlich sind, wie Geduld, Teamfähigkeit und Stressresistenz. Wenn du dazu noch relevante Zertifikate, wie im Umgang mit speziellen Kundenmanagement-Tools, vorweisen kannst, ist das Gold wert! Verlinke auf deinem Lebenslauf auch eure Erfahrungen in der Kundenbetreuung.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Havas Holding Deutschland GmbH vorbereitet
✨Kundenservice Skills zeigen
Im Interview für eine Vollzeitstelle im Kundenservice solltest du darauf achten, deine Kommunikationsfähigkeiten und die Problemlösungskompetenz zu betonen. Denk daran, Beispiele aus deiner Vergangenheit zu nennen, wie du erfolgreich Kundenanfragen gelöst hast – das hilft, deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.
✨Das richtige Mindset mitbringen
Zeig, dass du ein positives und hilfsbereites Mindset hast. Überlege dir, wie du in stressigen Situationen ruhig bleibst und Kunden dennoch freundlich behandelst. Teile eine kurze Geschichte, in der du genau das gemacht hast, um deine Belastbarkeit und Kundenorientierung zu demonstrieren.
✨Rollenspiele vorbereiten
In vielen Kundenservice-Interviews gibt es Rollenspiele oder Szenarien, die du durchspielen musst. Übe solche Situationen im Vorfeld mit Freunden oder in einem Kurzworkshop, um selbstsicherer aufzutreten. So zeigst du, dass du nicht nur in der Theorie, sondern auch praktisch im Umgang mit Kunden gut bist.
✨Unternehmenskenntnis ausspielen
Informiere dich über Havas Holding Deutschland GmbH und deren Dienstleistungen. Zeige im Interview, dass du ihr Produktportfolio und die typischen Kundenanliegen verstehen kannst. Wenn du konkret auf Beispiele aus dem Unternehmen eingehst, machst du einen bleibenden Eindruck und signalisiert, dass du wirklich an der Position interessiert bist.
