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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the faculty with administrative tasks and event organization.
- Arbeitgeber: HAWK is a dynamic university focused on applied sciences and arts.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, remote work options, and 30 vacation days per year.
- Warum dieser Job: Join a diverse team in a supportive environment that values personal and professional growth.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training in administration or related fields; experience in office management preferred.
- Andere Informationen: We encourage applications from underrepresented groups and offer part-time positions.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten in einem spannenden, zukunftsorientierten Hochschulumfeld sowie Mitwirkungsmöglichkeiten in der akademischen Selbstverwaltung. Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung wird seitens der HAWK durch unterschiedliche interne und externe Angebote gefördert. Neben flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit der mobilen Arbeit bieten wir vermögenswirksame Leistungen, eine Jahressonderzahlung, 30 Tage Urlaub im Jahr und eine zusätzliche Altersvorsorge im Rahmen der VBL.
Die HAWK versteht sich als ein Ort der Chancenermöglichung. Daher wird auch von Seiten der Person, die die Stelle ausübt, ein gleichstellungsorientierter und vielfaltsfreundlicher Umgang im Kollegium und mit den Studierenden vorausgesetzt.
Die Stelle ermöglicht Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.
Als vielfaltsfreundliche Hochschule wünschen wir uns ebenso Mitarbeitende, die unterschiedliche Lebenshintergründe mitbringen. Daher sind Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen besonders zur Bewerbung aufgefordert. Unsere Hochschule fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf unter anderem durch sehr flexible Arbeitszeitmodelle. Auf diesbezügliche Fragen geben Ihnen das Gleichstellungsbüro und der Personalrat gern Auskunft.
Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befä higung und fachlicher Leistung nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt. Zur Wahrung Ihrer Interessen teilen Sie bitte bereits in der Bewerbung mit, ob eine Schwerbehinderung/ Gleichstellung vorliegt.
- Funktion als Ansprechperson für interne und externe Anfragen, auch im Rahmen der Öffnungszeiten des Sekretariats
- Unterstützung bei Veranstaltungen, Raumbuchungen/-ausstattung sowie bei Lehrplanungsprozessen
- Übernahme aller administrativen Aufgaben des Sekretariats, einschließlich Büromanagement, Aktenführung, Erstellung von Urkunden und Terminkoordination
- Verantwortung für die interne Kommunikationsorganisation, Versand von Rundmails und Einladungen sowie Verwaltung der Unterlagen der Studiengänge
- Betreuung von Lehrbeauftragten und der Gasthörerschaft
- Abgeschlossene Berufsausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, zum*zur Kaufmann*frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Praktische Berufserfahrung in mindestens einem der genannten Tätigkeitsbereiche
- Routinierter Umgang mit den MS-Office-Programmen sowie mit modernen Kommunikationstechniken
- Organisationsgeschick mit strukturierter, präziser, vorausschauender Arbeitsweise sowie Freude am Umgang mit Menschen
- Selbstständiges sowie lösungs- und serviceorientiertes Handeln
- Eine gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch, idealerweise Englischkenntnisse
- Teamfähigkeit, Diskretion und Motivation
- Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative
HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst | Mitarbeiter*in für das Fakultätssekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst
Kontaktperson:
HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst | Mitarbeiter*in für das Fakultätssekretariat (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der HAWK, um mehr über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Büromanagement und deine Kommunikationsfähigkeiten konkret darlegen kannst.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Begeisterung für die akademische Selbstverwaltung und die Unterstützung von Studierenden. Informiere dich über aktuelle Projekte oder Veranstaltungen an der HAWK, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 4
Achte darauf, dass du deine Teamfähigkeit und deinen serviceorientierten Ansatz in konkreten Beispielen unter Beweis stellen kannst. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast oder einen besonderen Service geboten hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst | Mitarbeiter*in für das Fakultätssekretariat (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über die HAWK: Beginne mit einer gründlichen Recherche über die HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst. Informiere dich über ihre Werte, das Arbeitsumfeld und die spezifischen Anforderungen der Stelle.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweise über deine Qualifikationen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle darlegst. Betone deine Erfahrungen im Büromanagement und deine Fähigkeiten im Umgang mit Menschen sowie deine Teamfähigkeit.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über die offizielle Website der HAWK ein. Achte darauf, dass alle Informationen vollständig und korrekt sind, bevor du die Unterlagen absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HAWK Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über die HAWK und ihre Werte. Verstehe die Rolle des Fakultätssekretariats und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine strukturierte Arbeitsweise verdeutlichen. Das wird zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Stelle viel mit interner und externer Kommunikation zu tun hat, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen und Fragen zu beantworten.
✨Betone Teamarbeit und Vielfalt
Die HAWK legt Wert auf einen gleichstellungsorientierten und vielfaltsfreundlichen Umgang. Teile deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Menschen und wie du zur Förderung einer inklusiven Umgebung beitragen kannst.
