Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte medizinische Unterlagen und unterstütze die Terminplanung für Mitarbeiter.
- Unternehmen: Europäische Institution mit einem Fokus auf medizinische Dienstleistungen.
- Vorteile: Temporärer Vertrag mit flexiblen Arbeitszeiten und wertvoller Erfahrung.
- Weitere Informationen: Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung in einem unterstützenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Gesundheit der Mitarbeiter bei.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung und gute Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Unser Kunde, eine europäische Institution, sucht einen Verwaltungsassistenten für die medizinischen Dienste, der fließend Englisch spricht; gute Französischkenntnisse sind von Vorteil. Dieser befristete Vertrag beginnt so schnell wie möglich.
Verantwortlichkeiten:
- Überprüfen von Reisendenlisten und Kennzeichnen von Mitarbeitern, die ohne medizinische Reisegenehmigung gereist sind, wo erforderlich.
- Unterstützung bei der korrekten Ablage von medizinischen Unterlagen.
- Verwaltung der Datenarchivierung und -aufbewahrung im Bereich OHS (und je nach Kapazität für die Verwaltung von Leistungen):
- Erhalten und Speichern von Unterlagen für die Einstellungsbewertung.
- Abholen physischer Unterlagen aus dem Archiv von OHS vor Ort.
- Durchführen von Datenaufbewahrungsprüfungen.
- Bewerten und Bereinigen des Bestands an physischen Unterlagen.
- Empfangen und Weiterleiten von Besuchern zu OHPs und OHNs.
- Übergang zur Terminplanung in ein selbstverwaltetes Modell unter Verwendung von MS Bookings als zentrale Plattform.
- Überwachen des OHS-Postfachs und sicherstellen, dass jede E-Mail innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens, typischerweise 24 Stunden, weitergeleitet wird.
Qualifikationen:
- Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung.
- Erfahrung in der Arbeitsmedizin, Umgang mit vertraulichen Informationen, einschließlich Vertrautheit mit der DSGVO, wäre von Vorteil.
- Fähigkeit zur Selbstorganisation.
- Erfahrung in der Optimierung von Prozessabläufen und/oder KI wäre ein Plus.
- Die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren, ist zwingend erforderlich.
- Detailorientiert, um die Genauigkeit von Datenberichten sicherzustellen.
- Vertrautheit mit Excel, um den Fortschritt der Archivierung zu verfolgen.
- Ausgezeichnete Kenntnisse in schriftlichem und gesprochenem Englisch, vorzugsweise mit guten Französischkenntnissen.
Stellt Verantwortlichkeit sicher: Hält sich selbst und andere verantwortlich, um Verpflichtungen einzuhalten.
Zusammenarbeit: Baut Partnerschaften auf und arbeitet gemeinsam mit anderen zusammen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Fördert Innovation: Schafft neue und bessere Wege für den Erfolg der Organisation.
Erzielt Ergebnisse: Erreicht konsequent Ergebnisse, auch unter schwierigen Umständen.
Vertrauen schaffen: Gewinnt das Vertrauen und die Zuversicht anderer durch Ehrlichkeit, Integrität und Authentizität.
Administrative assistant for the medical services M/F Arbeitgeber: Hays Luxembourg
Unser Kunde, eine europäische Institution, bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für den Bereich der medizinischen Dienstleistungen. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und Innovation fördert das Unternehmen eine Kultur des Vertrauens und der Verantwortung, während es gleichzeitig Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und zum Lernen bietet. Die temporäre Anstellung als Verwaltungsassistent ermöglicht es Ihnen, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, das Wert auf Vertraulichkeit und Genauigkeit legt, und bietet die Chance, einen bedeutenden Beitrag zur Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter zu leisten.
