Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze medizinische Dienstleistungen durch Datenarchivierung und Terminmanagement.
- Unternehmen: Europäische Institution mit einem Fokus auf Gesundheit und Sicherheit.
- Vorteile: Temporärer Vertrag mit flexiblen Arbeitszeiten und wertvoller Erfahrung.
- Weitere Informationen: Möglichkeit zur Weiterentwicklung und Zusammenarbeit in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das einen echten Unterschied im Gesundheitswesen macht.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Verwaltung, idealerweise im Gesundheitsbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Unser Kunde, eine europäische Institution, sucht einen Verwaltungsassistenten für die medizinischen Dienste, der fließend Englisch spricht; gute Französischkenntnisse sind von Vorteil. Dieser befristete Vertrag beginnt so schnell wie möglich.
Verantwortlichkeiten:
- Überprüfen der Reisendenlisten und Kennzeichnen von Mitarbeitern, die ohne medizinische Reisegenehmigung gereist sind, wo erforderlich.
- Unterstützung bei der korrekten Ablage von medizinischen Unterlagen.
- Verwaltung der Datenarchivierung und -aufbewahrung im Bereich Arbeitsschutz (und je nach Kapazität für die Verwaltung von Leistungen):
- Erhalten und Speichern von Unterlagen für die Einstellungsbewertung.
- Physische Unterlagen aus dem Archiv vor Ort abrufen.
- Datenaufbewahrungsprüfungen durchführen.
- Physische Bestandsunterlagen bewerten und bereinigen.
- Besucher an OHPs und OHNs empfangen und weiterleiten.
- Übergang zur Terminplanung in ein selbstverwaltetes Modell unter Verwendung von MS Bookings als zentrale Plattform.
- Überwachung des OHS-Postfachs und Sicherstellung, dass jede E-Mail innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens, typischerweise 24 Stunden, weitergeleitet wird.
Qualifikationen:
- Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung.
- Erfahrung in der Arbeitsmedizin, Umgang mit vertraulichen Informationen, einschließlich Vertrautheit mit der DSGVO, wäre von Vorteil.
- Fähigkeit zur Selbstorganisation.
- Erfahrung in der Optimierung von Prozessabläufen und/oder KI wäre ein Plus.
- Die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren, ist zwingend erforderlich.
- Detailorientiert, um die Genauigkeit von Datenberichten sicherzustellen.
- Vertrautheit mit Excel, um den Fortschritt der Archivierung zu verfolgen.
- Ausgezeichnete Kenntnisse in schriftlichem und gesprochenem Englisch, vorzugsweise mit guten Französischkenntnissen.
Stellt Verantwortlichkeit sicher: Hält sich selbst und andere verantwortlich, um Verpflichtungen einzuhalten.
Zusammenarbeit: Baut Partnerschaften auf und arbeitet gemeinsam mit anderen zusammen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Fördert Innovation: Schafft neue und bessere Wege für den Erfolg der Organisation.
Erzielt Ergebnisse: Erreicht konsequent Ergebnisse, auch unter schwierigen Umständen.
Vertrauen schaffen: Gewinnt das Vertrauen und die Zuversicht anderer durch Ehrlichkeit, Integrität und Authentizität.
Administrative assistant for the medical services M/F Arbeitgeber: Hays Luxembourg
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die sich auf die Förderung von Mitarbeiterwachstum und -entwicklung konzentriert. Als Teil einer europäischen Institution profitieren Sie von einem multikulturellen Team, flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, an bedeutenden Projekten im Gesundheitswesen mitzuwirken. Wir legen großen Wert auf Zusammenarbeit, Innovation und Vertrauen, was uns zu einem hervorragenden Arbeitgeber macht.
