Auf einen Blick
- Aufgaben: Be the friendly face of our office and manage essential services.
- Unternehmen: Dynamic financial services company with a focus on teamwork.
- Vorteile: Flexible part-time hours, valuable experience, and a supportive work environment.
- Weitere Informationen: Great opportunity for personal growth and networking in a vibrant setting.
- Warum dieser Job: Join us to enhance your organizational skills and make a real impact.
- Qualifikationen: Experience as an Office Manager and proficiency in office software.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Unser Kunde, ein Unternehmen, das auf Finanzdienstleistungen spezialisiert ist, sucht einen Office Manager in Teilzeit. Dies ist ein befristeter Vertrag, der so schnell wie möglich für mindestens 3 Monate beginnt.
Verantwortlichkeiten:
- Begrüßung unserer Besucher und Eigentümer des Büros (Zuteilung von Zugangsausweisen und enge Überwachung des Prozesses)
- Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Verträgen für Bürodienstleistungen, wie z.B. Vermieter, Reinigungsunternehmen, Pflanzen / Blumen, Obstlieferung, Kaffeeautomatenanbieter
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post: Express- und Einschreiben, Kontakt mit der Post, Organisation von Expresspostlieferungen in Luxemburg (dringende Notariatsdokumente, zum Beispiel), Sicherstellung zeitgerechter Maßnahmen
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für Mitarbeiter auf Anfrage, Verbesserung der Kommunikation im Büro durch Beherrschung multimedialer Unterstützung und Vorbereitung von Präsentationen
- Unterstützung des Site Leaders bei der Reiseorganisation und Einreichung von Spesenberichten sowie Unterstützung bei der Verwaltung des Büromaterialbestands und der Transportarrangements
- Bestellung und Pflege von Koch-Merchandise-Artikeln nach Bedarf
- Unterstützung bei der Organisation von Mitarbeiterevents als aktives Mitglied unseres 'Event-Teams' sowie Koordination lokaler Konferenzen, Mittagessen und unserer bevorstehenden Büroeinweihung - Anwendung einer wirtschaftlichen Denkweise
- Unterstützung neuer Mitarbeiter durch Einrichtung ihres Arbeitsplatzes, Vorbereitung des Willkommenspakets und Unterstützung bei der Organisation des Einarbeitungsplans mit dem einstellenden Vorgesetzten
Anforderungen:
- Nachgewiesene Erfahrung als Office Manager
- Versiert im Umgang mit Bürosoftware und Kommunikationswerkzeugen
- Identifiziert Probleme und setzt Lösungen um
- Effektive, proaktive und zeitgerechte Kommunikation
- Selbstmotivierte Einstellung
- Fließend in Englisch und Französisch, jede weitere Sprache ist von Vorteil
Kompetenzen:
- Nachgewiesene effektive verbale, schriftliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit, sich anzupassen und schnell neue Systeme zu erlernen
- Problemlösungsorientiert mit der Fähigkeit, den Status quo respektvoll in Frage zu stellen
- Fähigkeit, zu organisieren und Prioritäten zu setzen, um mehrere Aufgaben effektiv zu verwalten
- Als ein Team auf dem Feld agieren, Wissen teilen und andere Teammitglieder unterstützen
- Kreative Denkweise und Herangehensweise, um zu envisionieren, was möglich sein könnte
Office manager part-time M/F Arbeitgeber: Hays Luxembourg
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und Kreativität geschätzt werden. Als Teil unseres Teams in Luxemburg profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, einer offenen Unternehmenskultur und vielfältigen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Wir legen großen Wert auf die Förderung unserer Mitarbeiter und bieten zahlreiche Veranstaltungen, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken und den Austausch untereinander zu fördern.
