Auf einen Blick
- Aufgaben: Be the friendly face of our office and manage essential services.
- Unternehmen: Dynamic financial services company with a focus on teamwork.
- Vorteile: Flexible part-time hours, great team culture, and valuable experience.
- Weitere Informationen: Opportunity to support exciting events and grow your professional network.
- Warum dieser Job: Join us to enhance your skills while making a real impact in the office.
- Qualifikationen: Experience as an Office Manager and proficiency in office software.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Unser Kunde, ein Unternehmen, das auf Finanzdienstleistungen spezialisiert ist, sucht einen Office Manager in Teilzeit. Dies ist ein vorübergehender Vertrag, der so schnell wie möglich für mindestens 3 Monate beginnt.
Verantwortlichkeiten:
- Begrüßung unserer Besucher und Eigentümer des Büros (Zuteilung von Zugangsausweisen und enge Überwachung des Prozesses)
- Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Verträgen für Bürodienstleistungen, wie z.B. Vermieter, Reinigungsunternehmen, Pflanzen / Blumen, Obstlieferung, Kaffeeautomatenanbieter.
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post: Express- und Einschreiben, Kontakt mit der Post, Organisation von Expresspostlieferungen in Luxemburg (dringende Notariatsdokumente, zum Beispiel), Sicherstellung zeitgerechter Maßnahmen.
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für Mitarbeiter auf Anfrage, Verbesserung der Kommunikation im Büro durch Beherrschung multimedialer Unterstützung und Vorbereitung von Präsentationen.
- Unterstützung des Standortleiters bei der Reiseorganisation und Einreichung von Spesenberichten sowie Unterstützung bei der Verwaltung des Büromaterialbestands und der Transportarrangements.
- Bestellung und Pflege von Koch-Merchandise-Artikeln nach Bedarf.
- Unterstützung der Organisation von Mitarbeiterveranstaltungen als aktives Mitglied unseres 'Event-Teams' sowie Koordination lokaler Konferenzen, Mittagessen und unserer bevorstehenden Büroeinweihung - Anwendung einer wirtschaftlichen Denkweise.
- Unterstützung neuer Mitarbeiter durch Einrichtung ihres Arbeitsplatzes, Vorbereitung des Willkommenspakets und Unterstützung bei der Organisation des Einarbeitungsplans mit dem einstellenden Vorgesetzten.
Anforderungen:
- Nachgewiesene Erfahrung als Office Manager.
- Versiert im Umgang mit Bürosoftware und Kommunikationswerkzeugen.
- Identifiziert Probleme und setzt Lösungen um.
- Effektive, proaktive und zeitgerechte Kommunikation.
- Selbstmotivierte Einstellung.
- Fließend in Englisch und Französisch ist ein Muss, jede weitere Sprache ist von Vorteil.
Kompetenzen:
- Nachgewiesene effektive verbale, schriftliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Fähigkeit, sich anzupassen und schnell neue Systeme zu erlernen.
- Problemlösungsorientiert mit der Fähigkeit, den Status quo respektvoll in Frage zu stellen.
- Fähigkeit, zu organisieren und Prioritäten zu setzen, um mehrere Aufgaben effektiv zu verwalten.
- Als ein Team auf dem Feld agieren, Wissen teilen und andere Teammitglieder unterstützen.
- Eine kreative Denkweise und Herangehensweise, um zu envisionieren, was möglich sein könnte.
Office manager part-time M/F Arbeitgeber: Hays Luxembourg
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und Kreativität geschätzt werden. Als Teil unseres Teams profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, einer offenen Unternehmenskultur und vielfältigen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Zudem haben Sie die Chance, an spannenden Veranstaltungen und Projekten teilzunehmen, die nicht nur Ihre Fähigkeiten fördern, sondern auch das Gemeinschaftsgefühl stärken.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office manager part-time M/F mit Bravour zu bestehen
Erfahrung als Office Manager
Bürosoftware und Kommunikationstools
Problemerkennung und Lösungsimplementierung
Proaktive und zeitgerechte Kommunikation
Selbstmotivierte Einstellung
Fließend in Englisch und Französisch
Verbal, schriftlich und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten
