Auf einen Blick
- Aufgaben: Be the friendly face of our office and manage essential services.
- Unternehmen: Dynamic financial services company with a focus on teamwork.
- Vorteile: Flexible part-time hours, valuable experience, and a supportive work environment.
- Weitere Informationen: Great opportunity for personal growth and networking in a vibrant setting.
- Warum dieser Job: Join us to enhance your skills while making a real impact in the office.
- Qualifikationen: Experience as an Office Manager and proficiency in office software.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Unser Kunde, ein Unternehmen, das auf Finanzdienstleistungen spezialisiert ist, sucht einen Office Manager in Teilzeit. Dies ist ein temporärer Vertrag, der so schnell wie möglich für mindestens 3 Monate beginnt.
Verantwortlichkeiten:
- Begrüßung unserer Besucher und Eigentümer des Büros (Zuteilung von Zugangsausweisen und enge Überwachung des Prozesses)
- Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Verträgen für Bürodienstleistungen, wie z.B. Vermieter, Reinigungsunternehmen, Pflanzen / Blumen, Obstlieferung, Kaffeeautomatenanbieter
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post: Express- und Einschreiben, Kontakt mit der Post, Organisation von Expresspostlieferungen in Luxemburg (dringende Notariatsdokumente, zum Beispiel), Sicherstellung zeitgerechter Maßnahmen
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für Mitarbeiter auf Anfrage, Verbesserung der Kommunikation im Büro durch Beherrschung multimedialer Unterstützung und Vorbereitung von Präsentationen
- Unterstützung des Site Leaders bei der Reiseorganisation und Einreichung von Spesenberichten sowie Unterstützung bei der Verwaltung des Büromaterialbestands und der Transportarrangements
- Bestellung und Pflege von Koch-Merchandise-Artikeln nach Bedarf
- Unterstützung der Organisation von Mitarbeiterevents als aktives Mitglied unseres 'Event-Teams' sowie Koordination lokaler Konferenzen, Mittagessen und unserer bevorstehenden Büroeinweihung - Anwendung eines wirtschaftlichen Denkansatzes
- Unterstützung neuer Mitarbeiter durch Einrichtung ihres Arbeitsplatzes, Vorbereitung des Willkommenspakets und Unterstützung bei der Organisation des Einarbeitungsplans mit dem einstellenden Vorgesetzten
Anforderungen:
- Nachgewiesene Erfahrung als Office Manager
- Versiert im Umgang mit Bürosoftware und Kommunikationswerkzeugen
- Identifiziert Probleme und setzt Lösungen um
- Effektive, proaktive und zeitgerechte Kommunikation
- Selbstmotivierte Einstellung
- Fließend in Englisch und Französisch, jede weitere Sprache ist von Vorteil
Kompetenzen:
- Nachgewiesene effektive verbale, schriftliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit, sich anzupassen und schnell neue Systeme zu erlernen
- Problemlösungsorientiert mit der Fähigkeit, den Status quo respektvoll in Frage zu stellen
- Fähigkeit, zu organisieren und Prioritäten zu setzen, um mehrere Aufgaben effektiv zu verwalten
- Als ein Team auf dem Feld agieren, Wissen teilen und andere Teammitglieder unterstützen
- Eine kreative Denkweise und Herangehensweise, um sich vorzustellen, was möglich sein könnte
Office manager part-time M/F Arbeitgeber: Hays Luxembourg
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung großgeschrieben werden. Als Teil unseres Teams in Luxemburg profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, einer offenen Unternehmenskultur und der Möglichkeit, an spannenden Projekten teilzunehmen, die Ihre Fähigkeiten erweitern. Wir fördern aktiv das Wachstum unserer Mitarbeiter und bieten zahlreiche Gelegenheiten zur Weiterbildung und beruflichen Entfaltung.
