Auf einen Blick
- Aufgaben: Be the friendly face of our office and manage essential services.
- Unternehmen: Dynamic financial services company with a focus on teamwork.
- Vorteile: Flexible part-time hours, great team culture, and valuable experience.
- Weitere Informationen: Opportunity to support exciting events and grow your professional network.
- Warum dieser Job: Join us to enhance your organizational skills and make a real impact.
- Qualifikationen: Experience as an Office Manager and proficiency in office software.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Unser Kunde, ein Unternehmen, das auf Finanzdienstleistungen spezialisiert ist, sucht einen Office Manager in Teilzeit. Dies ist ein vorübergehender Vertrag, der so schnell wie möglich für mindestens 3 Monate beginnt.
Verantwortlichkeiten:
- Begrüßung unserer Besucher und Eigentümer des Büros (Zuteilung von Zugangsausweisen und enge Überwachung des Prozesses)
- Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Verträgen für Bürodienstleistungen, wie z.B. Vermieter, Reinigungsunternehmen, Pflanzen / Blumen, Obstlieferung, Kaffeeautomatenanbieter
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post: Express- und Einschreiben, Kontakt mit der Post, Organisation von Expresspostlieferungen in Luxemburg (dringende Notariatsdokumente, zum Beispiel), Sicherstellung zeitgerechter Maßnahmen
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für Mitarbeiter auf Anfrage, Verbesserung der Kommunikation im Büro durch Beherrschung multimedialer Unterstützung und Vorbereitung von Präsentationen
- Unterstützung des Site Leaders bei der Reiseorganisation und Einreichung von Spesenberichten sowie Unterstützung bei der Verwaltung des Büromaterialbestands und der Transportarrangements
- Bestellung und Pflege von Koch-Merchandise-Artikeln nach Bedarf
- Unterstützung bei der Organisation von Mitarbeiterveranstaltungen als aktives Mitglied unseres 'Event-Teams' sowie Koordination lokaler Konferenzen, Mittagessen und unserer bevorstehenden Büroeinweihung - Anwendung eines wirtschaftlichen Denkansatzes
- Unterstützung neuer Mitarbeiter durch Einrichtung ihres Arbeitsplatzes, Vorbereitung des Willkommenspakets und Unterstützung bei der Organisation des Einarbeitungsplans mit dem einstellenden Vorgesetzten
Anforderungen:
- Nachgewiesene Erfahrung als Office Manager
- Versiert im Umgang mit Bürosoftware und Kommunikationswerkzeugen
- Identifiziert Probleme und setzt Lösungen um
- Effektive, proaktive und zeitgerechte Kommunikation
- Selbstmotivierte Einstellung
- Fließend in Englisch und Französisch, jede weitere Sprache ist von Vorteil
Kompetenzen:
- Nachgewiesene effektive verbale, schriftliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit, sich anzupassen und schnell neue Systeme zu erlernen
- Problemlösungsorientiert mit der Fähigkeit, den Status quo respektvoll in Frage zu stellen
- Fähigkeit, zu organisieren und Prioritäten zu setzen, um mehrere Aufgaben effektiv zu verwalten
- Als ein Team auf dem Feld agieren, Wissen teilen und andere Teammitglieder unterstützen
- Eine kreative Denkweise und Herangehensweise, um sich vorzustellen, was möglich sein könnte
Office manager part-time M/F Arbeitgeber: Hays Luxembourg
Unser Kunde ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und Teamarbeit fördert das Unternehmen eine Kultur des Wachstums und der Kreativität. Die Lage in Luxemburg ermöglicht es den Mitarbeitern, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten und von vielfältigen beruflichen Möglichkeiten zu profitieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office manager part-time M/F mit Bravour zu bestehen
Büroorganisation
Kommunikationsfähigkeiten
Verhandlungsgeschick
Multimedia-Unterstützung
Präsentationsvorbereitung
Reiseorganisation
Berichtswesen
