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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Terminen, Organisation von Veranstaltungen und Buchung von Dienstreisen.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Unternehmen im Automobilsektor mit einem starken Fokus auf Teamarbeit.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, attraktive Vergütung und betriebliche Altersvorsorge.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Sekretariatsbereich und gute MS Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse sind ein Plus.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgaben
- Koordination, eigenverantwortliche Vereinbarung und Überwachung von Terminen unter Berücksichtigung der entsprechenden Prioritäten, inkl. Raumbuchung, Anmeldung externer Teilnehmer und Organisation von Bewirtung
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Workshops
- Erstellung von BANFen
- Vorbereitung, Organisation und Buchung von Dienstreisen und Abrechnung der Reisekosten
- Sichtung der eingehenden Termine und des Posteingangs
- Planung und Bestellung von Büromaterial und sonstigem Equipment
- Pflegen der Arbeitszeiten und Überprüfung der Einhaltung der entsprechenden Regeln in den Systemen als Gleitzeitbeauftragter, sowie Beantragen von Mehrarbeitszeit
- Erstellen von Zahlungsanweisungen
- Meldungen zum geldwerten Vorteil
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise im Automobilsektor
- Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit Bürosoftware
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und ein freundliches Auftreten
Benefits
- Vergütung nach einem der attraktivsten Tarifverträge der Branche (IGZ)
- Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
- Großzügiges Arbeitszeitkonto
- Bezuschussung einer Direktversicherung (als betriebliche Altersvorsorge)
- Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
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Abteilungssekretär (m/w/d) Arbeitgeber: Hays
Kontaktperson:
Hays HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Abteilungssekretär (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im Automobilsektor arbeiten oder dort Kontakte haben. Oftmals erfährt man über offene Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die sich auf deine organisatorischen Fähigkeiten beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Stärken in der Koordination und Planung zeigen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Trends und Entwicklungen im Automobilsektor. Zeige in deinem Gespräch, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch ein Interesse an der Branche hast.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kenntnisse in MS Office zu demonstrieren. Vielleicht gibt es während des Auswahlprozesses eine praktische Übung, bei der du deine Fähigkeiten unter Beweis stellen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Abteilungssekretär (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Schau dir die Webseite an, um mehr über deren Werte, Kultur und aktuelle Projekte zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle als Abteilungssekretär abgestimmt sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen im Sekretariatsbereich.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für diese Position geeignet bist. Gehe auf deine Erfahrungen im Automobilsektor und deine Kenntnisse in MS Office ein.
Korrekturlesen: Lies deine Bewerbungsunterlagen sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte auf Grammatik, Rechtschreibung und die Klarheit deiner Aussagen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hays vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir Gedanken über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position viel Organisation erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du Termine koordiniert und Veranstaltungen geplant hast. Das wird deine Eignung für die Rolle unterstreichen.
✨Kommunikationsstärke demonstrieren
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Du könntest beispielsweise erklären, wie du mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
✨Kenntnisse in MS Office hervorheben
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS Office und anderen Bürosoftware-Lösungen betonst. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel geben, wie du diese Tools genutzt hast, um deine Arbeit effizienter zu gestalten.
