Personalsachbearbeiter*in (m/w/d) in Hamburg

Wir suchen: Am Leibniz-Institut für Medienforschung | Hans-Bredow-Institut (HBI) in Hamburg ist zum Dezember 2026 oder später folgende Stelle zu besetzen:

Kurzinformation: Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet bis 31.12.2028 Vollzeit mit einer Wochenarbeitszeit von 39 Stunden, teilzeitgeeignet mit mind. 50 %. Entgeltgruppe 9a/b TV-L – je nach Fähigkeiten und Aufgabenübernahme. Individuelle Stufenzuordnung abhängig von der einschlägigen Berufserfahrung. Standort Hamburg, hybrides Arbeiten möglich.

Über uns: Das international renommierte Leibniz-Institut für Medienforschung | Hans-Bredow-Institut in Hamburg erforscht auf hohem wissenschaftlichem Niveau den Medienwandel und die damit verbundenen strukturellen Veränderungen öffentlicher Kommunikation. Medienübergreifend, interdisziplinär und unabhängig verbindet es Grundlagenwissenschaft und Transferforschung und schafft so problemrelevantes Wissen für Politik, Wirtschaft und Zivilgesellschaft.

Ihr Aufgabenbereich: Im Rahmen einer Elternzeitvertretung übernehmen Sie eine zentrale Rolle in unserem Personalteam und betreuen eigenständig administrative Personalprozesse sowie die interne Entgeltabrechnung. Dabei arbeiten Sie eng mit Mitarbeitenden, Führungskräften sowie internen und externen Partner*innen zusammen und leisten einen wichtigen Beitrag für einen reibungslosen HR-Service.

• Sie betreuen Mitarbeitende und Führungskräfte in allen administrativen Personalangelegenheiten entlang des gesamten Employee Lifecycles – von der Einstellung bis zum Austritt.
• Sie führen die interne Entgeltabrechnung mit DATEV LODAS eigenständig durch und stellen die Einhaltung tariflicher, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorgaben sicher.
• Sie erstellen Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Arbeitszeugnisse.
• Sie pflegen Personalstammdaten und führen die digitalen sowie analogen Personalakten sorgfältig und datenschutzkonform.
• Sie betreuen die Zeiterfassung und bearbeiten Abwesenheiten.
• Sie prüfen und bearbeiten Reisekostenabrechnungen unter Berücksichtigung des Hamburgischen Reisekostengesetzes (HmbRKG).
• Sie stehen im regelmäßigen Austausch mit Mitarbeitenden, Betriebsrat, Vorstand sowie externen Stellen wie Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und Behörden.

Das bringen Sie mit: Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltenden Bereich, idealerweise mit Schwerpunkt Personal, oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige bzw. einschlägige Berufserfahrung in der Personaladministration, der Entgeltabrechnung und/oder im Recruiting. Kenntnisse in der Anwendung des Hamburgischen Reisekostengesetzes (HmbRKG) und Erfahrung in der Prüfung von Reisekostenabrechnungen. Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook. Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ein hohes Qualitäts- und Servicebewusstsein.

Idealerweise ergänzen Sie Ihr Profil durch: Fundierte Kenntnisse im Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Anwenderkenntnisse in DATEV LODAS. Kenntnisse des Tarifrechts (TV-L), des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes (WissZeitVG) sowie Erfahrung in der Anwendung des deutschen Arbeitsrechts. Erfahrung im Umgang mit HR-Management-Systemen, insbesondere Personio. Kenntnisse in der administrativen Betreuung und Abrechnung studentischer Beschäftigungsverhältnisse. Interesse an der Weiterentwicklung von HR-Prozessen sowie der Mitarbeit in Personalprojekten.

Das zeichnet Sie aus: Sie gehen offen auf Menschen zu und schaffen durch Ihre verlässliche und vertrauenswürdige Art eine angenehme Zusammenarbeit. Sie kommunizieren klar und respektvoll und behalten auch in herausfordernden Gesprächssituationen eine lösungsorientierte Haltung. Sie handeln eigeninitiativ, pragmatisch und übernehmen Verantwortung für Ihre Themen. Sie arbeiten gerne im Team, unterstützen Kolleg*innen aktiv und bringen eigene Ideen zur Weiterentwicklung von Prozessen ein.

Das bieten wir Ihnen: Freuen Sie sich auf eine vielseitige Tätigkeit in einem wissenschaftsnahen, gesellschaftlich relevanten Arbeitsumfeld sowie auf ein Team, das Zusammenarbeit, Offenheit und Eigenverantwortung lebt. Darüber hinaus bieten wir Ihnen:

• Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und der Möglichkeit zum hybriden Arbeiten in Absprache mit dem Team.
• Eine familienfreundliche Arbeitskultur, ausgezeichnet mit dem Zertifikat „audit berufundfamilie“, einschließlich eines Eltern-Kind-Büros.
• Eine Beschäftigung im öffentlichen Dienst mit Vergütung nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), Jahressonderzahlung, Betriebliche Altersvorsorge (VBLU) und vermögenswirksame Leistungen.
• Zuschuss zum Deutschlandticket (HVV-Profiticket) für eine nachhaltige und kostengünstige Mobilität.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
• 30 Urlaubstage pro Jahr sowie zusätzlich arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester.
• Einen modernen, barrierefreien Arbeitsplatz an unserem Institutsstandort in Hamburg-Rotherbaum mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
• Tiefgarage mit Platz für Fahrradstellplätze inklusive Lademöglichkeiten für E-Bikes sowie PKW-Stellplätze, 2 PKW-Außenstellplätze mit E-Ladesäule in Planung.
• Eine offene Duz-Kultur, kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien, die eigenverantwortliches Arbeiten fördern.

Kontakt: Sie haben Fragen zur Position oder zum Bewerbungsverfahren? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht an: personal@leibniz-hbi.de.

Ihre Bewerbung: Wir verzichten auf die Zusammenarbeit mit Personalvermittlungen für diese Position und bitten daher ausschließlich um Direktbewerbungen. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie Ihre Bewerbung bitte bis zum 25.10.2026 unter Angabe der Kennziffer 26-20-WUB per E-Mail an: bewerbung@leibniz-hbi.de. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen als PDF-Dateien ein: Lebenslauf und Anschreiben jeweils separat; Arbeitszeugnisse, Urkunden/Nachweise sowie sonstige Dokumente jeweils gebündelt in einer Datei. Wir freuen uns auf Sie!

Hinweis: Für uns zählen Ihre Qualifikationen und Stärken. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Geschlecht oder sexueller Identität, Nationalität, Alter, Religion, Weltanschauung oder einer eventuellen Behinderung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung gemäß SGB IX besonders berücksichtigt (bitte entsprechenden Nachweis beifügen). Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes ist uns wichtig. Wir sind bestrebt, Unterrepräsentanzen eines Geschlechts in allen Bereichen und Positionen abzubauen. Bitte beachten Sie den datenschutzrechtlichen Hinweis, dass Ihre Bewerbungsunterlagen im Rahmen der Besetzung der Stelle von uns verarbeitet und gespeichert werden. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten gelöscht.