Kaufm. Mitarbeiter/in / Teamassistenz (w/m/d) Büromanagement

Die PHOENIX Living GmbH wurde 2019 im Herzen von Stuttgart als Teil der PHOENIX Gruppe und Tochterunternehmen der Zech Group gegründet. Unser Fokus liegt auf der Entwicklung von anspruchsvollen und hochwertigen Wohnimmobilien, vom Mehrfamilienhaus bis hin zu großen Wohnquartieren. Unter Entwickeln von Immobilien verstehen wir die Konzeption, Planung und Umsetzung von Immobilien, in denen Menschen ihr neues Zuhause finden. Der Zweck unserer Arbeit dient einer nachhaltigen Zukunft mit gesunden Wohnräumen, die ressourcenschonend errichtet und betrieben werden. Wir entwickeln keine 0815-Immobilien. Jedes unserer Projekte ist einzigartig und besticht durch Besonderheiten, wie beispielsweise Denkmalschutz, die seinesgleichen suchen. Die Entwicklung von Immobilien ist unsere Leidenschaft. Fairness und Zuverlässigkeit sind die Grundpfeiler unserer Beziehungen zu Geschäftspartnern und Kollegen.

Wenn du dich in einem dynamischen und ergebnisorientierten Umfeld entfalten möchtest, indem du geschätzt und gefördert wirst, dann bist du bei uns genau richtig. Werde Teil unseres Teams und wir werden gemeinsam Berge versetzen.

DEINE AUFGABEN

• Zur Unterstützung unseres Backoffice-Teams suchen wir Verstärkung, die sich zuverlässig um die laufende Rechnungsabwicklung und die vorbereitende Buchhaltung kümmert.
• Du prüfst eingehende Rechnungen, ordnest sie den richtigen Vorgängen zu und bereitest alle Unterlagen so auf, dass sie von der zentralen Buchhaltung korrekt weiterverarbeitet werden können.
• Darüber hinaus erstellst du Ausgangsrechnungen, behältst offene Posten im Blick und übernimmst das Mahnwesen.
• Je nach Stundenumfang übernimmst du zusätzlich allgemeine organisatorische Aufgaben im Büroalltag, dazu gehören unter anderem die Kommunikation am Telefon und Empfang, der Schriftverkehr, Reisebuchungen sowie die Abstimmung mit Dienstleistern im Zusammenhang mit Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen.
• Auch eine unterstützende Rolle im Projektcontrolling ist möglich.

DEIN PROFIL

• Berufserfahrung: Du hast bereits in der vorbereitenden Buchhaltung, der Rechnungserstellung oder in buchhaltungsnahen Aufgaben gearbeitet und fühlst dich in routinierten kaufmännischen Tätigkeiten wohl.
• Idealerweise bringst du zusätzlich Erfahrung in der Kundenkommunikation und Organisation von Büroabläufen mit.
• Background: Dein Hintergrund kann aus der Assistenz der Geschäftsführung, dem Backoffice, dem Officemanagement, der Buchhaltung, dem Innendienst, der Projektassistenz oder der Teamassistenz stammen.
• Branchenkenntnisse: Vorkenntnisse im Immobilienbereich sind nicht erforderlich. Wichtig ist deine Bereitschaft, dich in neue Themen einzuarbeiten.
• Arbeitsumfeld: Du arbeitest gerne in kleineren Teams oder mittelständischen Strukturen und kommunizierst intern klar, zuverlässig und verbindlich.
• Arbeitsweise: Du arbeitest sehr strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich. Du fühlst dich in wiederkehrenden Aufgaben wohl und hast Freude an Genauigkeit.

Du suchst eine verantwortungsvolle Teilzeitstelle mit mindestens 20 Wochenstunden. Bei Übernahme zusätzlicher Aufgaben – zum Beispiel im Controlling oder in der Büroorganisation – ist ein Umfang von bis zu 40 Stunden möglich. Deine Arbeitszeit kannst du flexibel innerhalb unserer Bürozeiten gestalten und sie bei Bedarf auf vier bis fünf Tage pro Woche verteilen. Bei Bedarf ist Homeoffice möglich.

Sprachkenntnisse: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse.

IT-Kompetenz: Du hast sehr gute MS-Office-Kenntnisse und arbeitest gerne digital.

DARAUF KANNST DU DICH FREUEN

• Flexible Arbeitszeiten: Du kannst deine Arbeitszeiten in Abstimmung flexibel innerhalb unserer Bürozeiten auf 4 bis 5 Tage verteilen und dir deine Arbeit selbstständig einteilen. Bei Bedarf hast du die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.
• Anerkennung und Wertschätzung: Regelmäßige Teamaktivitäten außerhalb des Büroalltags sind eine willkommene Abwechslung und ein wesentlicher Grund für unseren tollen Teamspirit.
• Teamorientierte Unternehmenskultur: Wir sind ein kleines Team mit großer Produktivität, das viel Spaß beim Arbeiten hat.
• Stabilität: Als Teil der Zech Group bieten wir ein sicheres Arbeitsumfeld an.
• Herausfordernde Projekte: Du unterstützt uns bei der Entwicklung anspruchsvoller Wohnbauprojekte und trägst durch deine organisatorische und administrative Arbeit dazu bei, dass diese erfolgreich umgesetzt werden.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Wir leben das Thema „Weiterentwicklung“ und glauben an lebenslanges Lernen. Neben regelmäßigen Mitarbeitergesprächen legen wir Wert auf ein vielfältiges Weiterbildungsangebot, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter stets ihr volles Potenzial entfalten können.
• Digital Workplace: Bei uns wird digital gearbeitet. Mit aktuellen Tools und Methoden sind wir vorne mit dabei. Bring deine digitalen Fähigkeiten gerne mit ein und perfektioniere mit uns unsere „All-things-digital“-Strategie.
• Zentraler Arbeitsplatz: Ein sehr schönes Büro mit moderner Ausstattung in zentraler Lage auf der Königstraße, sowie einer guten Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel.
• Einarbeitung: Eine sehr gute Einarbeitung mit Mentor stellt sicher, dass du optimal in die Immobilienbranche startest.
• Attraktives Vergütungspaket: Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehalt sowie eine unbefristete und sichere Anstellung. Zusätzlich zu 30 Urlaubstagen profitieren unsere Mitarbeiter von zahlreichen weiteren Benefits und attraktiven Mitarbeiterrabatten bei deutschlandweiten Anbietern.