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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Führe Recherchen durch und bereite Präsentationen für Meetings vor.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Unternehmen in der Finanzbranche mit flacher Hierarchie.
- Mitarbeitervorteile: Agiles Arbeitsumfeld und flexible Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und arbeite eng mit Führungskräften zusammen.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und fließende Sprachkenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Standort: Genf, rive gauche.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 48000 - 72000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben:
- Forschung durchführen und Briefing-Dokumente oder Präsentationen für Geschäftsinitiativen, interne/externe Meetings und Reisen vorbereiten.
- Erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder sein, Kommunikation und Korrespondenz (E-Mails, Anrufe usw.) verwalten.
- Exekutive Aufgaben organisieren und priorisieren, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden.
- Koordination und Verfolgung von Schlüsselprojekten und Initiativen unterstützen.
- Mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Projekte und Fristen effizient verwaltet werden.
- Kalender verwalten, einschließlich der Planung von Meetings, Koordination von Reisevorbereitungen und Organisation von Reiserouten.
- Spesenabrechnungen und Reisebuchungen vorbereiten und verarbeiten sowie sicherstellen, dass notwendige Genehmigungen eingeholt werden.
- Dokumentation pflegen und organisieren, um Vertraulichkeit und Genauigkeit zu gewährleisten.
- Das Ablagesystem, sowohl physisch als auch digital, verwalten, um sicherzustellen, dass Daten zugänglich und sicher sind.
- Dolmetsch- und Übersetzungsunterstützung bieten (Englisch, Französisch und Russisch).
Ihr Profil:
- Vorherige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und der Zusammenarbeit mit Führungsteams ist ein Muss.
- Derzeit in einer Bank, einem Multi-Family-Office oder einer Finanzinstitution in der Schweiz tätig.
- Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich (C2).
- Kenntnisse in Französisch (C1) und Russisch (C1).
- Vertrautheit mit der MS Office Suite.
- Kenntnisse in Projektmanagement-Software und digitalen Kollaborationstools sind wünschenswert.
- Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben effektiv zu bewältigen.
- Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, mit einem professionellen Auftreten und der Fähigkeit, mit hochrangigen Personen zu interagieren.
- Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Problemlösungsmentalität mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen und proaktiv Probleme anzugehen.
Was wir anbieten:
- Standort: Genf, rive gauche
- Agile Umgebung in unserem Denken, unserer Arbeitsweise und unserem Vertrauen zueinander.
- Flache Hierarchie mit Zusammenarbeit auf allen Ebenen.
Executive Administrative Assistant @ 100% Arbeitgeber: HCM Partners
Kontaktperson:
HCM Partners HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Administrative Assistant @ 100%
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die bereits in der Finanzbranche oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Interviews vor, indem du dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Finanzbranche informierst. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Lösung von Problemen beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Praktiziere deine Sprachkenntnisse! Da die Stelle fließende Englisch-, Französisch- und Russischkenntnisse erfordert, solltest du sicherstellen, dass du in der Lage bist, in diesen Sprachen professionell zu kommunizieren. Vielleicht kannst du an einem Sprachkurs teilnehmen oder mit Muttersprachlern üben.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten! Erstelle ein Portfolio oder eine Übersicht über Projekte, die du in der Vergangenheit erfolgreich koordiniert hast. Dies kann dir helfen, deine Fähigkeiten während des Vorstellungsgesprächs zu demonstrieren und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Administrative Assistant @ 100%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Forschung betreiben: Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben der Position als Executive Administrative Assistant. Verstehe, welche Fähigkeiten und Erfahrungen besonders geschätzt werden, um deine Bewerbung gezielt auszurichten.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Unterstützung von Führungskräften wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, das deine Sprachkenntnisse in Englisch, Französisch und Russisch betont. Erkläre, wie deine bisherigen Erfahrungen dich auf die Herausforderungen dieser Position vorbereitet haben.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle Dokumente, die du einreichst, fehlerfrei und vollständig sind. Achte besonders auf die Genauigkeit deiner Angaben, da dies für die Position von großer Bedeutung ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HCM Partners vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und wie du mit verschiedenen Abteilungen zusammengearbeitet hast. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten und Erfolge verdeutlichen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du als erste Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder fungierst, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und professionell kommunizierst. Übe, wie du Informationen präzise und freundlich übermittelst.
✨Demonstriere deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du Aufgaben priorisierst und Deadlines einhältst. Du könntest auch darüber sprechen, wie du mit mehreren Projekten gleichzeitig umgehst und dabei den Überblick behältst.
✨Hebe deine Sprachkenntnisse hervor
Da die Stelle Kenntnisse in Englisch, Französisch und Russisch erfordert, solltest du bereit sein, deine Sprachfähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir, wie du diese Sprachen in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast.
