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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorsitzenden und das Team mit administrativen Aufgaben und Kommunikation.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Unternehmen in der Finanzbranche mit flacher Hierarchie und agiler Denkweise.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, ein unterstützendes Team und die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem spannenden, dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, fließend in Englisch, Französisch und Russisch.
- Andere Informationen: Standort: Genf, rive gauche; ideal für kreative Köpfe, die Herausforderungen lieben.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen einen hochorganisierten, dynamischen und unterstützenden Executive Administrative Assistant (Vollzeit), der vollständige sekretarielle und administrative Unterstützung für den Vorsitzenden und das Team bietet. Ein vertrauenswürdiger, vertraulicher und loyaler Ansatz sind wesentliche Eigenschaften, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein!
Ihre Aufgaben:
- Forschung durchführen und Briefing-Dokumente oder Präsentationen für Geschäftsinitiativen, interne/externe Meetings und Reisen vorbereiten.
- Erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder sein, Kommunikation und Korrespondenz (E-Mails, Anrufe usw.) verwalten.
- Exekutive Aufgaben organisieren und priorisieren, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden.
- Bei der Koordination und Verfolgung wichtiger Projekte und Initiativen unterstützen.
- Mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Projekte und Fristen effizient verwaltet werden.
- Kalender verwalten, einschließlich der Planung von Meetings, Koordination von Reisevorbereitungen und Organisation von Reiserouten.
- Spesenabrechnungen, Reisebuchungen vorbereiten und verarbeiten sowie sicherstellen, dass notwendige Genehmigungen eingeholt werden.
- Dokumentation pflegen und organisieren, um Vertraulichkeit und Genauigkeit sicherzustellen.
- Das Ablagesystem, sowohl physisch als auch digital, verwalten, um sicherzustellen, dass Daten zugänglich und sicher sind.
- Dolmetsch- und Übersetzungsunterstützung bieten (Englisch, Französisch und Russisch).
Ihr Profil:
- Vorherige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und der Zusammenarbeit mit Führungsteams ist ein Muss.
- Derzeit in einer Bank, einem Multi-Family-Office oder einer Finanzinstitution in der Schweiz tätig.
- Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich (C2).
- Kenntnisse in Französisch (C1) und Russisch (C1).
- Vertrautheit mit der MS Office Suite.
- Kenntnisse in Projektmanagement-Software und digitalen Kollaborationstools sind wünschenswert.
- Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben effektiv zu bewältigen.
- Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, mit einem professionellen Auftreten und der Fähigkeit, mit hochrangigen Personen zu interagieren.
- Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Problemlösungsmentalität mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen und proaktiv Probleme anzugehen.
Was bieten wir?
Standort: Genf, rive gauche. Agiles Umfeld in unserem Denken, unserer Arbeitsweise und unserem Vertrauen zueinander. Flache Hierarchie mit Zusammenarbeit auf allen Ebenen.
Executive Administrative Assistant Arbeitgeber: HCM Partners
Kontaktperson:
HCM Partners HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Administrative Assistant
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit Fachleuten aus der Finanzbranche in der Schweiz zu vernetzen. Suche gezielt nach Personen, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder bei uns im Unternehmen tätig sind.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Interviews vor, indem du dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Finanzbranche informierst. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch proaktiv Lösungen anbieten kannst.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen sind Gold wert! Wenn du die Möglichkeit hast, an Projekten oder Initiativen teilzunehmen, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen, nutze diese Gelegenheiten, um deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse aktiv! Wenn du die Chance hast, in einem Gespräch oder einer Präsentation deine Fähigkeiten in Englisch, Französisch oder Russisch zu demonstrieren, tu dies. Es wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Administrative Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere das Unternehmen: Informiere dich über die Firma, bei der du dich bewirbst. Verstehe ihre Werte, Kultur und die spezifischen Anforderungen für die Position des Executive Administrative Assistant. Dies hilft dir, deine Bewerbung gezielt zu gestalten.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist. Betone relevante Erfahrungen, insbesondere in der Unterstützung von Führungskräften und im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Fähigkeiten und Erfahrungen darlegst, die dich für die Rolle qualifizieren. Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in einem dynamischen Team hervor.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Genauigkeit. Achte darauf, dass alle erforderlichen Unterlagen wie Lebenslauf, Motivationsschreiben und eventuell Referenzen vorhanden sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HCM Partners vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Executive Administrative Assistant übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du der erste Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder bist, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und professionell zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Interaktion mit hochrangigen Personen betreffen.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Stelle sicher, dass du konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten parat hast. Zeige, wie du mehrere Aufgaben gleichzeitig verwalten kannst und dabei Fristen einhältst. Dies wird besonders wichtig sein, um das Vertrauen des Unternehmens zu gewinnen.
✨Vertraulichkeit betonen
Da Vertraulichkeit in dieser Rolle von größter Bedeutung ist, solltest du während des Interviews betonen, wie du in der Vergangenheit mit sensiblen Informationen umgegangen bist. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst und ernst nimmst.
