Back Office Expert* / Officemanagement, hhff, Düsseldorf

Der Job als Back Office Expert* bei hhff® ist abwechslungsreich, verantwortungsvoll und zentral für den Erfolg unseres Unternehmens. In Deiner Rolle sorgst Du dafür, dass alle administrativen und organisatorischen Abläufe professionell, effizient und zuverlässig umgesetzt werden.

Du koordinierst unser Office Management, organisierst Bewerbungsgespräche, bearbeitest den Postein- und -ausgang, schaltest Stellenanzeigen und verwaltest unsere Anzeigenkontingente. Darüber hinaus pflegst Du unsere Kandidatendatenbank, erstellst Kandidatenprofile, beantwortest Bewerbungen und allgemeine Anfragen und bist die erste Anlaufstelle für Besucher, Kandidaten und Geschäftspartner. Auch der Empfang, die Bewirtung unserer Gäste sowie die Organisation des Büroalltags und das Housekeeping gehören zu Deinem Verantwortungsbereich.

Ein weiterer Schwerpunkt Deiner Tätigkeit liegt im Datenschutz- und IT-Management. Du verantwortest datenschutzrelevante Themen, bist Ansprechpartner*in für interne und externe Fragestellungen rund um Datenschutz, IT und Telekommunikation, koordinierst gemeinsam mit unserem externen IT-Dienstleister Systemoptimierungen und unterstützt Deine Kollegen bei kleineren technischen Herausforderungen. Darüber hinaus verwaltest Du User-Accounts und sorgst dafür, dass unsere internen Prozesse und Systeme zuverlässig funktionieren.

Du arbeitest strukturiert, denkst mit und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf Deinem Schreibtisch landen. Organisation liegt Dir im Blut, Du arbeitest gewissenhaft und diskret und hast Freude daran, Prozesse effizient zu gestalten. Gleichzeitig bist Du kommunikativ, serviceorientiert und sorgst mit Deiner offenen Art dafür, dass sich Kollegen, Kandidaten und Besucher jederzeit willkommen fühlen.

Wir sind ein familiäres, etabliertes und sehr erfolgreiches international agierendes Unternehmen mit Start-up-Atmosphäre. Unser Kundenportfolio ist höchst attraktiv und sucht in unserer Branche seinesgleichen. Bei uns erwartet Dich ein Team, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam Erfolge feiert. Wir bieten dir ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket aus Fixgehalt und attraktivem Bonusmodell.

Dein Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium
• Erste Berufserfahrung im Back Office, Office Management, Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick
• Freundliches und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Serviceorientierung
• Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität

Benefits:

• 100 % Übernahme des Firmentickets für den ÖPNV
• Kostenlose Getränke & Obst
• Regelmäßige Events
• Sports Mitgliedschaft für 9,90 € pro Monat
• Teilnahme bei corporate-benefits.de
• Modernes Arbeitsumfeld in zentraler Kö-Lage sowie flexible Arbeitszeitmodelle

Vertraulichkeit: Alle Daten werden streng vertraulich und nach den Bestimmungen der DSGVO behandelt. Die Daten gehen nur nach vorheriger ausdrücklicher Zustimmung durch Sie an unsere Auftraggeber.

Diversity & Equality: sind für uns nicht nur Schlagwörter. Wir stehen für Vielfalt und sind gegen Diskriminierung in jeglicher Form. Bei unseren Entscheidungen spielen Kategorien wie Geschlecht, Alter, sexuelle Orientierung, Herkunft, körperliche und geistige Fähigkeiten oder Religion keine Rolle. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit – together is better!