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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Betreue internationale Young Researchers und organisiere ein renommiertes Wissenschafts-Event.
- Arbeitgeber: Heidelberg Laureate Forum Foundation, eine gemeinnützige Stiftung mit gesellschaftlicher Relevanz.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage, Jobticket und weitere attraktive Leistungen.
- Andere Informationen: Engagiertes Team und hervorragende Karrierechancen in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte internationale Wissenschaft aktiv mit und arbeite mit führenden Wissenschaftler:innen zusammen.
- Gewünschte Qualifikationen: Hochschulstudium oder kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Eventmanagement und sehr gute Englischkenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die gemeinnützige Heidelberg Laureate Forum Foundation (HLFF) wurde 2013 vom SAP-Mitgründer Klaus Tschira gegründet und hat das Ziel, Mathematik und Informatik zu fördern. Zu diesem Zweck organisiert die HLFF jährlich das Heidelberg Laureate Forum (HLF), ein wissenschaftliches Netzwerktreffen, das die Trägerinnen und Träger der renommiertesten Auszeichnungen in Mathematik und Informatik mit 200 herausragenden Nachwuchsforschenden dieser Fachgebiete zusammenbringt.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir dich als Assistenz im Bereich Young Researchers Relations mit Schwerpunkt Teilnehmermanagement, Reisemanagement und Veranstaltungsorganisation.
Aufgaben:
- Ganzheitliche Betreuung von rund 200 internationalen Young Researchers vor und während des Heidelberg Laureate Forum (September)
- Verantwortung für das Teilnehmer- und Gästemanagement eines internationalen Wissenschaftsevents
- Organisation und Abwicklung von Reisestipendien, Reisebuchungen und Visa-Prozessen
- Verwaltung, Pflege und Auswertung von Teilnehmendendaten im CRM-System
- Koordination von Hotelkontingenten sowie enge Abstimmung mit internen Abteilungen und externen Partnern
Profil:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium, duales Studium oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Veranstaltungsmanagement, Eventmanagement, Tourismus, Projektmanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Wichtig ist uns vor allem Deine praktische Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe
- Erste Erfahrung im Event-, Teilnehmer- oder Veranstaltungsmanagement, idealerweise im internationalen Umfeld
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift zur sicheren Kommunikation mit internationalen Teilnehmenden
- Sehr sichere MS-Office-Kenntnisse insbesondere Excel, (fortgeschritten) sowie idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen
- Sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise sowie sicherer Umgang mit umfangreichen Datensätzen und organisatorischen Prozessen
- Hohe Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit internationalen Teilnehmenden
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in intensiven Veranstaltungsphasen rund um die Veranstaltung
Wir bieten:
- Sinnstiftende Tätigkeit in einer gemeinnützigen Stiftung mit gesellschaftlicher Relevanz
- Ein engagiertes, wertschätzendes und motiviertes Team
- Aktive Mitgestaltung einer renommierten wissenschaftlichen Konferenz in einem internationalen Arbeitsumfeld mit direktem Austausch mit führenden Wissenschaftler:innen
- Work-Life-Balance: Gleitzeit, 30 Urlaubstage und zusätzliche betriebliche Feiertage sowie die Möglichkeit, anteilig ortsflexibel arbeiten zu können
- Jobticket, Kita-Zuschuss, Vermögenswirksame Leistungen, Betriebliche Altersversorgung, Vorsorgeschecks und weitere attraktive Leistungen.
Du möchtest internationale Wissenschaft aktiv mitgestalten und Organisation auf höchstem Niveau verantworten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Zeugnissen unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins.
Wir stehen für Chancengleichheit und freuen uns auf Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Religion oder Behinderung.
Assistenz Young Researchers Relations (m/w/d) Arbeitgeber: Heidelberg Laureate Forum Foundation
Kontaktperson:
Heidelberg Laureate Forum Foundation HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Young Researchers Relations (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Branche arbeiten oder schon bei der HLFF waren. Oft gibt es ungeschriebene Stellen oder Insider-Infos, die dir einen Vorteil verschaffen können.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, als wäre es ein wichtiges Event. Informiere dich über die HLFF und ihre Veranstaltungen, damit du zeigen kannst, dass du wirklich interessiert bist und weißt, worum es geht.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Workshops teilzunehmen, mach das. So kannst du nicht nur dein Wissen erweitern, sondern auch Kontakte knüpfen, die dir bei deiner Bewerbung helfen könnten.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem bekommst du so die besten Chancen, deine Bewerbung schnell zu platzieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Young Researchers Relations (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deinen Lebenslauf einzigartig: Dein Lebenslauf sollte nicht nur deine Erfahrungen auflisten, sondern auch zeigen, warum du die perfekte Person für die Assistenz Young Researchers Relations bist. Hebe relevante Erfahrungen im Eventmanagement und deine Sprachkenntnisse hervor, um uns zu überzeugen!
Schreibe ein persönliches Anschreiben: Nutze das Anschreiben, um uns einen Einblick in deine Motivation zu geben. Erkläre, warum du dich für die HLFF interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Organisation von internationalen Events beitragen können. Sei kreativ und zeige deine Begeisterung!
Achte auf Details: Wir lieben es, wenn Bewerbungen sorgfältig und fehlerfrei sind. Überprüfe deine Unterlagen auf Rechtschreibfehler und achte darauf, dass alle Informationen korrekt sind. Ein gut strukturiertes Dokument macht einen professionellen Eindruck!
Bewirb dich direkt über unsere Website: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt, nutze bitte den 'Online bewerben'-Button auf unserer Homepage. So kannst du sicher sein, dass wir alles erhalten und deine Bewerbung schnell bearbeitet wird!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Heidelberg Laureate Forum Foundation vorbereitest
✨Informiere dich über die HLFF
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Heidelberg Laureate Forum Foundation verschaffen. Informiere dich über ihre Ziele, Veranstaltungen und die Bedeutung der Mathematik und Informatik. So kannst du im Gespräch gezielt auf deren Mission eingehen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele vor
Da die Stelle viel mit Teilnehmermanagement und Veranstaltungsorganisation zu tun hat, ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat zu haben. Überlege dir, wie du komplexe Abläufe organisiert hast oder wie du in stressigen Situationen reagiert hast. Das zeigt deine praktische Erfahrung und Problemlösungsfähigkeiten.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Die Kommunikation mit internationalen Teilnehmenden ist ein zentraler Bestandteil der Rolle. Sei bereit, über deine Deutsch- und Englischkenntnisse zu sprechen. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel geben, wo du diese Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast, um Missverständnisse zu vermeiden oder eine Veranstaltung zu koordinieren.
✨Zeige deine Serviceorientierung
In dieser Position ist eine hohe Serviceorientierung gefragt. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit auf die Bedürfnisse von Teilnehmenden eingegangen bist. Teile eine Anekdote, die zeigt, wie du proaktiv Lösungen gefunden hast, um das Erlebnis für andere zu verbessern. Das wird deine Eignung für die Rolle unterstreichen.