Administrative Assistant to SVP Digital Success & Transformation (f/m/d)

Für unsere Digitalabteilung suchen wir den Administrative Assistant to SVP Digital Success & Transformation (f/m/d). Die Position befindet sich in Heidelberg, Deutschland.

In dieser Rolle sind Sie das vertrauenswürdige administrative Rückgrat für den SVP Digital Success & Transformation und ermöglichen eine reibungslose, professionelle und wirkungsvolle Agenda der Führungsebene. Sie schaffen die Struktur, Koordination und Zuverlässigkeit, die es dem SVP und dem breiteren Führungsteam im Bereich Digital Success & Transformation ermöglichen, sich auf strategische Prioritäten, Stakeholder-Engagement, Transformationslieferung und Wertschöpfung zu konzentrieren.

Ihre nächsten Herausforderungen:

• Verwalten Sie den komplexen Kalender des SVP mit ausgezeichnetem Urteilsvermögen: Priorisieren Sie Meetings, schützen Sie Fokuszeiten und stellen Sie sicher, dass die richtigen Themen zur richtigen Zeit die richtige Aufmerksamkeit erhalten.
• Koordinieren Sie interne und externe Meetings, Führungsbesprechungen, Workshops und Governance-Foren von Anfang bis Ende: Bereiten Sie Agenden vor, organisieren Sie Logistik, sammeln Sie Beiträge, verfolgen Sie Maßnahmen und stellen Sie eine professionelle Nachverfolgung sicher.
• Planen und organisieren Sie nationale und internationale Reisen, einschließlich Reiserouten, Unterkünften und Visa, wo erforderlich, um Effizienz, Compliance und ein reibungsloses Erlebnis für Führungskräfte zu gewährleisten.
• Bereiten Sie hochwertige Präsentationen, Briefings, Berichte und Korrespondenz für Interaktionen mit der Führungsebene vor, formatieren und koordinieren Sie diese, um sicherzustellen, dass die Materialien klar, genau und rechtzeitig bereit sind.
• Agieren Sie als zuverlässige Schnittstelle für den SVP mit wichtigen Stakeholdern in den Gruppenfunktionen, Regionen und lokalen Organisationen: Verwalten Sie Kommunikationsflüsse, bearbeiten Sie Anfragen mit Diskretion und leiten Sie Themen angemessen weiter oder eskalieren Sie diese.
• Unterstützen Sie den Rhythmus der Agenda der Führungsebene im Bereich Digital Success & Transformation, indem Sie wiederkehrende Meetings, Team-Taktungen, Entscheidungsfindungsroutinen und Meilensteinverfolgung über Prioritäten koordinieren.
• Verfolgen Sie wichtige Maßnahmen und Entscheidungen aus Meetings und Überprüfungen: Behalten Sie Fristen, Verantwortliche und offene Punkte im Blick und helfen Sie sicherzustellen, dass Verpflichtungen rechtzeitig erfüllt werden.
• Bearbeiten Sie administrative Prozesse effizient und genau, einschließlich Bestellungen, Rechnungen, Spesenabrechnungen, Genehmigungen und Onboarding-Koordination, die mit der Funktion verbunden sind.
• Wahren Sie vertrauliche Informationen mit höchstem Maß an Professionalität, Urteilsvermögen und Integrität und behandeln Sie regelmäßig sensible Themen, Kommunikation auf Führungsebene und organisatorische Informationen.
• Koordinieren Sie Teamevents, Workshops, Off-Sites und Besuche, indem Sie Logistik verwalten und helfen, gut organisierte, ansprechende und professionelle Erfahrungen zu schaffen.
• Bringen Sie Struktur und kontinuierliche Verbesserung in die Arbeitsweise: Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Vereinfachung administrativer Prozesse, verbessern Sie die Koordination und machen Sie das Büro des SVP effizienter und effektiver.
• Tragen Sie positiv zu einem kollaborativen, internationalen Teamumfeld bei, indem Sie zuverlässig, serviceorientiert, proaktiv und lösungsorientiert in den täglichen Interaktionen sind.

Ihr Profil:

• Sie sind sehr charismatisch, energiegeladen und arbeiten gerne in einem internationalen Umfeld.
• Praktische Erfahrung in einer Rolle als Verwaltungsassistent, Exekutivassistent, Büromanagement oder Unterstützung eines Senior-Teams, idealerweise mit Unterstützung von Führungskräften in einem internationalen und matrixartigen Umfeld.
• Nachweisliche Fähigkeit, komplexe Kalender, Reisen, Meetings und Prioritäten von Führungskräften mit hervorragender Organisation, Detailgenauigkeit und gesundem Urteilsvermögen zu verwalten.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich: Sie schreiben klar, kommunizieren professionell und interagieren selbstbewusst mit Stakeholdern auf allen Ebenen der Hierarchie. Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Sie gehen mit vertraulichen Informationen reif, mit gutem Urteilsvermögen und einem starken Verantwortungsbewusstsein um.
• Ein proaktiver, serviceorientierter und praktischer Arbeitsstil: Sie antizipieren Bedürfnisse, bleiben einen Schritt voraus und genießen es, anderen das Leben zu erleichtern.
• Ausgezeichnete Koordinations- und Multitasking-Fähigkeiten: Sie behalten viele bewegliche Teile im Blick, bleiben unter Druck ruhig und liefern zuverlässig, auch wenn sich Prioritäten schnell ändern.
• Starke Kenntnisse in gängigen Büro- und Kollaborationstools: Sie sind kompetent im Umgang mit Outlook, PowerPoint, Excel, Teams und anderen digitalen Arbeitsplatzanwendungen.
• Komfortables Arbeiten in einem schnelllebigen Transformationsumfeld mit Bezug zu digitalen, technologischen, daten- oder projektbezogenen Themen: Sie müssen kein technischer Experte sein, sollten sich aber in diesem Kontext wohlfühlen.
• Professionelles Auftreten und Sensibilität gegenüber Stakeholdern: Sie wissen, wie man mit Führungskräften, externen Kontakten und funktionsübergreifenden Teams auf eine polierte und effektive Weise umgeht.
• Eine strukturierte und lösungsorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, administrative Routinen zu verbessern, Klarheit zu schaffen und Disziplin in den täglichen Betrieb zu bringen.
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in den Bereichen Digital, Transformation, IT, Strategie oder geschäftsorientierten Unternehmensfunktionen ist ein großer Vorteil.
• Eine positive Einstellung, Resilienz und ein echtes Interesse daran, Führungskräften und Teams zum Erfolg zu verhelfen.

Wir sind überzeugt, dass nur diejenigen, die ihre persönlichen Ziele erfolgreich verwirklichen, auch beruflich voll beitragen können. Deshalb bieten wir Ihnen attraktive Vorteile, wie:

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